Work From Home Guide For Small Businesses

Εν μέσω αυτής της κρίσης, έχουμε συγκεντρώσει μια λίστα εργαλείων και πόρων για να πετύχει η ομάδα εργασίας από το σπίτι. Διαβάστε παρακάτω για να βρείτε περισσότερα.

Το να βάζετε τους υπαλλήλους σας να εργάζονται από το σπίτι είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε την κοινωνική απόσταση κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19 πιο αποτελεσματική. Η απομακρυσμένη πρόσβαση βοηθά επίσης στη μείωση του κόστους προς το παρόν, κάτι που είναι απαραίτητο για επιχειρήσεις με προϋπολογισμό. Ενώ οι μεγάλες εταιρείες το έχουν καταλάβει από την αρχή, οι μικρότεροι οργανισμοί μπορεί να δυσκολεύονται να δημιουργήσουν ένα επιτυχημένο απομακρυσμένο σύστημα.

essential tools

Είμαστε εδώ για να βοηθήσουμε να κάνουμε τη μετάβαση όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτη.

Αυτό το άρθρο εστιάζει στην καταγραφή όλων των βασικών εργαλείων που χρειάζεται μια μικρή επιχείρηση για να δημιουργήσει ένα αποτελεσματικό απομακρυσμένο περιβάλλον. Η λίστα ελέγχου αποτελείται από εργαλεία και βήματα που πρέπει να κάνει κάθε μικρομεσαία επιχείρηση προκειμένου να απομακρυνθεί και να παραμείνει αποτελεσματική ενώ το κάνει.

1. Αποκτήστε όλο το απαραίτητο υλικό

necessary hardware

Για να αρχίσουν να εργάζονται εξ αποστάσεως, όλοι οι εργαζόμενοι χρειάζονται υλικό για πρόσβαση σε ιστότοπους, κοινή χρήση και εργασία σε έγγραφα και για επικοινωνία με άλλα μέλη της εταιρείας. Τις περισσότερες φορές, αυτό σημαίνει είτε εξοπλισμό που ανήκει στην εταιρεία είτε προσωπικό εξοπλισμό.

Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει να έχει έναν φορητό υπολογιστή ή υπολογιστή για να εργαστεί, είτε ανήκει στην εταιρεία είτε προσωπική συσκευή εξαρτάται από την προτίμηση της εταιρείας σας. Εάν θέλετε οι εργαζόμενοί σας να έχουν μια πιο επαγγελματική και ασφαλή εμπειρία και να έχουν τον προϋπολογισμό, συνιστούμε να μοιράζετε συσκευές της εταιρείας. Μπορείτε να ορίσετε περιορισμούς, να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα και να επιτρέπετε στους υπαλλήλους σας να διαχωρίζουν ευκολότερα την προσωπική και την επαγγελματική ζωή.

Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν μια κατάλληλη συσκευή για να εργαστούν για τον τομέα τους. Για παράδειγμα, ένας γραφίστας θα χρειαστεί έναν υπολογιστή εξοπλισμένο για να χειρίζεται εφαρμογές με μεγάλους πόρους, ενώ ένας συγγραφέας μπορεί να αρκεστεί με λιγότερο ισχυρό εξοπλισμό.

Εάν η εταιρεία σας διανέμει εξοπλισμό σε εργαζόμενους, φροντίστε να παρακολουθείτε ποια συσκευή και πού πηγαίνει. Συνιστούμε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο με πληροφορίες όπως σειριακούς αριθμούς συσκευής, το όνομα και την υπογραφή του υπαλλήλου σας, καθώς και το μοντέλο της συσκευής. Αυτό διασφαλίζει ότι καμία συσκευή δεν θα μπερδευτεί ή θα χαθεί.

Αξίζει επίσης να ανησυχείτε για την τεχνική υποστήριξη συσκευών για εργαζόμενους. Προβλήματα όπως ο υπολογιστής δεν ενημερώνεται, ο ήχος δεν λειτουργεί ή η φόρτιση δεν λειτουργεί μπορεί να προκαλέσουν μείωση της απόδοσης εργασίας των εργαζομένων.

2. Βελτιώστε την ασφάλεια με τις υπηρεσίες VPN

enhanced vpn

Το VPN είναι το ακρωνύμιο του εικονικού ιδιωτικού δικτύου. Εν ολίγοις, το VPN είναι ένα εικονικό καλώδιο που συνδέει έναν υπολογιστή με ένα μη τοπικό δίκτυο και παρέχει μια ασφαλή σύνδεση κρυμμένη από ξένους. Αυτή είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη υπηρεσία για απομακρυσμένους εργαζόμενους, καθώς μειώνει τον κίνδυνο πιθανής έκθεσης εμπιστευτικών πληροφοριών.

