Το Microsoft Word είναι ένα από τα βασικά στοιχεία των γραφείων του σύγχρονου κόσμου. Μπορείτε να το βρείτε σχεδόν σε οποιαδήποτε υπάρχουσα βιομηχανία εκεί έξω ως ένα από τα κύρια προγράμματά τους για χρήση για επεξεργασία κειμένου και τεκμηρίωση.
Για να το θέσουμε σε προοπτική, μόνο στις Ηνωμένες Πολιτείες, περίπου 731.000 εταιρείες χρησιμοποιούν το Microsoft Office, ένα πακέτο που περιλαμβάνει το Microsoft Word μαζί άλλα προϊόντα της Microsoft.
Το Microsoft Word ήταν πάντα ένα οικείο θέαμα και για καλό λόγο. Φαινομενικά ενημερώνεται συνεχώς, με την τελευταία του επανάληψη να περιλαμβάνεται στο Microsoft Office 2021 με νέες δυνατότητες και ενημερώσεις για εκκίνηση.
Με όλες αυτές τις νέες δυνατότητες και ενημερώσεις, πολλές φορές είναι δύσκολο να γνωρίζετε όλες τις γωνίες και τις ρωγμές που παρέχει ολόκληρο το λογισμικό, επομένως σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε 20 μυστικές λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και μεγιστοποιήστε τη χρήση του Microsoft Word.
Συμβουλές από αρχάριους έως μεσαίους μέχρι και κρυφές λειτουργίες για τις οποίες μπορεί να μην είχατε την παραμικρή ιδέα. Υπάρχουν επίσης παραδείγματα που παρουσιάζονται για ορισμένες από τις λειτουργίες για να κατανοήσετε καλύτερα ποιες είναι οι χρήσεις τους.
Πίνακας περιεχομένων
-
Συμβουλές για αρχάριους
- Γρήγορο ζουμ μέσω Ctrl + Scroll
- Ασφάλεια του εγγράφου σας μέσω κωδικών πρόσβασης
- Χρησιμοποιώντας την Έξυπνη Αναζήτηση στο Microsoft Word
- Διπλό κλικ στο έγγραφο = Δωρεάν γραφή
- Πρότυπα και σχέδια MS Word
- Εργαλείο εύρεσης και αντικατάστασης
- Ενσωματωμένος μεταφραστής γλώσσας του Microsoft Word
- Κρατώντας το Ctrl στην επιλογή ολόκληρων προτάσεων
- Χρήση της λειτουργίας εστίασης
- Έλεγχος αναγνωσιμότητας εγγράφου
- Ενδιάμεσες συναρτήσεις
- Σούπερ μυστικά χαρακτηριστικά
- Συμπέρασμα
Συμβουλές για αρχάριους
Αυτές οι συμβουλές είναι αρκετά χρήσιμες γενικά και εύκολες. Τα περισσότερα από αυτά περιλαμβάνονται ήδη στις κύριες καρτέλες του Microsoft Word, επομένως δεν θα χρειαστεί να κάνετε κύκλους γύρω από επιλογές για να λειτουργήσουν.
Γρήγορο ζουμ μέσω Ctrl + Scroll
Η πρώτη συμβουλή για αρχάριους είναι μια απλή λειτουργία zoom-in και zoom-out. Πατώντας και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL + κύλιση του τροχού του ποντικιού σας, θα κάνετε άμεσα μεγέθυνση ή σμίκρυνση του εγγράφου σας.
Δεν θα χρειαστεί να ταλαιπωρηθείτε με το μη αυτόματο κλικ στις επιλογές ζουμ στην κάτω αριστερή γωνία, αλλά μπορείτε να τα κάνετε όλα κρατώντας απλώς ένα πλήκτρο και κάνοντας όλα τα άλλα με το ποντίκι σας.
Εάν θέλετε έναν ακριβή υπολογισμό του πόσο θέλετε να κάνετε μεγέθυνση, ωστόσο, είναι καλύτερο να προσαρμόσετε χειροκίνητα τον αριθμό στη γραμμή ζουμ, καθώς η λειτουργία τροχού κύλισης είναι απλώς ένας γενικός γρήγορος τρόπος χρήσης των λειτουργιών ζουμ σε έγγραφα.
