Faire travailler vos employés à domicile est un excellent moyen de rendre plus efficace la distanciation sociale pendant la pandémie de COVID-19. Passer à distance permet également de réduire les coûts pour le moment, ce qui est essentiel pour les entreprises à petit budget. Alors que les grandes entreprises l’ont compris dès le départ, les petites organisations pourraient avoir du mal à mettre en place un système à distance efficace.
Nous sommes là pour vous aider à rendre la transition aussi fluide que possible.
Cet article se concentre sur la liste de tous les outils essentiels dont une petite entreprise a besoin pour créer un environnement distant efficace. La liste de contrôle comprend des outils et des étapes que chaque petite et moyenne entreprise doit suivre pour passer du télétravail et rester efficace.
1. Acquérir tout le matériel nécessaire
Afin de commencer à travailler à distance, tous les employés ont besoin d'un matériel pour accéder à des sites Web, partager et travailler sur des documents, et établir une communication avec les autres membres de l'entreprise. La plupart du temps, il s’agit soit d’équipements appartenant à l’entreprise, soit d’équipements personnels.
Chaque employé doit disposer d'un ordinateur portable ou d'un PC sur lequel travailler, qu'il appartienne à l'entreprise ou qu'il s'agisse d'un appareil personnel, selon les préférences de votre entreprise. Si vous souhaitez que vos employés vivent une expérience plus professionnelle et plus sûre et que vous disposez du budget nécessaire, nous vous recommandons de distribuer des appareils d'entreprise. Vous pouvez définir des restrictions, surveiller l'activité et permettre à vos employés de séparer plus facilement leur vie personnelle et professionnelle.
Assurez-vous que tous les employés disposent d'un appareil adapté à leur domaine pour travailler. Par exemple, un graphiste aura besoin d’un ordinateur équipé pour gérer des applications gourmandes en ressources, tandis qu’un rédacteur pourra se contenter d’un équipement moins puissant.
Si votre entreprise distribue du matériel aux travailleurs, assurez-vous de savoir quel appareil et où il va. Nous vous recommandons de créer une feuille de calcul contenant des informations telles que les numéros de série des appareils, le nom et la signature de votre employé, ainsi que le modèle de l'appareil. Cela garantit qu'aucun appareil ne sera mélangé ou perdu.
Il convient également de s'inquiéter du support technique des appareils pour les employés. Des problèmes tels que l'ordinateur qui ne se met pas à jour , le son qui ne fonctionne pas ou la charge qui ne fonctionne pas peuvent entraîner une diminution de l'efficacité du travail des employés.
2. Améliorez la sécurité avec les services VPN
VPN est l'acronyme de Virtual Private Network. En bref, un VPN est un câble virtuel qui connecte un ordinateur à un réseau non local et fournit une connexion sécurisée cachée aux étrangers. Il s'agit d'un service extrêmement utile pour les travailleurs à distance, car il réduit le risque d'exposition potentielle d'informations confidentielles.
Les nombreux autres avantages de l'utilisation d'un VPN incluent l'accès à des sites Web bloqués dans le pays ou la région d'un employé, une confidentialité accrue de la part des FAI, une protection contre les pirates informatiques, ainsi qu'une meilleure connexion Internet aux serveurs grâce à l'utilisation de routes privées et directes.
Les VPN présentent leur propre ensemble de vulnérabilités, car les attaquants tentent de tirer parti de points faibles spécifiques et d'exploiter les protocoles de cryptage. Cependant, vos employés sont toujours plus en sécurité avec un VPN, car les attaquants auraient besoin de plus de temps et de ressources pour les retrouver, ce qui les rend moins susceptibles de les cibler.
Nos recommandations pour un VPN incluent NordVPN , ExpressVPN et CyberGhost . Tous ces services sont rapides, faciles à utiliser et abordables pour les petites entreprises.
3. Gardez une trace du temps
Étant donné que vous ne pouvez pas vérifier si un employé travaille en personne comme vous le feriez au bureau, vous devez pouvoir voir quand il arrive virtuellement. Vous pouvez toujours leur demander de simplement l’écrire et de vous l’envoyer, cependant, cela n’est pas efficace et laisse beaucoup de place aux collaborateurs.
