How to Optimize Your Outlook Inbox in 5 Easy Steps

Τα ακατάστατα εισερχόμενα είναι κακά νέα και μειώνουν την παραγωγικότητα. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πέντε μεθόδους για να βελτιστοποιήσετε τα εισερχόμενά σας στο Outlook και να εξοικονομήσετε χρόνο στα email σας.

Τα γεμάτα εισερχόμενα είναι κακά νέα. Δεν είναι μόνο δύσκολο να βρείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά σταδιακά θα έχετε όλο και λιγότερα κίνητρα για να ανοίγετε την εφαρμογή Mail κάθε μέρα. Τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε ένα χάος στα μηνύματά σας; Απλώς βελτιστοποιήστε τα εισερχόμενά σας στο Outlook χρησιμοποιώντας τα παρακάτω 5 εύκολα βήματα.

Windows Outlook Logo

 

Αν αισθανθήκατε ποτέ άβολα όταν κοιτάζετε τα εισερχόμενα email σας, αυτό το άρθρο είναι για εσάς. Σταματήστε να αφήνετε τα email να συσσωρεύονται και να σας κατακλύζουν με ειδοποιήσεις βελτιστοποιώντας απλώς τα εισερχόμενά σας. Δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε συνεχώς την αλληλογραφία σας και να ξοδεύετε ώρες συνεχώς προσπαθώντας να καθαρίσετε τα πάντα. Απλώς ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα 5 εύκολα βήματα στο Outlook για Microsoft 365 και τακτοποιήστε τα πάντα για εσάς.

Σημείωση: Οι περισσότερες από αυτές τις δυνατότητες ισχύουν για το Outlook για Microsoft 365 / Office 365. Ωστόσο, ορισμένα από αυτά είναι επίσης διαθέσιμα μέσω της υπηρεσίας email της Microsoft, Outlook.com

Βελτιστοποιήστε τα Εισερχόμενα του Outlook με 5 εύκολα βήματα

Ας δούμε πώς μπορείτε να γίνετε επαγγελματίας του Outlook στην οργάνωση της αλληλογραφίας σας και τελικά να επιτύχετε τα εισερχόμενα μηδενικών ειδοποιήσεων που ονειρευόσασταν.

1. Εκκαθάριση διαγράφοντας διπλότυπα email

Γνωρίζατε ότι το Outlook διαθέτει ένα αυτοματοποιημένο εργαλείο για τη διαγραφή διπλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Τώρα το κάνεις. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη δυνατότητα για να μειώσετε γρήγορα τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να αναζητάτε καθημερινά με λίγα μόνο κλικ.

  1. Ανοίξτε τα εισερχόμενα που θέλετε να διαγράψετε. Φροντίστε να παραμείνετε στην προεπιλεγμένη καρτέλα Αρχική σελίδα — μπορείτε να ελέγξετε σε ποια καρτέλα βρίσκεστε κοιτάζοντας τη διεπαφή κεφαλίδας Κορδέλας.
  2. Αναπτύξτε το αναπτυσσόμενο μενού Clean Up και, στη συνέχεια, επιλέξτε Clean Up Folder ή Clean Up Conversation, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
    Outlook
  3. Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα στην οθόνη σας. Επιβεβαιώστε ότι θέλετε να διαγράψετε τη συνομιλία ή το φάκελο και δείτε πώς μειώνεται ο αριθμός των μη αναγνωσμένων email στα εισερχόμενά σας.

Το καλό με τη λειτουργία Εκκαθάριση είναι το γεγονός ότι όλα τα διαγραμμένα στοιχεία μπορούν να ανακτηθούν για ορισμένο χρονικό διάστημα. Μπορείτε να τα βρείτε στο φάκελο Deleted Items στο πλάι του παραθύρου του Outlook.

2. Δημιουργήστε φακέλους για τα email σας

Το να έχετε κάθε εισερχόμενη αλληλογραφία σας σε έναν φάκελο μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Σίγουρα, τα ανεπιθύμητα μηνύματα ταξινομούνται συνήθως στην κατηγορία ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, αλλά όλα τα άλλα εξαρτώνται από εσάς. Προσωπικά προτείνω να ρυθμίζετε ορισμένους βασικούς φακέλους και να ταξινομείτε την εισερχόμενη αλληλογραφία σας κάθε μέρα.

Ακολουθώντας το Ολοκλήρωση των πραγμάτων® ή GTD ® μεθοδολογία οργάνωσης εργασιών, μπορείτε εύκολα να βελτιώσετε την παραγωγικότητα με το Outlook. Αρχικά, θα πρέπει να δημιουργήσετε τρεις διαφορετικούς φακέλους:

  • Εισερχόμενα (Προεπιλογή) — Αφήστε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα προεπιλεγμένα εισερχόμενά σας. Αυτά θα πρέπει να είναι μηνύματα στα οποία μπορείτε να απαντήσετε αμέσως ή πρέπει να παρακολουθήσετε επειγόντως.
  • Για να κάνετε — Σύρετε τα μη επείγοντα email σε αυτόν τον φάκελο. Μπορείτε να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά και να τείνετε αυτά τα μηνύματα αργότερα κατά τη διάρκεια της ημέρας.
  • Συνέχεια — Μετακινήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτόν τον φάκελο που έχετε βάλει σε αναμονή, όπως απαντήσεις που περιμένετε ή εργασίες που έχετε αναβάλει.
  • Υπενθυμίσεις — Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαιτούν καθόλου να απαντήσετε σε αυτά. Κρατήστε τα σε ξεχωριστό φάκελο, ώστε να μπορείτε πάντα να κοιτάτε πίσω και να τα βρίσκετε εύκολα.