Διαδικασία:
Κρατώντας πατημένο το CTRL + Ποντίκι κύλισης
Ασφάλεια του εγγράφου σας μέσω κωδικών πρόσβασης
Ίσως μία από τις πιο σημαντικές λειτουργίες αρχαρίων που δεν έχουν πολλοί κατά νου είναι η προστασία των εγγράφων και των δεδομένων τους μέσω της ενσωματωμένης δυνατότητας κρυπτογράφησης κωδικού πρόσβασης της Microsoft.
Πόσο ασφαλής είναι η κρυπτογράφηση που ζητάτε; Λοιπόν, χρησιμοποιεί AES (Advanced Encryption Standard) με κλειδιά 256-bit, που σημαίνει ότι χρησιμοποιεί ένα αρκετά αξιόπιστο σύστημα κρυπτογράφησης που είναι γνωστό στη βιομηχανία.
Αυτή η κρυπτογράφηση εξαλείφει ήδη εύκολα πολλά άτομα από το να ανοίξουν και να διαβάσουν εύκολα τα περιεχόμενα του αρχείου σας κατά λάθος ή απλά.
Ωστόσο, όσοι είναι αφοσιωμένοι στην ανάγνωση του περιεχομένου μπορούν ακόμα να το κάνουν, αλλά η προσπάθεια που απαιτείται είναι πραγματικά κουραστική και περιττή. Χρησιμοποιήστε αυτό το σύστημα για να ασφαλίσετε τα προσωπικά σας αρχεία ή τις επιχειρηματικές σας συναλλαγές.
Εάν διαχειρίζεστε μια επιχείρηση ηλεκτρονικού εμπορίου όπως αυτή ενός Amazon FBA ή ακόμα και μια αγορά που περιλαμβάνει σημαντικά δεδομένα πελατών και λογιστικά όπως WhatsGood τότε αυτό σίγουρα θα προστατεύσει τα αρχεία σας από το να πέσουν σε λάθος χέρια.
Απλώς βεβαιωθείτε ότι θυμάστε τον κωδικό πρόσβασής σας!
Διαδικασία:
Άνοιγμα αρχείου > καρτέλα πληροφοριών > Προστασία εγγράφου > Κρυπτογράφηση εγγράφου > Εισαγωγή κωδικού πρόσβασης > Εντάξει
Χρησιμοποιώντας την Έξυπνη Αναζήτηση στο Microsoft Word
Μια από τις πιο ισχυρές και βολικές δυνατότητες του Microsoft Word είναι η Έξυπνη Αναζήτηση. Είναι σχεδόν απλώς η ενσωμάτωση μιας μηχανής αναζήτησης μέσα στο πρόγραμμα επεξεργασίας, οπότε κάθε φορά που έχετε κάτι στο έγγραφό σας που πρέπει να αναζητήσετε, απλώς το επισημαίνετε και κάνετε κλικ στην έξυπνη αναζήτηση για να δείτε αμέσως τα πιο ακριβή αποτελέσματα σχετικά με το στοιχείο.
Αυτή η δυνατότητα είναι πολύ ισχυρή για τους συγγραφείς, καθώς μπορούν εύκολα να αναζητήσουν όρους με τους οποίους δεν είναι εξοικειωμένοι, ας το θέσουμε σε ένα παράδειγμα.
Στην περίπτωση μιας επιχείρησης που επικεντρώνεται στην αποκατάσταση για τον εθισμό, χρησιμοποιούν προγνωστικά προγράμματα κλήσης για την προσέγγιση των πιθανών πελατών, αλλά τι είναι ένας πρόβλεψη κλήσης στην πρώτη θέση; Λοιπόν, μπορείτε εύκολα να το αναζητήσετε στη μηχανή αναζήτησης με την Έξυπνη Αναζήτηση.
