Aide-mémoire de Microsoft Office Outlook

Consultez ces ressources pour travailler efficacement dans Outlook. Trouvez des raccourcis, des conseils, des astuces et bien plus encore dans notre aide-mémoire !
Microsoft Office Outlook Cheat Sheet

version d'Outlook

Aide-mémoire Outlook

Microsoft Outlook est une application permettant de gérer vos informations personnelles et votre emploi du temps. Bien qu'il soit principalement connu et utilisé pour ses capacités de messagerie électronique, il inclut également des fonctionnalités telles qu'un calendrier, un journal, des notes, la gestion des contacts, la gestion des tâches, ainsi que la navigation Web. Il fait partie de la famille plus large de produits Microsoft Office, bien que vous puissiez l'acheter en tant que programme autonome. Travailler aux côtés Serveur Microsoft Exchange et Microsoft SharePoint Server est également possible, ce qui s'adresse aux organisations qui ont besoin de partager des boîtes de réception, des calendriers ou d'autres données.

Avec plus d'un million d'utilisateurs, Outlook est l'un des principaux clients de messagerie et applications de gestion personnelle dans le monde. C'est pourquoi il est important de connaître toutes les astuces et fonctionnalités lorsque vous travaillez avec. Notre aide-mémoire vise à vous fournir des instructions sur la façon de démarrer avec Outlook et à partager quelques conseils utiles que vous pourrez utiliser à l'avenir.

  • Astuce : Connaissez-vous quelqu'un qui débute avec Outlook ? Partagez l'article de l'aide-mémoire Outlook avec vos amis, camarades de classe, collègues ou vos employés pour vous assurer qu'ils peuvent apprendre plus rapidement. La connaissance, c'est le pouvoir, et vous avez la possibilité d'aider les autres en leur envoyant cette aide-mémoire.

Licence perpétuelle ou licence d'abonnement ? Lequel devriez-vous choisir ?

Outlook fait partie de la suite Microsoft Office, ce qui le rend disponible en deux versions différentes. Ces deux versions offrent différents avantages et inconvénients qui conviennent mieux à des publics contrastés. Il est donc important que nous examinions vos options avant de décider d'acheter.

La licence « perpétuelle » offre une solution très rentable, car vous ne devez effectuer qu'un seul paiement pour posséder Outlook pour toujours. Pour cette raison, Microsoft ne propose aucune mise à jour à l'avenir : une fois que vous aurez acheté quelque chose, vous posséderez la version disponible à ce moment-là et vous devrez acheter les versions futures.

D'un autre côté, acheter un abonnement Office 365 présente des avantages même si ce n'est pas quelque chose que vous posséderez pour toujours. Même si cela peut coûter plus cher, vous bénéficiez d'un accès immédiat à plusieurs applications Office, ainsi qu'aux futures mises à jour et à des fonctionnalités supplémentaires uniques. Si vous avez besoin de choses comme le partage dans le cloud et la collaboration simultanée avec une équipe, un abonnement est certainement la solution.

Découvrez l'interface du ruban

Il faut savoir que le Ruban est un élément majeur des applications Office depuis plusieurs années maintenant. Il a été introduit dès Office 2007 dans le but de faciliter la navigation. Les menus à l’ancienne et les multiples niveaux de sous-menus peuvent rapidement devenir déroutants et fatigants. Avec le ruban, vous pouvez utiliser une interface visuelle qui vous aide à localiser beaucoup mieux les outils que vous connaissez et aimez.

Le ruban est votre façon de naviguer dans Outlook, ouvrant la possibilité de formater du texte, d'insérer des éléments, de modifier vos e-mails et d'accéder à d'autres fonctionnalités. Cela signifie que nous devons avant tout apprendre tout ce qu’il y a sur le ruban.

Interface du ruban

 

boîte de réception Outlook

Contrairement aux versions antérieures d'Outlook, le ruban des nouvelles versions a un design plus plat pour permettre moins d'encombrement sur votre écran qui vous distrait. Le design minimaliste donne au logiciel un look moderne et élégant qui le distingue de ses concurrents. Si vous souhaitez rester dans l'air du temps, nous vous recommandons vivement d'utiliser soit Perspectives 2016 ou Outlook 2019.

