De vooruitgang op het gebied van IT-oplossingen voor ondernemingen heeft aanzienlijke efficiëntiewinsten opgeleverd in organisaties over de hele wereld, terwijl ze tegelijkertijd een onmiskenbaar concurrentievoordeel hebben opgeleverd.
Tegelijkertijd gaat de toenemende digitalisering van systemen en processen echter gepaard met een steeds hoger prijskaartje dat op de marges drukt voordat ze uiteindelijk een punt bereiken waarop ze niet langer de moeite waard zijn.
Dit wordt nog verergerd door de verschuiving naar een software-as-a-service en op abonnementen gebaseerd prijsmodel, wat betekent dat bedrijven niet de eigenaar zijn van de tools die ze kopen en ook kosten zullen maken voor het gebruik ervan op maandelijkse of jaarlijkse basis.
Dit alles vereist een strategie voor IT-kostenoptimalisatie voor grote en kleine organisaties om ervoor te zorgen dat de kosten niet ongecontroleerd escaleren en dat alle IT-uitgaven waarde opleveren. In dit artikel worden enkele tips en best practices besproken om dit effectief uit te voeren.
1. Voer een uitgebreide IT-audit uit
Elk initiatief voor kostenoptimalisatie begint met een duidelijk begrip van het onderwerp en de verschillende factoren ervan. In het geval van de technische infrastructuur van een organisatie wordt aanbevolen om aan de slag te gaan met een uitgebreide IT-audit.
Dit omvat het beoordelen van de hardware, softwarelicenties en onderhoudskosten, samen met het identificeren van onderbenutte of overtollige bronnen, om de beste begeleiding te bieden proces voor kostenoptimalisatie.
Dergelijke audits moeten bij voorkeur worden uitgevoerd door een ervaren IT-professional of een extern bureau voor onbevooroordeelde en objectieve rapportage van relevante feiten en inzichten.
Het is vermeldenswaard dat IT-kostenoptimalisatie vaak meer inhoudt dan de prijzen van verschillende applicaties, en vragen als hoeveel kost training? Of hoe de leercurve eruit ziet, is geldig en zou deel moeten uitmaken van de bredere vergelijking.
2. Optimaliseer softwarelicenties
Na een grondige audit moet een organisatie een duidelijk overzicht hebben van de bredere IT-infrastructuur, inclusief de belangrijkste kostenfactoren. Voor de meeste bedrijven zullen softwarelicenties en -sleutels in dit opzicht waarschijnlijk het voortouw nemen, waardoor dit de juiste plek is om het optimalisatieproces te starten.
Het auditrapport zou een hele reeks inzichten moeten bieden over gebruikspercentages, inactieve tijden en meer met betrekking tot elke softwarelicentie, wat kostenbesparende mogelijkheden kan onthullen, hetzij door bepaalde licenties in te leveren of door de aanschaf van extra licenties uit te stellen licenties.
Dit kan ook het onderzoek naar alternatieve oplossingen stimuleren tegen een lagere prijs of een prijs die volledig open source en dus gratis is. Al met al is dit een gebied dat, als het goed wordt gedaan, voor organisaties aanzienlijke kostenbesparingen kan opleveren.
3. Centraliseer IT-inkoop
De voordelen van het consolideren van de koopkracht lijken in bijna alle situaties vrij duidelijk, en in het geval van IT-producten en -oplossingen helpt het bedrijven vooral beter te onderhandelen met leveranciers en verkoopteams, ondersteund door hogere bestelhoeveelheden en koopkracht .
Bovendien kan een gecentraliseerd team dat verantwoordelijk is voor inkoop verschillende workflows opzetten om ervoor te zorgen dat de dollars van het bedrijf net dat stapje verder gaan. Het vermindert dubbel werk verder, wat resulteert in onmogelijke standaardisatie en schaalvoordelen, waarbij individuele teams op eigen kracht aan de slag gaan.
Het valt niet te ontkennen dat gecentraliseerde inkoop tijd en geld bespaart, samen met vele andere voordelen, maar het is niet zonder nadelen.
De belangrijkste is dat het meer lijkt op gecentraliseerde planning, in tegenstelling tot een vrije markt, waar individuele teams en hun managers de tools kiezen die het beste bij hun behoeften passen. Strikt genomen werkt centralisatie vanuit kostenperspectief echter het beste.
4. Oefen effectief IT-middelenbeheer
In de afgelopen jaren, toen IT een steeds crucialere rol begon te spelen in bedrijven en een aanzienlijk deel van de kosten voor zijn rekening nam, is er sindsdien een nieuwe hoeveelheid kennis ontstaan gericht op het effectief beheren van IT-middelen met ITAM-software en er het beste uit te halen.