Θα λάβετε αποτελέσματα απευθείας από το Bing, αλλά μπορείτε επίσης να το αλλάξετε σε Google, όποιο προτιμάτε.
Διαδικασίες:
Επισήμανση κειμένου > Κάντε δεξί κλικ στο επισημασμένο κείμενο > Κάντε κλικ στην Αναζήτηση "Όνομα κειμένου"
Διπλό κλικ στο έγγραφο = Δωρεάν γραφή
Αυτή η συμβουλή είναι τόσο απλή όσο μπορεί και μερικοί άνθρωποι φαινομενικά δεν παρατηρούν καν ότι υπάρχει αυτή η δυνατότητα, αλλά μπορεί να βοηθήσει πολύ στην εξοικονόμηση πολύτιμου χρόνου στην επεξεργασία και τη σύνταξη κειμένου αμέσως χωρίς την ανάγκη να ενοχλείσαι από τη μορφοποίηση.
Αν θέλετε να προχωρήσετε και απλώς να πληκτρολογήσετε οπουδήποτε θέλετε ή πρέπει να επεξεργαστείτε σε ένα συγκεκριμένο μέρος που είναι εκτός ορίων από το συνηθισμένο έγγραφό σας, απλώς κάντε διπλό κλικ σε αυτό το συγκεκριμένο σημείο και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε! Δεν χρειάζεται να κάνετε χειροκίνητα κλικ στο space ή στην καρτέλα πολλές φορές για να το φτάσετε.
Διαδικασία:
Εύρεση περιοχής > Διπλό κλικ > Πληκτρολογήστε!
MS Word Πρότυπα και σχέδια
Είναι δεδομένο ότι το Microsoft Word προσφέρει μια μακρά λίστα ισχυρών λειτουργιών και προσαρμογών που μπορείτε να κάνετε πολλά όσον αφορά τη δημιουργία των δικών σας σχεδίων. Αλλά, τι γίνεται αν δεν έχετε τον χρόνο να κάνετε όλη τη δημιουργική εργασία εξαρχής; Τι γίνεται αν δεν έχετε τις απαραίτητες δεξιότητες ή εμπειρία για να χρησιμοποιήσετε αυτά τα ισχυρά και μακρά λίστα εργαλείων και δεν έχετε τον χρόνο να κάνετε και τα δύο;
Ευτυχώς, το Microsoft Word διαθέτει επίσης μια εκτενή λίστα με έτοιμα σχέδια με τα πρότυπά τους! Μπορείτε να πάρετε οτιδήποτε εδώ και να τα προσαρμόσετε για δική σας χρήση.
Αυτά τα πρότυπα μπορούν να χρησιμοποιηθούν σχεδόν για οτιδήποτε. Αν είναι Απόκριες και φτιάχνετε αφίσες ή φτιάχνετε τις δικές σας παιδικές μάσκες και θέλετε να τις προωθήσετε, τότε όλα μπορούν να γίνουν στο Microsoft Word με τα πρότυπα που έχουν. Λίγη μόνο επεξεργασία κειμένου και είστε έτοιμοι!
Διαδικασία:
Αρχείο > Νέο > Αναζήτηση για διαδικτυακά πρότυπα > Επιλέξτε πρότυπο > Δημιουργία > Προσαρμογή
Εργαλείο εύρεσης και αντικατάστασης
Το εργαλείο Εύρεση και αντικατάσταση είναι μια άλλη δυνατότητα που διαθέτει το Microsoft Word, η οποία μπορεί εύκολα και άνετα να εντοπίσει όλες τις παρόμοιες λέξεις που προσπαθείτε να βρείτε στο έγγραφο.
Αυτό τονίζει αυτές τις λέξεις, οι οποίες μπορούν να προσφέρουν ευκολότερο χρόνο στον εντοπισμό τυχόν σφαλμάτων με το συγκεκριμένο σύνολο λέξεων και, επίσης, διευκολύνει την εύρεση συγκεκριμένων λέξεων-κλειδιών που θέλετε να αλλάξετε.
