Με την εκθετική εξάπλωση του COVID-19 (γνωστού και ως κορωνοϊού), οι περισσότερες εταιρείες επέλεξαν οι υπάλληλοί τους να εργάζονται εξ αποστάσεως. Αυτός είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους μείωσης του κινδύνου μόλυνσης από την επαφή με ανθρώπους. Ωστόσο, η εξ αποστάσεως εργασία έχει τις δικές της προκλήσεις.
Εάν είναι η πρώτη φορά που εργάζεστε από το σπίτι, θα σας ζητηθεί να παραδώσετε την υπηρεσία με τον βέλτιστο τρόπο. Ωστόσο, χωρίς την κατάλληλη γνώση και προετοιμασία, αυτό μπορεί εύκολα να γίνει πρόκληση και να επηρεάσει αρνητικά την επαγγελματική σας ζωή. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει οριστική απάντηση για το πόσο θα διαρκέσει αυτή η αυτοκαραντίνα, η εκμάθηση χρήσιμων τεχνικών και συμβουλών θα σας πάει μακριά μακροπρόθεσμα.
Αυτό το άρθρο θα σας παρουσιάσει κοινά ζητήματα και θα απαντήσει σε συχνές ερωτήσεις που σχετίζονται με την απομακρυσμένη εργασία. Ακόμα κι αν το έχετε κάνει στο παρελθόν, σας συνιστούμε να διαβάσετε αυτό το κομμάτι — δεν μπορείτε ποτέ να κάνετε λάθος αναζητώντας νέους τρόπους για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.
Η μεγαλύτερη πρόκληση: Απομόνωση και επικοινωνία
Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που θα αντιμετωπίσετε όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως είναι η έλλειψη άμεσης επικοινωνίας με την ομάδα, τους συναδέλφους και τους διευθυντές σας. Καθώς δεν μπορείτε πλέον απλώς να πάτε στο γραφείο τους ή να τους καλέσετε στο δικό σας, πρέπει να βρείτε εναλλακτικούς τρόπους για να τους προσεγγίσετε στο διαδίκτυο.
Για να σας βοηθήσουμε να ξεπεράσετε αυτό το εμπόδιο και να διατηρήσετε σχέσεις με τους συναδέλφους, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε όλα τα εργαλεία επικοινωνίας. Υπάρχουν πολλοί ιστότοποι και εφαρμογές που βοηθούν τις ομάδες να συνεργάζονται ακόμη και με εκατοντάδες μίλια απόσταση μεταξύ των μελών.
Ακολουθούν μερικές από τις κορυφαίες επιλογές μας για εφαρμογές, ιστότοπους και υπηρεσίες που θα εγγυηθούν αποτελεσματική ροή εργασίας και εξαιρετική επικοινωνία για την ομάδα σας.
Ομιλία και διαδικτυακές διασκέψεις
Υπάρχουν δεκάδες εφαρμογές που σας προσφέρουν τη δυνατότητα να επικοινωνείτε με τους συνομηλίκους σας, ωστόσο, είναι ένα επαγγελματικό περιβάλλον που χρειάζεστε επαγγελματικές λύσεις. Οι κορυφαίες επιλογές μας σε αυτήν την κατηγορία είναι το Skype και το Discord.
Το Skype της Microsoft δεν χρειάζεται συστάσεις. Είναι γνωστό ως ένα εξαιρετικά αξιόπιστο εργαλείο για τις επιχειρήσεις για την ενίσχυση της επικοινωνίας, ακόμη και τη διεξαγωγή διαδικτυακών συνεδρίων. Με τη δυνατότητα να συνομιλείτε σε ομάδες, να στέλνετε απευθείας μηνύματα ιδιωτικά, να μοιράζεστε την οθόνη του υπολογιστή σας, ακόμη και να κλείνετε βίντεο, έχει όλα όσα χρειάζεστε για να επικοινωνείτε με επιτυχία με τους συναδέλφους σας.
