Ανεξάρτητα από το πόσο καλά οργανωμένο είναι το γραμματοκιβώτιό σας , μερικές φορές είναι αδύνατο να μετακινηθείτε σε εκατοντάδες email μόνο και μόνο για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε. Εάν πρέπει να βρείτε γρήγορα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το καλύτερο εργαλείο για την εργασία είναι η συνάρτηση αναζήτησης. Αυτή η λειτουργία θα σας επιτρέψει να βρείτε με ακρίβεια τα email που χρειάζεστε. Η λειτουργία αναζήτησης λειτουργεί καλά τόσο με θέματα όσο και με διευθύνσεις αλληλογραφίας. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναζήτησής σας:
- Πρώτα, επιλέξτε τη γραμμή αναζήτησης, η οποία θα πρέπει να βρίσκεται πάνω από τη λίστα συνομιλιών
- Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το θέμα, τις διευθύνσεις ή τις φράσεις που περιέχονται στο email που θέλετε να βρείτε. Δεν θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να βρει το σύστημα το αρχείο που χρειάζεστε.
Ακόμη και με τη γραμμή αναζήτησης, μερικές φορές υπάρχουν τόσα πολλά αποτελέσματα που θα χρειαζόταν πολύς χρόνος για να ψάξετε με μη αυτόματο τρόπο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε. Ευτυχώς, το Microsoft Outlook διατίθεται με μια εκλεπτυσμένη λειτουργία που επιτρέπει στο σύστημα να ταξινομεί αυτόματα τα αποτελέσματα βάσει κριτηρίων. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συνάρτηση:
- Επιλέξτε τη γραμμή αναζήτησης ξανά
- Είτε διευρύνετε ή περιορίστε την αναζήτησή σας επιλέγοντας τις επιλογές αναζήτησής σας: Όλα τα γραμματοκιβώτια, Τρέχον γραμματοκιβώτιο, Τρέχων φάκελος, υποφάκελος ή όλα τα στοιχεία του Outlook.<. t21>
- Επιλέξτε τα κριτήρια που θα σας βοηθήσουν να περιορίσετε την αναζήτησή σας στην ενότητα Βελτίωση. Οι κατηγορίες μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:
- Από: Περιορισμός σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένο άτομο
- Θέμα: Εμφανίζονται μόνο τα αποτελέσματα με βάση το θέμα
- Έχει συνημμένα: Εμφανίζονται μόνο τα αποτελέσματα που έχουν συνημμένα
- Τα κατηγοριοποιημένα: Εμφανίζονται μόνο τα αποτελέσματα που εμπίπτουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία
- Αυτή την εβδομάδα: Περιορίστε τα αποτελέσματα με βάση την ώρα παραλαβής. Υπάρχουν επίσης και άλλα κριτήρια, όπως σήμερα, χθες, αυτήν την εβδομάδα, την προηγούμενη εβδομάδα, αυτόν τον μήνα, τον προηγούμενο μήνα, φέτος ή το προηγούμενο έτος.
- Εστάλη σε: Εμφανίζει μόνο μηνύματα που είτε στάλθηκαν σε εσάς, δεν στάλθηκαν απευθείας σε εσάς είτε στάλθηκαν σε άλλον παραλήπτη
- Μη αναγνωσμένα: Εμφανίζονται μόνο μη αναγνωσμένα αποτελέσματα
- Με σημαία: Εμφανίζονται μόνο τα μηνύματα που έχουν επισημανθεί από εσάς
- Σημαντικό: Εμφανίζονται μόνο τα μηνύματα που έχουν επισημανθεί ως σημαντικά
- Περισσότερα: Αυτό θα ανοίξει μερικά πιο προηγμένα κριτήρια, όπως Κοιν. και ευαισθησία
4. Αφού επιλέξετε τα κριτήρια, επιλέξτε Πρόσφατες αναζητήσεις για να εκτελέσετε ξανά την αναζήτηση. Ωστόσο, αποθηκεύονται μόνο τα ερωτήματα, όχι τα αποτελέσματα.
5. Για να κλείσετε την καρτέλα Αναζήτηση, κάντε κλικ Κλείσιμο αναζήτηση Με αυτήν τη λειτουργία βελτίωσης, θα έχετε πολύ πιο εύκολο χρόνο να βρείτε το email σας.
Μπορείτε να βρείτε περισσότερα εδώ για τον τρόπο φιλτραρίσματος και αναζήτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.
Εάν αναζητάτε μια εταιρεία λογισμικού που μπορείτε να εμπιστευτείτε για την ακεραιότητα και τις έντιμες επιχειρηματικές πρακτικές της, μην ψάξετε περισσότερο από το SoftwareKeep. Είμαστε ένας πιστοποιημένος συνεργάτης της Microsoft και μια διαπιστευμένη επιχείρηση BBB που φροντίζει να προσφέρει στους πελάτες μας μια αξιόπιστη, ικανοποιητική εμπειρία στα προϊόντα λογισμικού που χρειάζονται. Θα είμαστε μαζί σας πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από όλες τις εκπτώσεις.