Όχι μόνο αυτό, αλλά μπορείτε επίσης να αντικαταστήσετε αυτές τις λέξεις με μια άλλη, διευκολύνοντας την αλλαγή μιας συγκεκριμένης λέξης εάν κάνατε λάθος με την ορθογραφία ή τη χρήση της από την αρχή.
Διαδικασία:
Αρχική καρτέλα > Εύρεση > Αντικατάσταση > Διαλέξτε μια επιλογή
Ενσωματωμένος μεταφραστής γλώσσας του Microsoft Word
Πέρασαν οι μέρες που έπρεπε να βρείτε μη αυτόματα μια άλλη εφαρμογή για να μεταφράσετε το κείμενό σας για εσάς, καθώς το Microsoft Word περιλαμβάνει επίσης μια συγκεκριμένη λειτουργία που σας επιτρέπει να μεταφράζετε λέξεις μέσα στο πρόγραμμα.
Με τον ενσωματωμένο μεταφραστή του Microsoft Word, μπορείτε να επισημάνετε συγκεκριμένο κείμενο για το οποίο χρειάζεστε μετάφραση και να λάβετε τα αποτελέσματα με ακρίβεια και με αστραπιαία ταχύτητα. Έχετε πρόσβαση σε περίπου 103 γλώσσες για μετάφραση, καθιστώντας το εξαιρετικά βολικό στη χρήση, ενώ μένετε σε ένα μόνο λογισμικό.
Διαδικασία:
Επισήμανση κειμένου > Κάντε δεξί κλικ στο Επισημασμένο κείμενο > Μετάφραση > Επιλέξτε γλώσσα > Εισαγωγή
Κρατώντας το Ctrl στην επιλογή ολόκληρων προτάσεων
Συχνά, πρέπει απλώς να κόψετε προτάσεις που είτε δεν ταιριάζουν είτε μπορεί να έχετε υπερβεί τον αριθμό των λέξεων σε αυτό το χαρτί που εργάζεστε. Η μη αυτόματη επιλογή κάθε μεμονωμένου κειμένου μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά πραγματικά δεν χρειάζεται να το κάνετε αυτό.
Κρατώντας πατημένο το CTRL ενώ επιλέγετε ένα μεμονωμένο κείμενο μέσα σε μια πρόταση, μπορείτε αυτόματα να επισημάνετε ολόκληρη την πρόταση χωρίς να χρειάζεται να βρείτε την αρχή και το τέλος της. Απλώς κάντε κλικ, διαγράψτε ή επεξεργαστείτε αμέσως.
Διαδικασία:
Κρατήστε πατημένο το CTRL > Επιλέξτε προτάσεις
Χρήση της λειτουργίας εστίασης
Για αυτό το παράδειγμα, ας χρησιμοποιήσουμε μια στρατηγική εγκατάλειψης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το καλάθι ως τρόπο όπου αυτή η δυνατότητα θα αποδεικνυόταν χρήσιμη και ωφέλιμη.
Η λειτουργία εστίασης είναι μια δυνατότητα στο Microsoft Word που σας επιτρέπει να προβάλετε ολόκληρο το έγγραφο χωρίς να ενοχλείτε όλες τις περιττές διεπαφές χρήστη για τον καθαρισμό σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικό κάθε φορά που έχετε να κάνετε με μεγάλο όγκο δεδομένων που μπορεί να είναι δύσκολο να προβληθούν.
Για λόγους διόρθωσης σε μια επιτυχημένη καμπάνια ηλεκτρονικού μάρκετινγκ, θα πρέπει να εξετάσετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε όνομα, διεύθυνση και όλες τις άλλες λεπτομέρειες για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σφάλματα και η λειτουργία εστίασης μπορεί σίγουρα να σας βοηθήσει να έχετε μια πιο ξεκάθαρη εικόνα των λεπτομερειών.
Μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε στη λειτουργία εστίασης, απλώς κάντε κλικ στις τρεις ορατές κουκκίδες παραπάνω και θα σας καλωσορίσει με τη διεπαφή και θα έχετε πίσω όλα τα απαραίτητα εργαλεία για να επεξεργαστείτε το έγγραφο και να επιστρέψετε κατευθείαν στη διόρθωση.
