Η πρόοδος στις επιχειρηματικές λύσεις πληροφορικής έχει ξεκλειδώσει σημαντικά κέρδη αποτελεσματικότητας σε οργανισμούς σε όλο τον κόσμο, ενώ παράλληλα προσφέρει ένα αναμφισβήτητο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Ταυτόχρονα, ωστόσο, η αυξημένη ψηφιοποίηση συστημάτων και διαδικασιών συνοδεύεται από μια διαρκώς αυξανόμενη τιμή που βαραίνει τα περιθώρια προτού φτάσουν τελικά σε ένα σημείο που δεν αξίζουν πλέον.
Αυτό επιδεινώνεται περαιτέρω από τη στροφή προς ένα μοντέλο τιμολόγησης λογισμικού ως υπηρεσία και συνδρομής, πράγμα που σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις δεν κατέχουν τα εργαλεία που αγοράζουν και θα επιβαρυνθούν με έξοδα για τη χρήση τους. σε μηνιαία ή ετήσια βάση.
Όλα αυτά απαιτούν μια στρατηγική βελτιστοποίησης κόστους πληροφορικής για μεγάλους και μικρούς οργανισμούς, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι το κόστος δεν θα κλιμακωθεί ανεξέλεγκτα και ότι όλες οι δαπάνες πληροφορικής προσφέρουν αξία. Αυτό το άρθρο καλύπτει μερικές συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές για την αποτελεσματική διεξαγωγή του.
1. Πραγματοποιήστε έναν ολοκληρωμένο έλεγχο πληροφορικής
Οποιαδήποτε πρωτοβουλία βελτιστοποίησης κόστους ξεκινά με μια ξεκάθαρη κατανόηση του υπό εξέταση θέματος και των διάφορων παραγόντων του. Στην περίπτωση της τεχνολογικής υποδομής ενός οργανισμού, συνιστάται να ξεκινήσετε με έναν ολοκληρωμένο έλεγχο πληροφορικής.
Αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση του υλικού, τις άδειες λογισμικού και τα έξοδα συντήρησης, μαζί με τον εντοπισμό τυχόν υποχρησιμοποιημένων ή περιττών πόρων, για την καλύτερη καθοδήγηση διαδικασία βελτιστοποίησης κόστους.
Τέτοιοι έλεγχοι θα πρέπει κατά προτίμηση να διενεργούνται από έμπειρο επαγγελματία πληροφορικής ή εξωτερικό φορέα για την αμερόληπτη και αντικειμενική αναφορά σχετικών γεγονότων και γνώσεων.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η βελτιστοποίηση του κόστους πληροφορικής είναι συχνά περισσότερα από τις τιμές των διαφορετικών εφαρμογών και ερωτήσεις όπως πόσο κοστίζει η εκπαίδευση; Ή πώς φαίνεται η καμπύλη μάθησης είναι έγκυρη και πρέπει να αποτελεί μέρος της ευρύτερης εξίσωσης.
2. Βελτιστοποίηση αδειών χρήσης λογισμικού
Μετά από ενδελεχή έλεγχο, ένας οργανισμός θα πρέπει να έχει έναν σαφή χάρτη της ευρύτερης υποδομής πληροφορικής του, συμπεριλαμβανομένων των κορυφαίων οδηγών κόστους. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, οι άδειες και τα κλειδιά λογισμικού είναι πιθανό να πρωτοστατήσουν σε αυτό το θέμα, καθιστώντας το το σωστό μέρος για την έναρξη της διαδικασίας βελτιστοποίησης.
Η έκθεση ελέγχου θα πρέπει να παρέχει μια σειρά από πληροφορίες σχετικά με τα ποσοστά χρήσης, τους χρόνους αδράνειας και άλλα σχετικά με κάθε άδεια χρήσης λογισμικού, η οποία μπορεί να αποκαλύψει ευκαιρίες εξοικονόμησης κόστους, είτε με την παράδοση ορισμένων αδειών είτε με την αναβολή της απόκτησης πρόσθετων άδειες.
Αυτό μπορεί επίσης να δώσει ώθηση στην εξερεύνηση εναλλακτικών λύσεων σε φθηνότερη τιμή ή σε λύση που είναι εντελώς ανοιχτού κώδικα και επομένως δωρεάν. Συνολικά, αυτός είναι ένας τομέας που μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους για τους οργανισμούς όταν γίνει σωστά.
