How To Set Categories, Flags, Reminders, or Colors in Outlook

Μάθετε πώς να οργανώνετε τις επαφές, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις σημειώσεις και τα στοιχεία ημερολογίου σας και παραμένετε εστιασμένοι ορίζοντας κατηγορίες, σημαίες, υπενθυμίσεις ή χρώματα στο Outlook.
How To Set Categories, Flags, Reminders, or Colors in Outlook

Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να οργανώσετε εύκολα τις επαφές, τα email, τις σημειώσεις και τα στοιχεία ημερολογίου σας ανάλογα με το θέμα τους και την κατηγορία στην οποία θέλετε να ανήκουν.Το Outlook σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τις δικές σας μοναδικές κατηγορίες όπως οικονομικά, προσωπικές, επιχειρηματικές κ.λπ. Με το Outlook, μπορείτε να παραμένετε ενημερωμένοι και οργανωμένοι σε κάθε πτυχή της ζωής σας.

Πώς να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία σε ένα email:

  • Πρώτα, κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα που θέλετε να κατηγοριοποιήσετε
  • Μια λίστα επιλογών θα εμφανιστεί > επιλέξτε κατηγοριοποίηση
  • Δημιουργήστε ή επιλέξτε μια κατηγορία για να τοποθετήσετε το email σας σε
  • Υπενθύμιση: Μπορείτε να τοποθετήσετε ένα αντικείμενο σε περισσότερες από μία κατηγορίες

Αρχικά, οι κατηγορίες στο Outlook ονομάζονται με γενικά χρώματα, που εμφανίζονται σε προβολή πίνακα, όπως τα εισερχόμενά σας. Αυτό σας επιτρέπει να προσαρμόσετε όλες τις κατηγορίες σας στα στοιχεία του Outlook. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να έχετε τα email της εργασίας μπλε, για τους φίλους και την οικογένεια πράσινα, τις κοινωνικές εκδηλώσεις κόκκινες και ούτω καθεξής. Δίνοντας σε κάθε κατηγορία διαφορετικό όνομα και χρώμα, διευκολύνετε την οργάνωση και τον εντοπισμό όλων των πληροφοριών που έχετε.

Πώς να δημιουργήσετε κατηγορίες χρωμάτων:

  • Επιλέξτε Αρχική > Κατηγοριοποίηση > Όλες οι κατηγορίες
  • Επιλέξτε Κατηγορία χρωμάτων και, στη συνέχεια, επιλέξτε μετονομασία
  • Επιλέξτε έναν κατάλληλο τίτλο για την επιλεγμένη κατηγορία
  • Εάν θέλετε να αλλάξετε το χρώμα μιας συγκεκριμένης κατηγορίας, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού χρωμάτων
  • Όταν τελειώσετε με τις Κατηγορίες χρωμάτων, επιλέξτε OK

 Υπάρχουν πολλά χρήσιμα στοιχεία του Microsoft Outlook. Όχι μόνο μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε όλες τις σημαντικές πληροφορίες σας, αλλά μπορείτε να ορίσετε υπενθυμίσεις και να επισημάνετε ορισμένα συμβάντα, σημειώσεις και οτιδήποτε άλλο μπορεί να χρειαστείτε υπενθύμιση. Το Outlook θα αποστέλλει αυτόματα αναδυόμενα παράθυρα από αυτές τις υπενθυμίσεις στο ημερολόγιό σας για να σας ενημερώνει πότε το προγραμματισμένο συμβάν σας έρχεται.

Πώς να ορίσετε μια υπενθύμιση για μηνύματα:

  • Μεταβείτε στη λίστα μηνυμάτων σας
  • Επιλέξτε το μήνυμα που θέλετε να σας υπενθυμίζεται
  • Μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος και κάντε κλικ στο Παρακολούθηση > Προσθήκη υπενθύμισης
  • Μπορείτε να προσαρμόσετε την υπενθύμισή σας με την ώρα, ημερομηνία και περιγραφή
  • Όταν τελειώσετε, επιλέξτε OK
  • Ένα εικονίδιο συναγερμού θα εμφανιστεί στο μήνυμα - αυτό σας λέει ότι η υπενθύμιση έχει οριστεί
  • Αν χρειαστεί ποτέ να αλλάξετε την ώρα της υπενθύμισής σας, κάντε κλικ στο Συνέχεια > Υπενθύμιση, επεξεργαστείτε την ώρα, κάντε κλικ OK

