Les progrès des solutions informatiques d'entreprise ont permis des gains d'efficacité substantiels dans les organisations du monde entier, tout en leur conférant un avantage concurrentiel indéniable.
Dans le même temps, cependant, la numérisation croissante des systèmes et des processus s'accompagne d'un prix toujours plus élevé qui pèse sur les marges avant d'atteindre un point où elles n'en valent plus la peine.
Ce phénomène est encore aggravé par l'évolution vers un modèle de tarification basé sur le logiciel en tant que service et sur l'abonnement, ce qui signifie que les entreprises ne possèdent pas les outils qu'elles achètent et engageront des dépenses pour les utiliser. sur une base mensuelle ou annuelle.
Tout cela nécessite une stratégie d'optimisation des coûts informatiques pour les organisations, grandes et petites, afin de garantir que les coûts n'explosent pas de manière incontrôlable et que toutes les dépenses informatiques génèrent de la valeur. Cet article couvre quelques conseils et bonnes pratiques pour mener à bien cette tâche efficacement.
1. Réaliser un audit informatique complet
Toute initiative d'optimisation des coûts commence par une compréhension claire du sujet traité et de ses différents facteurs. Dans le cas de l’infrastructure technologique d’une organisation, il est recommandé de commencer par un audit informatique complet.
Cela inclut l'évaluation du matériel, des licences logicielles et des dépenses de maintenance, ainsi que l'identification de toute ressource sous-utilisée ou redondante, afin de mieux guider le processus d’optimisation des coûts.
Ces audits doivent de préférence être réalisés par un professionnel de l'informatique expérimenté ou par une agence externe afin de rendre compte de manière impartiale et objective des faits et des informations pertinents.
Il convient de noter que l'optimisation des coûts informatiques ne se résume souvent pas au prix des différentes applications, et que des questions telles que combien coûte la formation ? Ou l'apparence de la courbe d'apprentissage est valable et devrait faire partie d'une équation plus large.
2. Optimiser les licences logicielles
Après un audit approfondi, une organisation doit disposer d'une cartographie claire de son infrastructure informatique au sens large, y compris de ses principaux facteurs de coûts. Pour la plupart des entreprises, les licences et clés logicielles sont susceptibles d'ouvrir la voie à cet égard, ce qui en fait le bon endroit pour démarrer le processus d'optimisation.
Le rapport d'audit doit fournir de nombreuses informations sur les taux d'utilisation, les temps d'inactivité et bien plus encore concernant chaque licence logicielle, ce qui peut révéler des opportunités d'économies, soit en renonçant à certaines licences, soit en reportant l'acquisition de licences supplémentaires. licences.
Cela peut également inciter à explorer des solutions alternatives moins chères ou entièrement open source et donc gratuites. Dans l’ensemble, il s’agit d’un domaine qui peut générer d’importantes économies pour les organisations lorsqu’il est bien fait.
3. Centraliser les achats informatiques
Les avantages de la consolidation du pouvoir d'achat semblent assez évidents dans presque tous les contextes. Dans le cas des produits et solutions informatiques, cela aide principalement les entreprises à mieux négocier avec les fournisseurs et les équipes commerciales, grâce à des quantités de commandes et un pouvoir d'achat plus élevés. .
De plus, une équipe centralisée en charge des achats peut mettre en place divers flux de travail pour garantir que l'argent de l'entreprise aille plus loin. Cela réduit encore davantage les doublons, ce qui entraîne une normalisation impossible et des économies d'échelle, les équipes individuelles se débrouillant de leur côté.
Il est indéniable que les achats centralisés permettent d'économiser du temps et de l'argent, avec de nombreux autres avantages, mais cela n'est pas sans son lot d'inconvénients.
La principale est qu'elle s'apparente davantage à une planification centralisée qu'à un marché libre, où les équipes individuelles et leurs managers choisissent les outils qui répondent le mieux à leurs besoins. Cependant, du point de vue des coûts à proprement parler, la centralisation fonctionne le mieux.
4. Pratiquez une gestion efficace des actifs informatiques
Ces dernières années, alors que l'informatique a commencé à jouer un rôle de plus en plus crucial dans les entreprises et à représenter une part importante des coûts, un nouvel ensemble de connaissances a depuis émergé visant à gérer efficacement les actifs informatiques avec le logiciel ITAM et en tirer le meilleur parti.