Basculer le ruban

Activer le ruban dans Outlook

Il existe plusieurs paramètres et façons de modifier la façon dont le ruban s'affiche. En haut à droite de votre écran, vous verrez une icône intitulée « Options d'affichage du ruban » qui ouvre un menu déroulant avec trois options différentes :

  • Masquer automatiquement le ruban : cette option masque le ruban lui-même, ainsi que les onglets et les commandes qu'il contient par défaut. Lorsque cette option est sélectionnée, la seule façon de faire apparaître le ruban et son contenu est de cliquer sur la partie supérieure de l'écran Outlook.
  • Afficher les onglets : cette option conserve les onglets du ruban mais masque toutes les commandes en dessous. Vous pouvez afficher les commandes soit en cliquant sur l'un des onglets, soit en appuyant sur le bouton Ctrl+F1 touches de votre clavier, ou en sélectionnant plutôt l'option « Afficher les onglets et les commandes ».
  • Afficher les onglets et les commandes : avec cette option, vous pouvez voir le ruban complet avec ses onglets et ses commandes visibles à tout moment.

Soyez efficace avec la barre Tell Me

Dis moi ce que tu veux

Bien qu'Outlook soit une application relativement conviviale pour les débutants, il est facile de s'y perdre, en particulier pour les nouveaux utilisateurs. Microsoft a apporté une modification qui aide tout le monde à localiser facilement les outils dans l'application. En raison de l’énorme quantité de fonctionnalités et de capacités d’Outlook, il peut devenir difficile de suivre l’emplacement de chaque fonctionnalité dans le ruban. Passer beaucoup de temps à apprendre et à mémoriser des outils n'est pas une option pour tout le monde, c'est pourquoi nous aimerions vous présenter cette nouvelle fonctionnalité.

Le nouveau « Dites-moi ce que vous voulez faire » ou simplement « Dites-moi » vise à éliminer ce problème. Vous pouvez l'utiliser en cliquant dessus juste à côté du dernier onglet du ruban, ou en appuyant sur le bouton Alt+Q touches de votre clavier. Vous remarquerez que la fonctionnalité vous permet de taper. C'est à ce moment-là que vous pouvez indiquer à Outlook ce que vous voulez faire.

Par exemple, disons que vous souhaitez insérer une signature numérique à la fin de votre e-mail. Dans ce cas, vous devez ouvrir Tell Me et saisir « signature numérique ». Ensuite, Outlook renverra tous les outils liés aux signatures et vous permettra d'utiliser des outils sans jamais savoir où ils se trouvent dans le ruban lui-même.

D'autres résultats peuvent également être utiles et suggérer des solutions possibles à votre problème. À chaque tâche que vous saisissez, vous disposez toujours d'un lien pour obtenir de l'aide sur le sujet ou utiliser la fonction de recherche intelligente pour effectuer une recherche en ligne.

En conclusion, Tell Me vous permet d'effectuer des tâches plus rapidement et de rechercher des solutions directement en Perspectives 2019 . Même si vous vous considérez comme un vétéran du logiciel, vous pouvez continuer à trouver des moyens d'accélérer votre travail. Tell Me mémorise les tâches que vous avez recherchées précédemment, ce qui permet une accessibilité encore meilleure à l'avenir.

Profitez d'une boîte de réception ciblée

Boîte de réception ciblée

Il est évident qu'Outlook est capable d'effectuer des tâches simples telles que vous rappeler si vous avez oublié de joindre un fichier à votre courrier électronique, vérifier l'orthographe, formater du texte ou insérer votre propre signature numérique en un seul clic, mais il offre bien plus que cela. .

La nouvelle fonctionnalité Boîte de réception ciblée vous aide à séparer vos e-mails entrants dans deux boîtes aux lettres différentes intitulées « Concentré » et « Autre ». Ce changement a été mis en œuvre pour vous aider à voir immédiatement les éléments importants, plutôt que de voir un aperçu désordonné de tout le courrier entrant. Les éléments importants arrivent dans votre onglet Focalisé.