Διαδικασία:
Προβολή > Εστίαση > Κύλιση μέσω
Έλεγχος αναγνωσιμότητας εγγράφου
Αν αναρωτηθήκατε ποτέ πώς βαθμολογείται ή λαμβάνεται υπόψη η συνολική σας εγγραφή από άποψη ποιότητας, τότε πιθανότατα θα περάσατε καλά γνωρίζοντας ότι υπάρχει μια δυνατότητα στο Microsoft Word που σας παρέχει στατιστικά στοιχεία αναγνωσιμότητας .
Αυτό μπορεί να συμπληρώσει τους υπάρχοντες γραμματικούς και ορθογραφικούς ελέγχους που ήδη σας προσφέρει το Microsoft Word από προεπιλογή, αλλά για την αναγνωσιμότητα εγγράφου, θα πρέπει πρώτα να το επιλέξετε και να το ενεργοποιήσετε πριν προχωρήσετε στη λήψη των λεπτομερειών που θέλετε.
Μόλις το κάνετε, ωστόσο, οι αναφορές κατάστασης αναγνωσιμότητας θα περιλαμβάνονται επίσης κάθε φορά που πραγματοποιείτε γραμματική και ορθογραφικό έλεγχο για το έγγραφό σας.
Διαδικασία:
Αρχείο > Επιλογές > Διόρθωση > Σημειώστε "Έλεγχος γραμματικής με ορθογραφίαg" & "Εμφάνιση Στατιστικά αναγνωσιμότητας" Εντάξει > Επιστροφή στο έγγραφο > Αναθεώρηση > Ορθογραφία και γραμματική
Ενδιάμεσες συναρτήσεις -
Οι ενδιάμεσες συναρτήσεις είναι λίγο διαφορετικές. Αυτό συχνά απαιτεί να κάνετε πρώτα κάποια διαδικασία πριν μπορέσετε να εκτελέσετε με ακρίβεια αυτές τις δυνατότητες. Ωστόσο, αξίζουν ακόμα τον χρόνο και τον κόπο να γίνουν.
Δημιουργία των προσωπικών σας προσαρμοσμένων προτύπων
Αναφέρθηκε ήδη προηγουμένως ότι μπορείτε να λάβετε προκατασκευασμένα πρότυπα που παρέχονται από τη Microsoft, αλλά τι γίνεται με τα δικά σας προσαρμοσμένα πρότυπα; Μπορείτε να το κάνετε και αυτό!
Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει το δικό σας σχέδιο και προσαρμοσμένα πρότυπα που ταιριάζουν στο κοινό σας, μπορείτε εύκολα να ενσωματώσετε αυτά τα πρότυπα στο Microsoft Word.
Διαδικασία:
Αρχείο > Αποθήκευση ως > Σε φάκελο (Χρήστες/Χρήστης/Έγγραφα/Πρότυπα Custom Office) > Αποθήκευση
Αυτόματη μεταγραφή αρχείου ήχου
Αυτή η δυνατότητα λάμπει πραγματικά καλύτερα αν είστε επιρρεπείς στη χρήση βίντεο και ήχου για το έγγραφό σας. Εάν είστε δημιουργός περιεχομένου που συμμετέχετε σε πλατφόρμες κοινής χρήσης βίντεο όπως το YouTube, τότε αυτό θα βοηθούσε πολύ στις μεταγραφές.
Ωστόσο, υπάρχει ένα πρόβλημα όσον αφορά τη μετάφραση σε τεχνικές λεπτομέρειες.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε ένα βίντεο σχετικά με τους σταθεροποιητές κάμερας και συχνά θα πρέπει να εμβαθύνετε σε λεπτομέρειες με τεχνικές λέξεις και επωνυμίες. Αυτά θα δημιουργούσαν ορισμένα ζητήματα σχετικά με τον τρόπο μεταγραφής του λογισμικού, επομένως θα ήταν καλύτερο να κοιτάξετε και να ελέγξετε το κείμενο στη συνέχεια.