3. Συγκεντρώστε τις προμήθειες IT
Τα οφέλη από την ενοποίηση της αγοραστικής δύναμης φαίνονται αρκετά προφανή σχεδόν σε όλες τις ρυθμίσεις, και στην περίπτωση προϊόντων και λύσεων πληροφορικής, βοηθά κυρίως τις επιχειρήσεις να διαπραγματεύονται καλύτερα με προμηθευτές και ομάδες πωλήσεων, που υποστηρίζονται από υψηλότερες ποσότητες παραγγελιών και αγοραστική δύναμη .
Επιπλέον, μια κεντρική ομάδα υπεύθυνη για τις προμήθειες μπορεί να καθιερώσει διάφορες ροές εργασίας για να διασφαλίσει ότι τα δολάρια της εταιρείας θα πάνε το παραπάνω μίλι. Μειώνει περαιτέρω τις επικαλύψεις, με αποτέλεσμα αδύνατη τυποποίηση και οικονομίες κλίμακας, με μεμονωμένες ομάδες να ξεπερνούν μόνες τους.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι κεντρικές προμήθειες εξοικονομούν χρόνο και χρήμα, με πολλά άλλα οφέλη, αλλά δεν είναι χωρίς τα μειονεκτήματά της.
Το κυριότερο είναι ότι μοιάζει περισσότερο με τον κεντρικό προγραμματισμό, σε αντίθεση με την ελεύθερη αγορά, όπου οι μεμονωμένες ομάδες και οι διευθυντές τους επιλέγουν τα εργαλεία που ταιριάζουν καλύτερα στις απαιτήσεις τους. Αυστηρά μιλώντας από την άποψη του κόστους, ωστόσο, η συγκέντρωση λειτουργεί καλύτερα.
4. Εξασκηθείτε στην αποτελεσματική διαχείριση περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής
Τα τελευταία χρόνια, καθώς η πληροφορική άρχισε να διαδραματίζει ολοένα και πιο κρίσιμο ρόλο στις επιχειρήσεις και αποτελούσε ένα σημαντικό κομμάτι κόστους, έκτοτε εμφανίστηκε ένα νέο σύνολο γνώσεων που στοχεύει στην αποτελεσματική διαχείριση περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής με το Λογισμικό ITAM και αντλώντας τα περισσότερα από αυτά.
Υπάρχουν πολλές δοκιμασμένες βέλτιστες πρακτικές από αυτή την άποψη, αρκετές για να καλύψουν ένα ολόκληρο σχολικό βιβλίο.
Για χάρη αυτού του άρθρου, θα αφήσουμε απλώς να διατηρήσουμε ένα ενημερωμένο απόθεμα όλων των περιουσιακών στοιχείων λογισμικού και υλικού, να παρακολουθήσουμε τους κύκλους ζωής τους και να διασφαλίσουμε την άμεση απόσυρσή τους, την ανανέωσή τους, ή διάθεση, όπως απαιτείται.
5. Ελέγχετε τακτικά και βελτιστοποιείτε το κόστος πληροφορικής
Η βελτιστοποίηση κόστους πληροφορικής είναι μια συνεχής διαδικασία που απαιτεί τακτική παρακολούθηση, αξιολόγηση και ελέγχους για να βοηθήσει στη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων. Στόχος είναι η εμφάνιση συνεχών βελτιώσεων όσον αφορά τη μείωση του κόστους, την προσαρμογή στις μεταβαλλόμενες τεχνολογίες και την ευθυγράμμιση των επενδύσεων πληροφορικής με τους επιχειρηματικούς στόχους.
Ένα πλήθος στόχων, βασικών αποτελεσμάτων και βασικών δεικτών απόδοσης έχουν εμφανιστεί έκτοτε για αυτόν ακριβώς τον σκοπό. Αυτό περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, μειώσεις τιμών / σκληρή εξοικονόμηση, αποφυγή κόστους / εξοικονόμηση κόστους, συνολικό κόστος ιδιοκτησίας και απόδοση επένδυσης (ROI).
Για παράδειγμα, εάν ο στόχος είναι να επιτύχετε τη μέγιστη απόδοση με τις άδειες Zoom σας, οι μετρήσεις βελτιστοποίησης θα περιλαμβάνουν τις μειώσεις τιμών που κέρδισαν η ομάδα προμηθειών ενώ διαπραγματευόταν με την ομάδα πωλήσεων του Zoom, ακολουθούμενη από την εξάλειψη της σπατάλης παρακολουθώντας τις μετρήσεις χρήσης σε τακτική βάση.