Il existe de nombreuses bonnes pratiques éprouvées à cet égard, suffisamment pour couvrir un manuel entier.
Pour les besoins de cet article, nous allons nous contenter de maintenir un inventaire à jour de tous les actifs logiciels et matériels, de suivre leurs cycles de vie et d'assurer leur retrait, renouvellement, ou leur élimination, selon les besoins.
5. Examinez et optimisez régulièrement les coûts informatiques
L'optimisation des coûts informatiques est un processus continu qui nécessite un suivi, une évaluation et des audits réguliers pour faciliter une prise de décision éclairée. L'objectif est de démontrer des améliorations continues en matière de réduction des coûts, d'adaptation à l'évolution des technologies et d'alignement des investissements informatiques sur les objectifs de l'entreprise.
De nombreux objectifs, résultats clés et indicateurs de performance clés ont depuis émergé dans ce but précis. Cela inclut, entre autres, les réductions de prix/économies concrètes, l'évitement des coûts/économies douces, le coût total de possession et le retour sur investissement (ROI).
Par exemple, si l'objectif est de atteindre une efficacité maximale avec vos licences Zoom, les mesures d'optimisation incluront les réductions de prix obtenues par l'équipe d'approvisionnement tout en négociant avec l'équipe commerciale de Zoom, puis en éliminant le gaspillage en suivant régulièrement les mesures d'utilisation.
En fin de compte, l'objectif de l'optimisation des coûts informatiques est de réduire les écarts entre les dépenses planifiées et réelles liées à l'infrastructure informatique d'une organisation. L’utilisation des KPI et des OKR permet d’avoir une vision plus large que de simples écarts, aidant ainsi à mieux identifier les domaines problématiques afin que des mesures correctives puissent être prises en conséquence.
Plus de conseils pour optimiser correctement les coûts informatiques
Les organisations peuvent faire plusieurs autres choses pour maintenir les dépenses informatiques dans les limites du budget tout en atteignant d'autres buts et objectifs tels que l'alignement stratégique, le retour sur investissement et l'amélioration de l'efficacité grâce à la technologie.
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Adoptez le cloud computing - Bien que ce soit déjà la norme aujourd'hui, de nombreuses applications existantes sont toujours hébergées sur site. De nombreuses entreprises pensent même à tort que l’hébergement sur site est meilleur pour elles et plus sécurisé, mais c’est loin d’être la réalité aujourd’hui.
Avec le cloud computing, les clients disposent d'une grande flexibilité et de la possibilité de payer uniquement pour ce qu'ils utilisent, ce qui se traduit par des économies substantielles à long terme.
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Implémenter Virtualisation - Pour les grandes organisations qui consomment beaucoup de ressources, il est logique de consolider plusieurs serveurs et applications sur un seul serveur physique.
Grâce au processus de virtualisation, les organisations peuvent ainsi obtenir une meilleure utilisation des ressources et des économies d'énergie.
Par conséquent, les efforts d'optimisation des coûts informatiques devraient impliquer l'évaluation de l'infrastructure plus large pour les opportunités de virtualisation et l'utilisation de technologies telles que les hyperviseurs.
- Envisagez des alternatives open source - Même les applications logicielles les plus sophistiquées disposent aujourd'hui d'alternatives open source qui peuvent être adoptées gratuitement et personnalisées selon les besoins d'une organisation avec peu d'effort.
Par exemple, Blender est tout aussi performant, voire meilleur, que des solutions premium telles qu'AutoDesk Maya et Wings 3D. De même, MySQL et MariaDB font un travail assez robuste par rapport à Oracle Database.
Derniers mots
L'optimisation des coûts informatiques est un domaine relativement nouveau qui continue d'évoluer à mesure que de nouveaux défis et exigences apparaissent. Aujourd’hui, cela nécessite une compréhension interdisciplinaire de l’informatique, de la gestion et de la comptabilité pour ajouter de la valeur à une entreprise, mais il est rapidement en train de devenir un domaine spécialisé à part entière.
Dans cet article, nous avons cherché à fournir une brève introduction à ce sujet, mais comme indiqué ci-dessus, pour couvrir l'intégralité de ce sujet, même un gros manuel suffit à peine. Toutefois, cela devrait permettre à la plupart des petites entreprises d’optimiser leurs dépenses informatiques à l’avenir.