Το Skype είναι διαθέσιμο για λήψη δωρεάν σε όλες τις πλατφόρμες, συμπεριλαμβανομένων των κινητών. Για πιο προχωρημένους χρήστες, το υποκατάστημα Skype for Business σάς παρέχει ακόμη περισσότερες δυνατότητες και λιγότερους περιορισμούς που είναι διαθέσιμοι μέσω του Office 365.
Από την άλλη πλευρά, το Discord είναι μια αρκετά νέα εφαρμογή στον επιχειρηματικό κόσμο. Κερδίζοντας τις καρδιές των νεότερων χρηστών, το Discord ξεκίνησε ως ένα εναλλακτικό λογισμικό για να αντικαταστήσει τόσο το Skype όσο και το TeamSpeak. Εστιάζει κυρίως στην οργανωμένη επικοινωνία, τόσο μεμονωμένα, σε ομάδες, όσο και σε λεγόμενους διακομιστές.
Η ρύθμιση του δικού σας διακομιστή Discord είναι εξαιρετικά εύκολη και η πρόσκληση των συναδέλφων σας δεν απαιτεί περισσότερα από δύο κλικ. Ρυθμίστε διαφορετικούς χώρους για θέματα, δημιουργήστε κανάλια φωνητικών κλήσεων, δώστε ρόλους και άδειες, μοιραστείτε αρχεία, κάντε ζωντανή ροή στον υπολογιστή σας και ακόμη και επωφεληθείτε από την αυτοματοποίηση μέσω bots.
Το
Το Discord είναι διαθέσιμο για λήψη δωρεάν και προσβάσιμο από το πρόγραμμα περιήγησής σας στο www.discordapp.com. Από τις 12/03, οι προγραμματιστές αύξησαν προσωρινά το όριο χρηστών των δωματίων Livestream από 10 σε 50 ενόψει του COVID-19, διευκολύνοντας τις μεγάλες ομάδες να συνεργάζονται.
Διαβάστε: Το Discord κόλλησε και δεν θα ανοίξει στα Windows; Δείτε πώς μπορείτε να το διορθώσετε
Σχεδιασμός και οργάνωση
Το να εργάζεστε συλλογικά και να ενημερώνεστε για το τι κάνουν οι συνάδελφοί σας μπορεί να δημιουργήσει ή να καταρρίψει ένα έργο για κάθε μέλος του οργανισμού ή της ομάδας σας. Χωρίς τα απαραίτητα εργαλεία για την αποστολή και λήψη πληροφοριών, κάθε απομακρυσμένος εργαζόμενος κινδυνεύει να μείνει πίσω.
Ευτυχώς, υπάρχουν πολλές επιλογές για άτομα που θέλουν να δημιουργήσουν ολοκληρωμένους και διαδραστικούς πίνακες, να μοιραστούν ενημερώσεις εργασίας και να συντονίσουν το επόμενο βήμα σε ένα έργο. Οι κορυφαίες επιλογές μας για αυτήν την κατηγορία είναι οι Slack και Trello.
Και οι δύο αυτές υπηρεσίες βασίζονται στον ιστό και προσφέρουν δωρεάν δοκιμή, καθώς και προγράμματα premium για πιο αφοσιωμένους χρήστες.
Κοινή χρήση αρχείων
Ενώ μπορείτε να μοιράζεστε μικρά αρχεία όπως εικόνες μέσω των προαναφερθέντων εφαρμογών, μεγαλύτερα πράγματα συνήθως σας προκαλούν να συναντήσετε εμπόδια. Για να εξαλειφθεί αυτό, συνιστούμε να επενδύσετε λίγο χρόνο στο Google Drive και στο Dropbox .
Και οι δύο αυτές υπηρεσίες είναι δωρεάν για χρήση μέχρι να συμπληρωθεί ένας συγκεκριμένος αποθηκευτικός χώρος, όπου μπορείτε είτε να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό είτε να αγοράσετε επιπλέον χώρο. Αυτό που τα κάνει να επιλέγουμε είναι ο αβίαστος συγχρονισμός μεταξύ συσκευών και χρηστών με λύσεις που βασίζονται στο cloud. Σίγουρα ένα must-have.