Er zijn in dit opzicht tal van beproefde best practices, genoeg om een heel leerboek te bestrijken.
Omwille van dit artikel laten we het alleen bij het bijhouden van een up-to-date inventaris van alle software- en hardware-assets, het volgen van hun levenscycli en het garanderen van hun snelle pensionering, verlenging, of verwijdering, zoals vereist.
5. Controleer en optimaliseer regelmatig de IT-kosten
IT-kostenoptimalisatie is een continu proces dat regelmatig volgen, beoordelen en audits vereist om te helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen. Het doel is om voortdurende verbeteringen te laten zien met betrekking tot het verlagen van de kosten, het aanpassen aan veranderende technologieën en het afstemmen van IT-investeringen op bedrijfsdoelstellingen.
Er zijn sindsdien een hele reeks doelstellingen, belangrijke resultaten en belangrijke prestatie-indicatoren voor dit doel naar voren gekomen. Dit omvat onder meer prijsverlagingen/harde besparingen, kostenvermijding/zachte besparingen, totale eigendomskosten en rendement op investering (ROI).
Als het doel bijvoorbeeld is om maximale efficiëntie te bereiken met uw Zoom-licenties, omvatten de optimalisatiestatistieken de prijsverlagingen die door het inkoopteam tijdens de onderhandelingen met het verkoopteam van Zoom, gevolgd door het elimineren van verspilling door het regelmatig bijhouden van gebruiksstatistieken.
Uiteindelijk is het doel van IT-kostenoptimalisatie het verkleinen van de verschillen tussen geplande en werkelijke uitgaven voor de IT-infrastructuur binnen een organisatie. Het gebruik van KPI's en OKR's helpt om een bredere kijk te krijgen dan alleen maar afwijkingen, waardoor probleemgebieden beter kunnen worden geïdentificeerd, zodat dienovereenkomstig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.
Meer tips voor een juiste IT-kostenoptimalisatie
Organisaties kunnen verschillende andere dingen doen om de IT-uitgaven binnen het budget te houden en tegelijkertijd andere doelen te bereiken, zoals strategische afstemming, rendement op investeringen en het stimuleren van efficiëntie door middel van technologie.
-
Omarm Cloud Computing - Hoewel het tegenwoordig al de norm is, worden veel oudere applicaties nog steeds op locatie gehost. Veel bedrijven gaan er zelfs ten onrechte van uit dat hosting op locatie beter voor hen is en veiliger, maar dit is tegenwoordig verre van de realiteit.
Met cloud computing beschikken klanten over voldoende flexibiliteit en de mogelijkheid om alleen te betalen voor wat ze gebruiken, wat op de lange termijn tot aanzienlijke kostenbesparingen leidt.
-
Implementeren Virtualisatie - Voor grote organisaties die veel bronnen verbruiken, is het zinvol om meerdere servers en applicaties op één fysieke server te consolideren.
Organisaties kunnen via het virtualisatieproces een beter gebruik van hulpbronnen en energiebesparingen realiseren.
Als gevolg hiervan zouden ondernemingen voor IT-kostenoptimalisatie de bredere infrastructuur moeten evalueren op virtualisatiemogelijkheden en technologieën zoals hypervisors moeten gebruiken.
- Overweeg open source-alternatieven - Zelfs de meest geavanceerde softwaretoepassingen hebben tegenwoordig open source-alternatieven die gratis kunnen worden gebruikt en met weinig moeite kunnen worden aangepast aan de vereisten van de organisatie.
Blender is bijvoorbeeld net zo goed, zo niet beter dan premiumoplossingen zoals AutoDesk Maya en Wings 3D. Op dezelfde manier doen MySQL en MariaDB het redelijk robuust in vergelijking met Oracle Database.
Laatste woorden
IT-kostenoptimalisatie is een relatief nieuw vakgebied dat blijft evolueren naarmate nieuwe uitdagingen en vereisten zich voordoen. Momenteel vereist het een interdisciplinair inzicht in IT, management en boekhouding om waarde toe te voegen aan een bedrijf, maar het verandert al snel in een zelfstandig vakgebied.
In dit artikel hebben we geprobeerd een korte inleiding over dit onderwerp te geven, maar zoals hierboven besproken is zelfs een groot leerboek nauwelijks voldoende om de ware lengte en breedte van dit onderwerp te bestrijken. Dit zou echter voor de meeste kleine bedrijven de weg moeten vrijmaken om hun IT-kosten in de toekomst te optimaliseren.