Αν και είναι πολύ ισχυρό χαρακτηριστικό στο Microsoft Word, αυτό περιορίζεται μόνο στις μεταγραφές στα αγγλικά, αλλά εξακολουθεί να είναι πολύ καλύτερο να το έχετε ως χαρακτηριστικό. Έχετε δύο επιλογές για αυτό είτε πρόκειται να ηχογραφήσετε ζωντανά τον ήχο σας είτε να ανεβάσετε ένα ήδη εγγεγραμμένο αρχείο ήχου.
Διαδικασία:
Αρχική > Υπαγόρευση > Μεταγραφή > Μεταφόρτωση / Έναρξη εγγραφής
Ευκολία στα Γρήγορα Ανταλλακτικά
Το Quick Parts είναι μια άλλη δυνατότητα για το Microsoft Word που σας επιτρέπει να εισάγετε "πρότυπα" στο έγγραφό σας όπου εκχωρείται αυτόματα κείμενο. Αυτή η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική για εταιρικά email για προσεγγίσεις.
Μόλις εφαρμόσετε το όνομα της εταιρείας στην καρτέλα, τα Quick Parts θα το εντοπίσουν αυτόματα και θα εισαγάγουν το όνομα σε όλα τα πρότυπα Quick Part που έχετε εφαρμόσει στο έγγραφό σας.
Αυτό σας διευκολύνει να μην προσθέσετε μη αυτόματα το όνομα για κάθε έγγραφο. Αυτό γίνεται ακόμη πιο σημαντικό εάν έχετε να κάνετε και με πολλά ονόματα ή διευθύνσεις εταιρειών.
Διαδικασία:
Εισαγωγή > Γρήγορα εξαρτήματα > Ιδιότητα εγγράφου > Επιλέξτε ποια πρότυπα > Εφαρμογή στο έγγραφο
Αποθήκευση εγγράφου Άμεση στο Google Drive
Αυτό είναι λίγο πιο δύσκολο να το κάνετε καθώς απαιτεί την εγκατάσταση άλλης πλατφόρμας, αλλά εάν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud όπως το Google Drive, θα αξίζει τον κόπο να ενσωματώσετε την εφαρμογή στο Microsoft Word.
Από προεπιλογή, δεν θα μπορείτε να αποθηκεύετε αυτόματα αρχεία Word στο Google Drive κατά την εκκίνηση, αλλά εάν έχετε εγκαταστήσει το Google Drive στον υπολογιστή σας, τότε θα συμπεριληφθεί ως μία από τις περιοχές αποθηκεύστε τα έγγραφά σας, κάτι που κάνει τα πράγματα ακόμα πιο εύκολα.
Διαδικασία:
Εγκατάσταση GoogleDrive > Επανεκκίνηση του Microsoft Word > Αρχείο > Αποθήκευση ως > Google Drive
Για χειροκίνητη αποθήκευση:
Εγκατάσταση GoogleDrive > Επανεκκίνηση του Microsoft Word > Αρχείο > Αποθήκευση ως > Εξερεύνηση αρχείων > Google Drive
Ο Επιθεωρητής Εγγράφων
Το Document Inspector μοιάζει πολύ με το εργαλείο Find & Replace, αλλά αυτό είναι κατασκευασμένο για τη στόχευση συγκεκριμένων δεδομένων στο έγγραφο. Για παράδειγμα, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει κρυφό κείμενο, σχόλια αόρατου περιεχομένου, προσωπικές πληροφορίες, προσαρμοσμένες ιδιότητες και πολλά άλλα.
Μπορείτε εύκολα να ελέγξετε έγγραφα με αυτό το εργαλείο σε αντίθεση με τον μη αυτόματο έλεγχο για το ποια θα αναζητήσετε στο Εργαλείο Εύρεσης & Αντικατάστασης, καθώς μπορείτε απλώς να επιλέξετε τα πλαίσια στο εργαλείο Επιθεώρηση εγγράφου για να βρείτε άμεσα τα δεδομένα που χρειάζεστε.