  • Remarque : La boîte de réception ciblée remplace l'ancienne fonctionnalité Clutter introduite pour la première fois dans Office 2013. Si vous utilisez une version perpétuelle d'Office 2016, il est possible que vous disposiez toujours de la fonctionnalité Clutter et que vous n'ayez pas accès à la boîte de réception ciblée. Dans ce cas, la seule chose que vous pouvez faire pour obtenir la mise à niveau de la fonctionnalité Boîte de réception ciblée vers une version d'Outlook qui l'inclut, telle que Perspectives 2019 .

Tout le reste est envoyé dans la boîte de réception Autre. Cela inclut des éléments tels que des newsletters, des e-mails générés par ordinateur et des promotions. Vous avez la possibilité de basculer facilement entre les onglets et d'être toujours alerté des e-mails qui arrivent dans votre autre boîte de réception. Vous pouvez également affiner cette fonctionnalité selon vos propres préférences, ce qui signifie que si vous pensez que quelque chose aurait dû apparaître dans un autre onglet, vous pouvez facilement l'y placer vous-même.

Utilisez votre voix et vos oreilles

Dictée dans Outlook

La fonction Dictée vous permet de parler dans votre microphone et de transformer automatiquement vos mots en texte via la reconnaissance vocale. Il s'agit de l'un des services intelligents d'Office, qui amène les services de reconnaissance vocale à un niveau supérieur. Vous pouvez facilement ajouter de la ponctuation, modifier et corriger votre texte tout en parlant simultanément, et profiter du travail rapide que vous pouvez réaliser en utilisant simplement votre voix.

Vous pouvez également écouter vos e-mails grâce à une fonctionnalité de facilité d'accès. Cela va de pair avec Dictate, car il permet à Outlook de lire vos messages à haute voix. Aujourd’hui, il est beaucoup plus facile que jamais pour les personnes ayant des capacités moindres de communiquer. Même si vous n'avez aucun handicap, vous pouvez grandement améliorer vos capacités multitâches et augmentez votre productivité .

Travailler avec les groupes Office 365

Groupes Office 365

Si votre entreprise ou votre équipe travaille avec les groupes Office 365, vous êtes désormais autorisé à rejoindre des groupes, à créer de nouveaux groupes et même à planifier des réunions sur un calendrier de groupe à partir d'Outlook. Ces groupes sont disponibles dans la plupart des offres Office 265 Business et Enterprise, ce qui rend la collaboration et l'organisation en ligne bien plus faciles qu'auparavant. Cela vous permet de partager des ressources telles que des bibliothèques de documents, des calendriers, des notes et des comptes de messagerie, même lorsque vous travaillez à distance.

Attirez l'attention de quelqu'un avec @Mentions

@mentions dans Outlook

Ceux qui ont une présence en ligne sur les réseaux sociaux doivent être familiers avec les mentions. L'insertion du symbole @ devant l'ID utilisateur d'une personne peut lui envoyer une notification, vous permettant d'attirer l'attention même si la personne est éloignée du clavier. Tout comme sur les réseaux sociaux, vous pouvez @Mentionner des personnes dans vos messages, permettant ainsi à tous les destinataires identifiés de recevoir une copie de votre message, permettant ainsi une communication continue même sur différents fuseaux horaires.

Raccourcis Outlook utiles que tout le monde devrait connaître

Pour terminer cette aide-mémoire, nous avons décidé d'inclure certains des raccourcis clavier Outlook les plus utiles que vous pouvez utiliser pour accélérer votre travail :

  • Ctrl + Maj + M : Créer un nouveau message électronique.
  • Ctrl + A : Sélectionnez tous les messages d'une boîte de réception pour déplacer ou supprimer rapidement des lots de messages à la fois.
  • Ctrl + D : Supprime le ou les éléments sélectionnés.
  • Ctrl + Q : Marquer les e-mails comme lus.
  • Ctrl + U : Marquer les e-mails comme non lus.
  • Ctrl + Shift + G : Marquer un message pour le suivi afin de vous le rappeler pour plus tard.
  • Ctrl + Shift + K : Créer une nouvelle tâche.
  • F3 : Ouvrez le champ de recherche pour parcourir rapidement votre boîte de réception.

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