Τα πολλά άλλα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός VPN περιλαμβάνουν πρόσβαση σε ιστότοπους που είναι αποκλεισμένοι στη χώρα ή περιοχή ενός υπαλλήλου, αυξημένο απόρρητο από παρόχους υπηρεσιών Διαδικτύου, προστασία από χάκερ, καθώς και καλύτερες συνδέσεις Διαδικτύου με διακομιστές με χρήση ιδιωτικών, απευθείας διαδρομές.

Τα VPN έχουν τα δικά τους τρωτά σημεία, καθώς οι εισβολείς προσπαθούν να εκμεταλλευτούν συγκεκριμένα αδύναμα σημεία και να εκμεταλλευτούν πρωτόκολλα κρυπτογράφησης. Ωστόσο, οι υπάλληλοί σας εξακολουθούν να είναι πιο ασφαλείς με ένα VPN, καθώς οι εισβολείς θα χρειάζονταν περισσότερο χρόνο και πόρους για να τους εντοπίσουν, γεγονός που καθιστά λιγότερο πιθανό να τους στοχοποιήσουν.

Οι προτάσεις μας για ένα VPN περιλαμβάνουν NordVPN, ExpressVPN και CyberGhost. Όλες αυτές οι υπηρεσίες είναι γρήγορες, εύχρηστες, καθώς και προσιτές για μικρές επιχειρήσεις.

3. Παρακολουθήστε το χρόνο

time tracker

Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να ελέγξετε εάν ένας υπάλληλος εργάζεται αυτοπροσώπως όπως θα κάνατε όταν βρίσκεστε στο γραφείο, πρέπει να μπορείτε να δείτε πότε εργάζεται εικονικά. Μπορείτε πάντα να τους ζητήσετε απλώς να το γράψουν και να σας το στείλουν, ωστόσο, αυτό δεν είναι αποτελεσματικό και αφήνει πολύ ελεύθερο χώρο για τους υπαλλήλους.

Ένας πολύ πιο ακριβής και αποτελεσματικός τρόπος είναι η χρήση ενός εικονικού Time Tracker, το οποίο σας κρατά ενήμερους μόλις ένας υπάλληλος ξεκινήσει ή σταματήσει να εργάζεται. Άλλες χρήσιμες λειτουργίες που βρίσκονται σε αυτά τα εργαλεία σάς επιτρέπουν να ελέγχετε τη διεύθυνση IP από την οποία ο υπάλληλος σας είναι χρονισμένος, η οποία μπορεί να σας εξασφαλίσει ότι βρίσκεται στο σπίτι του.

Ο χρόνος καταγραφής είναι επίσης απαραίτητος για να προσδιορίσετε πόσες ώρες εργάζεται ένας υπάλληλος. Αυτό είναι κρίσιμο εάν πληρώνετε άτομα με βάση την ωριαία χρέωση, καθώς χρειάζεστε μια ακριβή αναφορά. Η σύζευξη με εργαλεία παρακολούθησης υπολογιστή μπορεί να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοί σας δεν προσπαθούν να εξαπατήσουν το σύστημα.

Για αυτούς τους σκοπούς, συνιστούμε ανεπιφύλακτα να ενσωματώσετε τα εργαλεία που προσφέρει το iSolved, καθώς και το Εναλλαγή εφαρμογής.

4. Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά εργαλεία επικοινωνίας

effcetive communication tools

Η συνομιλία μέσω τηλεφώνου δεν αρκεί κατά τη μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία. Πρέπει να επωφεληθείτε από διάφορα εργαλεία επικοινωνίας για να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σας, να απαντάτε και να κάνετε ερωτήσεις, να μοιράζεστε αρχεία και να κάνετε τακτικό έλεγχο για κάθε έργο που βρίσκεται σε εξέλιξη. Ευτυχώς, υπάρχουν πάρα πολλές λύσεις που όλες απευθύνονται σε διαφορετικές ομάδες ανθρώπων για να διαλέξετε.