Διαδικασία:
Αρχείο > Πληροφορίες > Έλεγχος για προβλήματα > Επιθεώρηση εγγράφου
Σούπερ μυστικά χαρακτηριστικά -
Δεν είναι πραγματικά πολύ μυστικό, αλλά αυτά είναι χαρακτηριστικά που πιθανότατα δεν θα γνωρίζετε καν ότι υπάρχουν στο Microsoft Word απλώς και μόνο επειδή δεν έχουν συζητηθεί αρκετά. Ωστόσο, μπορούν να είναι εξίσου χρήσιμα αν θέλετε και σε συγκεκριμένες καταστάσεις, μπορεί να είναι απλώς τα εργαλεία που χρειάζεστε.
Δημιουργία τυχαίου κειμένου πλήρωσης
Όποτε χρειάζεται να δημιουργήσετε κείμενο συμπλήρωσης για το έγγραφό σας, δεν χρειάζεται να αναζητήσετε τυχαίο κείμενο στο διαδίκτυο ή να προσπαθήσετε να δημιουργήσετε το δικό σας, αλλά μπορείτε να το κάνετε αυτό στο Microsoft Word με το Lorem Ipsum.
Επίσης, ακολουθεί όλη τη μορφοποίηση και το στυλ που χρειάζεστε, επομένως είναι πολύ πιο βολικό από το να χρειάζεται να λαμβάνετε τυχαίο κείμενο από εξωτερικές πηγές.
Διαδικασία:
Πληκτρολογήστε "=lorem(a,b)" στο έγγραφό σας όπου "A" είναι ο αριθμός των παραγράφων που θέλετε και
"B" είναι ο αριθμός των προτάσεων που θέλετε σε κάθε παράγραφο
Αυτόματη προσαρμογή ημερομηνίας και ώρας
Κάθε φορά που εργάζεστε σε αρχεία και ενημερώνετε συνεχώς κάθε έγγραφο, θα πρέπει να προσθέτετε μη αυτόματα τις ημερομηνίες κάθε διαφορετική ώρα που εργάζεστε σε αυτά. Αυτό μπορεί συχνά να είναι ένας άβολος τρόπος για να κάνετε πράγματα, ειδικά εάν εργάζεστε σε αυτό με πολλά άλλα αρχεία.
Αυτό λειτουργεί καλύτερα για έγγραφα που περιλαμβάνουν πολλούς αριθμούς, όπως για Cloud Accounting Services. Η ύπαρξη αυτόματης ημερομηνίας και ώρας μπορεί να κάνει θαύματα στη μείωση του χρόνου που πρέπει να εργαστείτε σε κάθε συγκεκριμένο αριθμό.
Διαδικασία:
Εισαγωγή > Ημερομηνία και ώρα > Σημειώστε "Αυτόματη ενημέρωση"
Ανάκτηση κατεστραμμένων αρχείων MS Word
Μία από τις πιο τραγικές καταστάσεις που μπορεί να συμβεί κατά την εργασία σε ένα έγγραφο είναι να έχετε απροσδόκητα ατυχήματα ή καταστάσεις όπως σφάλματα, κολλήματα, BSOD και άλλα.
Το ακόμη χειρότερο είναι ότι σε αυτές τις απροσδόκητες καταστάσεις, μπορεί να μην έχετε αποθηκεύσει ακόμη το έγγραφό σας, το οποίο είναι το χειρότερο σενάριο που μπορεί να συμβεί. Ευτυχώς, δεν χάθηκαν όλα.