Στο τέλος, ο στόχος της βελτιστοποίησης κόστους πληροφορικής είναι να μειώσει τις αποκλίσεις μεταξύ των προγραμματισμένων και των πραγματικών δαπανών για την υποδομή πληροφορικής σε έναν οργανισμό. Η χρήση KPI και OKR βοηθά να έχουμε μια ευρύτερη άποψη από τις απλές αποκλίσεις, βοηθώντας στον καλύτερο εντοπισμό προβληματικών περιοχών, ώστε να μπορούν να ληφθούν διορθωτικές ενέργειες ανάλογα.
Περισσότερες συμβουλές για τη σωστή βελτιστοποίηση κόστους πληροφορικής
Οι οργανισμοί μπορούν να κάνουν πολλά άλλα πράγματα για να διατηρήσουν τα έξοδα πληροφορικής εντός του προϋπολογισμού, ενώ επιτυγχάνουν άλλους στόχους και στόχους όπως η στρατηγική ευθυγράμμιση, η απόδοση της επένδυσης και η αύξηση της αποδοτικότητας μέσω της τεχνολογίας.
-
Embrace Cloud Computing - Αν και είναι ήδη ο κανόνας σήμερα, πολλές εφαρμογές παλαιού τύπου εξακολουθούν να φιλοξενούνται επί τόπου. Πολλές επιχειρήσεις υποθέτουν λανθασμένα ακόμη και ότι η φιλοξενία επιτόπου είναι καλύτερη για αυτές και πιο ασφαλής, αλλά αυτό απέχει πολύ από την πραγματικότητα σήμερα.
Με το cloud computing, οι πελάτες έχουν μεγάλη ευελιξία και τη δυνατότητα να πληρώνουν μόνο για ό,τι χρησιμοποιούν, με αποτέλεσμα σημαντική εξοικονόμηση κόστους μακροπρόθεσμα.
-
Εφαρμογή Εικονικοποίηση - Για μεγάλους οργανισμούς που καταναλώνουν πολλούς πόρους, είναι λογικό να ενοποιούνται πολλοί διακομιστές και εφαρμογές σε έναν ενιαίο φυσικό διακομιστή.
Μέσω της διαδικασίας εικονικοποίησης, οι οργανισμοί θέλουν να επιτύχουν καλύτερη χρήση πόρων και εξοικονόμηση ενέργειας ως αποτέλεσμα.
Σαν αποτέλεσμα, οι επιχειρήσεις βελτιστοποίησης κόστους ΤΠ θα πρέπει να περιλαμβάνουν την αξιολόγηση της ευρύτερης υποδομής για ευκαιρίες εικονικοποίησης και τη χρήση τεχνολογιών όπως οι υπερεπόπτες.
- Σκεφτείτε τις εναλλακτικές λύσεις ανοιχτού κώδικα - Ακόμη και οι πιο εξελιγμένες εφαρμογές λογισμικού σήμερα έχουν εναλλακτικές λύσεις ανοιχτού κώδικα που μπορούν να υιοθετηθούν δωρεάν και να προσαρμοστούν στις απαιτήσεις ενός οργανισμού με λίγη προσπάθεια.
Για παράδειγμα, το Blender είναι εξίσου καλό, αν όχι καλύτερο από λύσεις premium όπως το AutoDesk Maya και το Wings 3D. Ομοίως, η MySQL και η MariaDB κάνουν μια αρκετά στιβαρή δουλειά σε σύγκριση με την Oracle Database.
Τελικές λέξεις
Η βελτιστοποίηση κόστους πληροφορικής είναι ένας σχετικά νέος τομέας που συνεχίζει να εξελίσσεται καθώς εμφανίζονται νέες προκλήσεις και απαιτήσεις. Προς το παρόν, συνεπάγεται μια διεπιστημονική κατανόηση της πληροφορικής, της διαχείρισης και της λογιστικής για να προσθέσει αξία σε μια επιχείρηση, αλλά γρήγορα μετατρέπεται σε έναν εξειδικευμένο τομέα από μόνος του.
Σε αυτό το άρθρο, στοχεύσαμε να παρέχουμε μια σύντομη εκκίνηση για αυτό το θέμα, αλλά όπως συζητήθηκε παραπάνω, για να καλύψουμε το πραγματικό μήκος και πλάτος αυτού του θέματος, ακόμη και ένα μεγάλο εγχειρίδιο μόλις και μετά βίας είναι αρκετό. Αυτό, ωστόσο, θα πρέπει να θέσει το υπόβαθρο για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις να βελτιστοποιήσουν τις δαπάνες πληροφορικής τους στο μέλλον.