Ακολουθούν ορισμένες από τις προτάσεις μας:

  • Discord: Ενώ το Discord ξεκίνησε ως μια εφαρμογή πιο ελκυστική για το νεότερο κοινό, έχει εξελιχθεί σε ένα από τα πιο χρησιμοποιούμενα λογισμικά για επικοινωνιακούς σκοπούς. Με τη δυνατότητα συνομιλίας ένας προς έναν, σε ομάδες και σε αποκλειστικούς διακομιστές, το Discord καλύπτει όλες τις ανάγκες επικοινωνίας που μπορεί να έχει μια επιχείρηση. Το καλύτερο μέρος είναι ότι είναι όλα δωρεάν.
  • Slack: Εάν χρειάζεστε μια πιο επαγγελματική λύση, το Slack έχει την πλάτη σας. Σας επιτρέπει να συγκεντρώσετε τους υπαλλήλους σας και στη συνέχεια να δημιουργήσετε διάφορα κανάλια για συνομιλία, ανακοινώσεις, ενημερώσεις και εργασία. Αυτό που το κάνει να ξεχωρίζει από άλλες λύσεις επικοινωνίας είναι η επαγγελματική ενοποίηση με επιχειρηματικά εργαλεία όπως το Dropbox, το Outlook Calendar, το Salesforce και το Jira Cloud.
  • Ομάδες της Microsoft: Η εταιρεία σας συνεργάζεται με προϊόντα του Office όπως το Word ή το Excel; Η λύση "όλα σε ένα" για επικοινωνία πρέπει να είναι το Microsoft Teams. Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια εικονική έκδοση της εταιρείας σας και, στη συνέχεια, σας παρέχει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να κάνετε τις προσωπικές δραστηριότητες απομακρυσμένες. Συνομιλήστε, ξεκινήστε βιντεοκλήσεις, πραγματοποιήστε συνέδρια και ενσωματωθείτε με εφαρμογές του Office για συνεργασία και κοινή χρήση έργων.
  • Zoom: Για επιχειρήσεις που εκτιμούν τα συνέδρια, το Zoom είναι ο καλύτερος τρόπος για να συνδεθείτε με τους υπαλλήλους σας πρόσωπο με πρόσωπο, ακόμη και εκατοντάδες μίλια μακριά ο ένας από τον άλλο. Απολαύστε κλήσεις υψηλής ποιότητας που μπορούν να χωρέσουν μεγάλο αριθμό συνοδών.

5. Συνεργαστείτε με υπαλλήλους

collaborative tools

Ενώ η απλή επικοινωνία με άλλους μπορεί να γίνει πολύ συνεργατική, μπορείτε πάντα να το βελτιώσετε εκμεταλλευόμενοι τις σουίτες που έχουν σχεδιαστεί για συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Συνδυάστε το με κλήσεις ήχου ή βίντεο για να βελτιώσετε περαιτέρω την αποτελεσματικότητα της εργασίας μαζί με άλλους υπαλλήλους.

Οι συστάσεις μας είναι οι εξής:

  • Microsoft Office (και Microsoft 365): Η πιο δημοφιλής σουίτα εφαρμογών που διατίθεται σήμερα, το Microsoft Office είναι μια εξαιρετική λύση για εργαζόμενοι που θέλουν να συνεργαστούν σε μεγάλα έργα. Με εργαλεία για τη σύνταξη δοκιμίων, τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων, τη διαχείριση δεδομένων και ακόμη και τη δημιουργία γραφικών, μπορείτε εύκολα να συνεργαστείτε σε διάφορα έργα.
  • G Suite: Η διαθεσιμότητά του κάνει το G Suite της Google μια καταπληκτική επιλογή για συνεργασία. Το μόνο που χρειάζεστε για να συνεργαστείτε είναι ένας υπολογιστής και το πρόγραμμα περιήγησής σας — δεν απαιτείται εγκατάσταση. Εργαστείτε σε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και ακόμη και παρουσιάσεις μαζί με τους συνομηλίκους σας, με αποθηκευτικό χώρο και κοινή χρήση αρχείων μέσω του Google Drive.
  • iWork: Αν και αυτή η σουίτα είναι διαθέσιμη μόνο για χρήστες Mac, είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επενδύσετε χρήματα. Δημιουργήστε όμορφα έγγραφα με βελτιωμένα εργαλεία και συνεργαστείτε με συναδέλφους χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για περιττές λεπτομέρειες.

Ελπίζουμε ότι με τη βοήθεια αυτού του άρθρου, μπορέσατε να αποκτήσετε μια εικόνα για το τι πρέπει να κάνετε και να αποκτήσετε για να πετύχετε με την επιχείρησή σας εξ αποστάσεως. Σας ευχόμαστε καλή τύχη και ελπίζουμε να έχετε την ευκαιρία να εργαστείτε με ασφάλεια από την άνεση του σπιτιού τους.

Συνεχίστε να μαθαίνετε 

> Συμβουλές για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στην εργασία
> Επιστροφή στο σχολείο Πωλήσεις 2022: Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με το Office 2019 και το 2021
> Συμβουλές εργασίας εξ αποστάσεως: Συμβουλές και εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας για αρχάριους
> Πώς να βρείτε την απομακρυσμένη εργασία στο διαδίκτυο
> 7 Βήματα για να γίνετε πιο παραγωγικοί ενώ εργάζεστε από το σπίτι