Δημιουργία δομημένου χρονοδιαγράμματος
Όταν περνάτε τον περισσότερο χρόνο σας δουλεύοντας μόνοι σας, πρέπει να διατηρείτε ένα υγιές και δομημένο πρόγραμμα. Πολλοί άνθρωποι αποτυγχάνουν στην αρχή - ίσως πιστεύετε ότι είναι εντάξει να μένετε με τις άνετες πιτζάμες σας όλη μέρα, να φέρνετε ένα φορητό υπολογιστή στο κρεβάτι και να χαλαρώνετε ενώ εργάζεστε. Οι περισσότεροι ειδικοί πιστεύουν το αντίθετο.
Αν και σίγουρα ακούγεται ελκυστικό στην αρχή, το να ακολουθείτε ένα μη οργανωμένο πρόγραμμα πιθανότατα θα επηρεάσει την απόδοσή σας. Γι' αυτό σας προτείνουμε να σηκώνεστε κάθε πρωί σαν να πηγαίνατε στο γραφείο. Πάρτε πρωινό, κάντε ένα ντους και ντυθείτε πριν καθίσετε μπροστά στο γραφείο σας και αρχίσετε να εργάζεστε. Συνιστάται να μην εργάζεστε στον ίδιο χώρο που ξεκουράζεστε, επομένως, το κρεβάτι σας δεν επιτρέπεται.
Εάν εργάζεστε σε περιβάλλον με συχνές βιντεοκλήσεις, είναι πλεονέκτημα να φοράτε και ρούχα εργασίας. Αποδεχτείτε τις εισερχόμενες κλήσεις χωρίς να διστάζετε ή να ζητάτε επιπλέον 5 λεπτά για να αλλάξετε και να δείχνετε εμφανίσιμοι.
Διαχείριση χρόνου και αντιμετώπιση της εξουθένωσης
Όταν εργάζεστε στο σπίτι, είναι εύκολο να ξεχάσετε τον χρόνο και να χάσετε τα ίχνη του. Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται σαν όφελος στην αρχή, δεν οδηγεί σε κανένα καλό αποτέλεσμα εάν συνεχίσετε να ξεχνάτε να φάτε, να απομονώνεστε από τα αγαπημένα σας πρόσωπα ή να μείνετε ακίνητοι όλη μέρα.
Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε gadget όπως ξυπνητήρια και ειδοποιήσεις για να σηκωθείτε από τον υπολογιστή, να αφήσετε την εργασία σας στην άκρη για ένα λεπτό και να ανανεωθείτε. Αν και η έξοδος για έναν ήρεμο περίπατο δεν είναι απαραίτητα η καλύτερη επιλογή ενώ ο COVID-19 εξακολουθεί να απειλεί την ασφάλειά σας, φροντίστε να ενσωματώσετε λίγη ελαφριά άσκηση στη μέρα σας.
Πολλοί ειδικοί συνιστούν να προσομοιώνετε τα διαλείμματά σας σαν να βρίσκεστε στο γραφείο. Κάντε πολλά μικρότερα διαλείμματα, ένα μεγαλύτερο μεσημεριανό διάλειμμα και αποχωρήστε όταν τελειώσουν οι συνηθισμένες ώρες εργασίας σας για να διατηρήσετε ένα παραγωγικό πρόγραμμα. Όλα αυτά θα σας βοηθήσουν να μειώσετε τον κίνδυνο να καείτε και να χάσετε το κίνητρο για εργασία από το σπίτι.
Θυμηθείτε να παραμείνετε ασφαλείς
Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε αυτή τη στιγμή είναι να παραμείνετε ασφαλείς και να μειώσετε τον κίνδυνο μόλυνσης από τον COVID-19. Συνεχίστε να εφαρμόζετε την υγιεινή, πλένετε συχνά και σχολαστικά τα χέρια σας και φοράτε μάσκα όταν βγαίνετε έξω για μεγάλο χρονικό διάστημα.
Αν νιώθετε ότι έχετε τα συμπτώματα που σχετίζονται με τον κοροναϊό, μη διστάσετε να καλέσετε τον τοπικό γιατρό ή το νοσοκομείο σας.