Πώς να ορίσετε μια υπενθύμιση για εργασίες:

  • Μεταβείτε στο κάτω μέρος της οθόνης και επιλέξτε Εργασίες
  • Κάντε κλικ στο Αρχική > Λίστα υποχρεώσεων για να προβάλετε Εργασίες
  • Επιλέξτε μια εργασία στη λίστα
  • Εάν θέλετε να προσθέσετε μια υπενθύμιση εργασίας- Επιλέξτε την εργασία και ένα χρονικό πλαίσιο για να τηρήσετε την προθεσμία σας στην ομάδα παρακολούθησης
  • Εάν θέλετε να αφαιρέσετε μια υπενθύμιση εργασίας- Μεταβείτε στη Διαχείριση ομάδας εργασιών και επιλέξτε Κατάργηση από τη λίστα

Πώς να εμφανίζετε υπενθυμίσεις σε άλλα προγράμματα και εφαρμογές

  • Κάντε κλικ στο Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους
  • Στο πλαίσιο Υπενθυμίσεις, επιλέξτε την ενότητα που επισημαίνεται Εμφάνιση υπενθυμίσεων πάνω από άλλες windows
  • Πατήστε OK

Πώς να παραβλέψετε υπενθυμίσεις από προηγούμενα συμβάντα:

  • Επιλέξτε Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους
  • Στην ενότητα Υπενθυμίσεις, κάντε κλικ στο Αυτόματη παράβλεψη υπενθυμίσεις για προηγούμενα συμβάντα

Πώς να ορίσετε μια σημαία παρακολούθησης:

  • Επιλέξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επισημάνετε
  • Επιλέξτε το εικονίδιο σημαίας
  • Στη συνέχεια η σημαία θα γίνει κόκκινη και ένα Follow Up μήνυμα θα πρέπει να εμφανίζεται στην κεφαλίδα

Σημείωση: Οι σημαίες παρακολούθησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο σε στοιχεία με δυνατότητα δράσης

Τρόπος δημιουργίας σημαιών στο outlook

  • Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να καταργήσετε την επισήμανση
  • Επιλέξτε Συνέχεια > Επισήμανση ως ολοκληρωμένη

Setting up categories and flags in outlook

  • Η σημαία Follow Up θα μετατραπεί σε πράσινο σημάδι επιλογής και θα αφαιρεθεί από τη Γραμμή υποχρεώσεων

Πώς να δείτε όλες τις σημαίες παρακολούθησης:

  • Κάντε κλικ στην Προβολή > Γραμμή υποχρεώσεων > Εργασίες
  • Η Γραμμή εκκρεμοτήτων ανοίγει επιτρέποντάς σας να δείτε όλες τις σημαίες

Πώς να βρείτε ένα στοιχείο ενέργειας:

  • Εάν Outlook βρεί ένα στοιχείο που μοιάζει με στοιχείο ενέργειας, η καρτέλα Actionable Items θα εμφανιστεί στο παράθυρο ανάγνωσης
  • Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Στοιχεία ενέργειας για να διαβάσετε αυτό το Στοιχείο ενέργειας
  • Εάν θέλετε να ορίσετε μια Σημαία παρακολούθησης για να σας υπενθυμίσει αυτό το στοιχείο, επιλέξτε Ακολουθήστε
  • Όταν τελειώσετε, επισημάνετε το στοιχείο ως Ολοκληρωμένο

Εάν αναζητάτε μια εταιρεία λογισμικού που μπορείτε να εμπιστευτείτε για την ακεραιότητα και τις έντιμες επιχειρηματικές πρακτικές της, μην ψάξετε περισσότερο από το SoftwareKeep. Είμαστε ένας πιστοποιημένος συνεργάτης της Microsoft και μια διαπιστευμένη επιχείρηση BBB που φροντίζει να προσφέρει στους πελάτες μας μια αξιόπιστη, ικανοποιητική εμπειρία στα προϊόντα λογισμικού που χρειάζονται. Θα είμαστε μαζί σας πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από όλες τις εκπτώσεις.