Un moyen beaucoup plus précis et efficace consiste à utiliser un Time Tracker virtuel, qui vous tient au courant dès qu'un employé commence ou arrête de travailler. D'autres fonctionnalités utiles trouvées dans ces outils vous permettent de vérifier l'adresse IP à partir de laquelle votre employé a pointé, ce qui peut vous assurer qu'il est chez lui.
L'enregistrement du temps est également nécessaire pour que vous puissiez déterminer le nombre d'heures qu'un employé a passé à travailler. Ceci est crucial si vous payez des personnes sur la base d’un taux horaire, car vous avez besoin d’un rapport précis. En associant cela à des outils de surveillance informatique, vous pouvez garantir que vos employés n'essaient pas de tromper le système.
À ces fins, nous vous recommandons fortement d'incorporer les outils proposés par iSolved , ainsi que l' application Toggl .
4. Utiliser des outils de communication efficaces
Parler au téléphone ne suffit pas lors de la transition vers le travail à distance. Vous devez profiter de divers outils de communication pour suivre l'actualité de vos employés, répondre et poser des questions, partager des fichiers et faire des contrôles réguliers sur chaque projet en cours. Heureusement, il existe une multitude de solutions parmi lesquelles choisir qui plaisent toutes à différents groupes de personnes.
Voici quelques-unes de nos recommandations :
- Discord : Alors que Discord a commencé comme une application la plus attrayante pour un public plus jeune, elle est devenue l'un des logiciels les plus utilisés à des fins de communication. Avec la possibilité de discuter en tête-à-tête, en groupe et sur des serveurs dédiés, Discord couvre tous les besoins de communication qu'une entreprise peut avoir. La meilleure partie est que tout est gratuit.
- Slack : Si vous avez besoin d'une solution plus professionnelle, Slack est là pour vous. Il vous permet de réunir vos employés, puis de mettre en place différents canaux de discussion, d'annonces, de mises à jour et de travail. Ce qui la distingue des autres solutions de communication est l'intégration professionnelle avec des outils professionnels tels que Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce et Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Votre entreprise travaille-t-elle avec des produits Office tels que Word ou Excel ? Votre solution de communication tout-en-un doit être Microsoft Teams. Il vous permet de mettre en place une version virtuelle de votre entreprise, puis vous donne tous les outils dont vous avez besoin pour réaliser des activités en personne à distance. Discutez, démarrez des appels vidéo, organisez des conférences et intégrez les applications Office pour collaborer et partager des projets.
- Zoom : Pour les entreprises qui apprécient les conférences, Zoom est le meilleur moyen de se connecter face à face avec vos employés, même à des centaines de kilomètres les uns des autres. Bénéficiez d’appels de haute qualité pouvant accueillir un grand nombre d’opérateurs.
5. Collaborer avec les employés
Même si la simple communication avec les autres peut devenir très collaborative, vous pouvez toujours améliorer cela en profitant de suites conçues pour la collaboration en temps réel. Combinez cela avec des appels audio ou vidéo pour améliorer encore l’efficacité du travail avec d’autres employés.
Nos recommandations sont les suivantes :
- Microsoft Office (et Microsoft 365 ) : Suite d'applications la plus populaire disponible aujourd'hui, Microsoft Office est une excellente solution pour les travailleurs qui souhaitent collaborer sur de grands projets. Avec des outils pour rédiger des essais, créer des feuilles de calcul, gérer des données et même créer des graphiques, vous pouvez facilement collaborer sur divers projets.
- G Suite : Sa disponibilité fait de G Suite de Google un choix formidable pour la collaboration. Tout ce dont vous avez besoin pour collaborer est un ordinateur et votre navigateur — aucune installation n'est requise. Travaillez sur des documents, des feuilles de calcul et même des présentations aux côtés de vos pairs, avec stockage et partage de fichiers via Google Drive.
- iWork : Bien que cette suite ne soit disponible que pour les utilisateurs Mac, c'est un excellent outil dans lequel envisager d'investir de l'argent. Créez de superbes documents avec des outils rationalisés et collaborez avec vos collègues sans avoir à vous soucier des détails inutiles.
Nous espérons qu'avec l' aide de cet article , vous avez pu avoir un aperçu de ce que vous devez faire et acquérir pour réussir dans votre entreprise à distance. Nous vous souhaitons bonne chance et espérons que vous aurez la chance de travailler en toute sécurité dans le confort de leur foyer.
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