Για να σας δώσουμε μια ιδέα για την απομακρυσμένη εργασία, ακολουθούν μερικές από τις συμβουλές που χρησιμοποιεί η ομάδα μας.
Πώς είναι η διαδικασία ενσωμάτωσης της εταιρείας; Πώς βοηθάτε τους νεοσύλλεκτους να προσεγγίσουν την εταιρική κουλτούρα;
"Η διαδικασία ενσωμάτωσης ξεκινά με 2 έντονες εβδομάδες εκπαίδευσης και πλήρη εμβάπτιση στην πραγματική εργασία. Διαπιστώσαμε ότι είναι το καλύτερο δυνατό για να αρχίσετε να γνωρίζετε τους συναδέλφους σας, βυθίζοντας τους ανθρώπους σε βαθιά και ζητώντας από ανώτερους συναδέλφους να παρέχουν υποστήριξη.
Αποτέλεσμα; Οι νέοι συνεργάτες αισθάνονται υποστήριξη και από την πρώτη μέρα αρχίζουν να δημιουργούν εξαιρετικές σχέσεις με άτομα που τους υποστηρίζουν.
Σχετικά με την εταιρική κουλτούρα, έχουμε ένα βίντεο που εξηγεί τις αξίες μας 360 και το βιβλίο παιχνιδιού που το μεταφράζει στις προσδοκίες. Κάθε νέος συνεργάτης το παρακολουθεί μαζί μου όταν έρχονται και περνάμε μαζί το βιβλίο.
Έχετε επίσης υπόψη σας - η ενσωμάτωση ξεκινά στην πραγματικότητα κατά τη διάρκεια της συνέντευξης. Μόλις δω μια πιθανή πρόσληψη, περνάω από αυτά τα πράγματα και τους δείχνω επίσης το περιεχόμενο της τελευταίας Γενικής Συνέλευσης της Εταιρείας μας.
Έτσι, από τη στιγμή που ο νέος ξυλουργός εισέλθει στην εταιρεία, έχει ήδη εκτεθεί σε όλα τα πολιτιστικά δομικά στοιχεία μας τουλάχιστον 3-4 φορές» ~ Julien
Τι σας αρέσει περισσότερο στην εργασία από το σπίτι/από απόσταση;
«Είμαι άτομο που βασίζεται στο αποτέλεσμα, επομένως το πρώτο πράγμα είναι να κανονίσω το πρόγραμμά μου ώστε να περιλαμβάνει πράγματα που διαφορετικά θα ήταν άβολα. Για παράδειγμα, μπορώ να πάω στο πλυντήριο ή να κάνω τα ψώνια μου εκτός των ωρών αιχμής. Υποθέτω ότι ο ευκολότερος τρόπος για να το συνοψίσω είναι η ευελιξία των χρονοδιαγραμμάτων»~ Aleida
Χρησιμοποιείτε ειδικές τεχνικές ή life hacks για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι όταν εργάζεστε από απόσταση;
«Χμμ, ίσως φαίνεται πιο εύκολο από το να γίνει. Η δουλειά μου συνεπάγεται απευθείας συνεργασία με πελάτες, είτε μέσω της διαδικτυακής συνομιλίας μας, τηλεφωνικών κλήσεων, email ή επίλυσης των προβλημάτων τους εξ αποστάσεως. Οπότε, το χτύπημα όλων των εποχών μου είναι να δημιουργήσω μια σχέση με τους πελάτες όταν εργάζομαι εξ αποστάσεως, εξηγώντας τι κάνω και κρατώντας τους ενήμερους για την όλη διαδικασία. Ορισμένες εισβολές που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες όταν εργάζεστε στον υπολογιστή ενός πελάτη από απόσταση, περιορίζουν τις εφαρμογές στην οθόνη, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στο ζήτημα. Επιπλέον, εάν ο πελάτης πραγματοποιεί κάποιες λήψεις, μπορείτε να του ζητήσετε ευγενικά να διακόψουν τις λήψεις για να έχετε το μέγιστο εύρος ζώνης για να εργαστείτε.», είπε ο Τζο.