4 conseils pour mettre en œuvre une base de connaissances interne

Les entreprises doivent disposer d'une base de connaissances interne. Il faudra du temps et des efforts pour le développer, mais cela en vaudra la peine. Voici 4 conseils pour commencer.
4 Tips to Implement an Internal Knowledge Base

En tant que propriétaire d'entreprise, c'est une bonne pratique de mettre en œuvre une base de connaissances pour vos clients. Cependant, disposer d’une base de connaissances interne pour vos collaborateurs est tout aussi important. Dans cet article, nous partagerons 4 conseils essentiels pour réussir à développer une base de connaissances interne.

Tips to implement and Internal Knowledge base


(Source : Vecteur créé par stories)

 

À mesure que votre entreprise évolue et évolue, de plus en plus d'informations doivent être partagées avec les travailleurs. De nouvelles pratiques peuvent entrer en jeu, certaines anciennes procédures devenir obsolètes, etc. En mettant en œuvre une base de connaissances interne, vous pouvez vous assurer que vos employés sont toujours informés de la manière dont ils doivent gérer les situations.

 

Les avantages d'une base de connaissances interne

 

Il existe de nombreuses raisons différentes pour lesquelles votre entreprise devrait disposer d'une base de connaissances interne. Cela peut prendre du temps et des efforts pour en développer un, mais cela en vaut vraiment la peine.

 

Examinons les avantages d'avoir une base de connaissances interne.

 

  • Rendre les informations internes facilement accessibles. Les procédures, politiques, règles et autres informations doivent être facilement accessibles à vos employés afin d'améliorer la communication. Une base de connaissances interne vous permet de mettre cela en place.
  • Source d'informations centralisée. Au lieu d’avoir à fournir d’innombrables heures de formation et d’aide supplémentaires, permettez à vos employés de rechercher des réponses dans une base de connaissances interne.
  • Flux de travail rapides. Vos employés seront plus performants s’ils ont un accès facile aux informations cruciales concernant les procédures et les projets.

 

Comme vous pouvez le constater, la mise en œuvre d’une base de connaissances interne est certainement un investissement rentable. Des coûts de formation réduits, moins de temps perdu et une communication améliorée soulignent à quel point il est important de mettre cela en œuvre dans votre entreprise.

 

4 conseils pour mettre en œuvre une base de connaissances interne

Voici les conseils pour vous aider à mettre en œuvre une base de connaissances interne :

 

1. Commencez par répondre aux questions courantes

implement an internal knowledge base

 

Pour commencer à enrichir le contenu de votre base de connaissances, essayez de donner à vos employés des réponses à leurs questions les plus courantes. La fonction principale d’une base de connaissances interne doit toujours être de fournir des informations pertinentes et des réponses aux questions les plus fréquentes qui se posent au sein de votre organisation.

 

Observez vos travailleurs et analysez leurs préoccupations, questions et suggestions. Si nécessaire, assurez-vous de demander autour de vous des idées sur ce qui devrait être inclus dans la base de connaissances pour faciliter le travail d'un nouvel employé moins expérimenté.

 

En fonction de votre domaine de travail, vous pourriez même trouver l'inspiration dans les pages FAQ disponibles sur Internet. Par exemple, lorsque vous fournissez des lignes directrices à votre équipe de conception, vous pouvez obtenir des idées sur la page du logiciel ou sur les forums. En outre, vous pouvez apprendre comment enregistrer une entreprise à Singapour ici.

 

2. Gardez votre base de connaissances conviviale

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Déverser des informations dans votre base de connaissances sans une organisation appropriée ne vous donnera pas les résultats escomptés. Pour garantir que vos employés puissent trouver plus facilement des informations, organisez toutes les entrées de votre base de connaissances en suivant ces conseils :

 

  • Créez différentes catégories pour les entrées de la base de connaissances. Organiser vos entrées en différentes catégories permet à vos employés de localiser rapidement les entrées pertinentes à leurs problématiques. Cela garantit que votre source d’informations peut être utilisée de manière indépendante sans avoir à fournir des conseils supplémentaires.
  • Gardez les titres courts et précis. Un autre excellent moyen de réduire le temps perdu consiste à intituler correctement vos entrées. Gardez les titres courts et incluez toujours le problème clé.
  • Mettre en place un moteur de recherche. Lorsque vous décidez comment créer votre base de connaissances, assurez-vous qu’il existe un moteur de recherche intégré. Cela permettra à vos employés de rechercher un problème et de trouver immédiatement les informations pertinentes.
  • Inclure des balises sur chaque entrée de la base de connaissances. Si possible, marquez les entrées de votre base de connaissances. Par exemple, vous pouvez baliser les logiciels, les équipes ou même les groupes pertinents.

 

3. Lier les informations pertinentes

Implement an Internal Knowledge Base

 

Il n'y a aucune règle concernant les informations externes dans votre base de connaissances. Si vous souhaitez que vos employés explorent des informations fiables et pertinentes provenant de l'extérieur de votre entreprise, créez toujours un lien vers celles-ci dans votre base de connaissances.

 

Par exemple, de nombreuses bases de connaissances disposent d'une section permettant de partager des articles, des actualités et même des vidéos pertinents provenant de sites Web tels que YouTube. Relier des informations comme celle-ci est un excellent moyen de réduire le temps et les efforts nécessaires pour rédiger des tonnes d’entrées dans la base de connaissances. Cependant, vous ne devez jamais baser votre base de connaissances sur des liens extérieurs.

 

4. Comprendre la maintenance

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Prenez le temps de réfléchir à la façon dont votre base de connaissances sera mise à jour et entretenue. Cela dépend fortement de votre domaine de travail et de la nature de vos pratiques. Certains champs nécessitent peu ou pas de mises à jour, tandis que d'autres peuvent constater que leurs informations doivent être mises à jour chaque mois.

 

En cas de doute, vous pouvez toujours modifier vos plans de maintenance et les rendre plus ou moins fréquents afin qu'ils soient adaptés à vos besoins uniques. En fonction de vos conclusions, affectez une équipe de taille appropriée pour maintenir votre base de connaissances interne fiable et à jour.

 

Réflexions finales

 

Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre service client, disponible 24h/24 et 7j/7 pour vous aider. Vous pouvez également lire des articles plus informatifs sur notre Centre d'aide. Revenez nous voir pour des articles plus informatifs, tous liés à la productivité et à la technologie moderne !

 

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