Σημείωση: Για να δημιουργήσετε νέους φακέλους, απλώς κάντε κλικ στο φάκελο εισερχομένων σας και επιλέξτε Νέος φάκελος. Εδώ, απλώς πληκτρολογήστε το όνομα και πατήστε enter.

Θα πρέπει να ξεκινήσετε κάθε μέρα ταξινομώντας τα email σας σε αυτές τις κατηγορίες και, στη συνέχεια, προγραμματίστε μια ώρα για να μεταβείτε στον φάκελο Εκκρεμότητες αργότερα. Φροντίστε να παραμείνετε συνεπείς με αυτό! Μπορείτε να συνεχίσετε να ταξινομείτε τα email που λαμβάνετε καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας.

Εάν χρειάζεται, μην φοβάστε να δημιουργήσετε περισσότερους φακέλους. αυτή η μέθοδος θα πρέπει να είναι εξατομικευμένη για εσάς και μόνο.

3. Χρησιμοποιήστε την προβολή εργασιών

Γνωρίζατε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα που θέλετε να μετατρέψετε σε εργασία, απλώς σύρετέ το στο εικονίδιο της λίστας εργασιών του Outlook για να εμφανιστεί ο οδηγός ρύθμισης εργασιών. Εδώ, μπορείτε να δώσετε στην εργασία σας ένα όνομα, περιγραφή, ακόμη και να ορίσετε μια υπενθύμιση.

Outlook task view

 

Εάν ορίσετε μια υπενθύμιση, οι εργασίες θα εμφανιστούν παρόμοια με μια υπενθύμιση σύσκεψης την καθορισμένη ώρα. Αυτό σας επιτρέπει να παραμένετε οργανωμένοι και να δημιουργείτε εργασίες με ευκολία, απευθείας από τα εισερχόμενα email σας.

4. Ορίστε κανόνες για αυτόματη ταξινόμηση των εισερχόμενων μηνυμάτων

Outlook sort emails

 

Οι κανόνες σάς επιτρέπουν να μετακινείτε, να επισημαίνετε και να απαντάτε σε μηνύματα email αυτόματα, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο τον χειρισμό του Outlook. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες για την αναπαραγωγή ήχων, τη μεταφορά μηνυμάτων σε φακέλους ή την αυτόματη εμφάνιση ειδοποιήσεων νέων στοιχείων.

Προσωπικά βρίσκω τον πιο χρήσιμο κανόνα τη δυνατότητα μεταφοράς ενός αντικειμένου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή με συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά στη γραμμή θέματος σε άλλο φάκελο. Αυτό σημαίνει ότι εάν πληρούνται ορισμένα κριτήρια, ένα email θα μετακινηθεί στα καθορισμένα εισερχόμενα χωρίς να χρειάζεται να το αγγίξετε.

Ακολουθεί ένας βασικός οδηγός σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης ενός κανόνα στο Outlook.

  1. Κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα στα εισερχόμενά σας ή σε άλλο φάκελο email και επιλέξτε Κανόνες.
  2. Επιλέξτε μία από τις επιλογές. Για να δείτε περισσότερες επιλογές, επιλέξτε Δημιουργία κανόνα.
  3. Στο πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία κανόνα, επιλέξτε ένα ή περισσότερα από τα τρία πρώτα πλαίσια ελέγχου.
  4. Στην ενότητα Κάντε την ακόλουθη ενότητα, εάν θέλετε ο κανόνας να μετακινεί ένα μήνυμα σε έναν φάκελο, επιλέξτε το Μετακίνηση στοιχείου σε φάκελο πλαίσιο .
  5. Επιλέξτε το φάκελο προορισμού από το παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλου που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
  6. Κάντε ξανά κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τον κανόνα σας.

5. Επωφεληθείτε από τις κατηγορίες

Η έγχρωμη κωδικοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα σας βοηθήσει να αναγνωρίσετε και να ομαδοποιήσετε εύκολα τα σχετικά στοιχεία στο Outlook. Μπορείτε να επιλέξετε από ένα σύνολο προεπιλεγμένων κατηγοριών ή να δημιουργήσετε τη δική σας και, στη συνέχεια, να εκχωρήσετε τις κατηγορίες στα email σας στο Outlook.

Για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χρώματος από το παράθυρο ανάγνωσης ή ένα ανοιχτό μήνυμα, επιλέξτε Κατηγοροποίηση από την ομάδα Ετικέτες στην κορδέλα και επιλέξτε μια κατηγορία από τη λίστα.

Τελικές σκέψεις

Εάν θέλετε να διαβάσετε περισσότερα άρθρα σχετικά με τη σύγχρονη τεχνολογία, σκεφτείτε να εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο. Δημοσιεύουμε τακτικά σεμινάρια, άρθρα ειδήσεων και οδηγούς για να σας βοηθήσουμε στην καθημερινή σας τεχνολογική ζωή.