Το Microsoft Word έχει μια συγκεκριμένη λειτουργία που αποθηκεύει αυτόματα τα έγγραφά σας με συνέπεια κατά την πρόοδό σας. Το Microsoft Word χαρακτηρίζει αυτή τη δυνατότητα ως "AutoRecover". Κανονικά, την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το Microsoft Word θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα σας λέει να ξεκινήσετε από την πλησιέστερη αποθήκευση ανάκτησης, αλλά τι γίνεται αν δεν εμφανιστεί;
Μπορείτε να μεταβείτε με μη αυτόματο τρόπο στον ίδιο τον κατάλογο αρχείων και να ελέγξετε για τυχόν ανακτήσεις που έχει κάνει το Microsoft Word κατά τη διάρκεια του εγγράφου σας και είναι πιθανό ότι όλα μπορεί να έχουν αποθηκευτεί ή το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου να είναι ακόμα εκεί.
Διαδικασία:
Αρχείο > Επιλογές > Αποθήκευση > Τοποθεσία αρχείου αυτόματης ανάκτησης > Αναζήτηση
Μετατροπή εγγράφων PDF και HTML
Ένα άλλο χαρακτηριστικό που πιθανότατα δεν έχετε συνειδητοποιήσει είναι ότι μπορείτε να μετατρέψετε τα έγγραφα του Word σε αρχεία PDF και HTML. Αυτό λειτουργεί επίσης εάν είστε προγραμματιστής ιστού όπως στην περίπτωση του Aloa και χρειάζεστε μια πλατφόρμα για τους προγραμματιστές λογισμικού για να δουν κάποιο κώδικα HTML ή να δημιουργήσουν έναν μέσω MS word, αν και αυτό δεν είναι πραγματικά μια βολική ιδέα από μόνη της, αλλά εξακολουθεί να είναι μια διαθέσιμη επιλογή.
Μόλις τα αποθηκεύσετε ως αυτούς τους τύπους αρχείων, θα λειτουργούν παρόμοια με αρχεία HTML που έχετε κωδικοποιήσει ή αρχεία PDF που έχετε δημιουργήσει. Το ίδιο ισχύει και το αντίστροφο.
Διαδικασία:
Αρχείο > Αποθήκευση ως > Αποθήκευση ως Τύπος
Εύρεση κρυφών χαρακτήρων
Εάν συντάσσετε ή εξετάζετε ένα έγγραφο, θέλετε να είστε ενδελεχείς καθώς το κάνετε και η πιθανότητα να υπάρχει κάποιο κρυφό περιεχόμενο στο έγγραφο μπορεί να είναι δυνατή, ειδικά εάν έχετε -εργάτες και μια εταιρική κουλτούρα που θέλει να κάνει αστεία την Πρωταπριλιά.
Αν θέλετε να διαγράψετε αυτήν την ευκαιρία και να γελάσετε και πάλι, ανοίξτε το εργαλείο κρυφών χαρακτήρων για το έγγραφό σας για να δείτε όλα όσα συμβαίνουν.
Διαδικασία:
Αρχική > Εμφάνιση/Απόκρυψη ή (CTRL + Shift + 8)
Συμπέρασμα
Υπάρχουν ακόμη πολλές δυνατότητες που προσφέρει το Microsoft Word και αυτή είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου. Το να γνωρίζετε τα πάντα θα χρειαστεί λίγο χρόνο και εμπειρία, αλλά εάν θέλετε να μεγιστοποιήσετε τη χρήση της πλατφόρμας, τότε η εκμάθηση της πλατφόρμας θα αξίζει τον κόπο και αναμφίβολα θα θεωρηθεί ακόμη και ως growth hacking στρατηγική για παραγωγικότητα.
Εάν ενδιαφέρεστε για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το Microsoft Word. Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το άρθρο σχετικά με το τι μπορείτε να περιμένετε από το Microsoft Office 2021 καθώς είναι η πιο πρόσφατη ενημέρωση της Microsoft στο πακέτο λογισμικού της.
Σχετικά άρθρα
>> 7 παραβιάσεις του Microsoft Word που πρέπει να γνωρίζετε το 2022
>> Τα κορυφαία 14 κόλπα και συμβουλές του Microsoft Word που πρέπει να γνωρίζετε
>> Microsoft Word-2010 vs. 2013 vs. 2016 vs. Οδηγός σύγκρισης εκδόσεων 2019
>> Φύλλο εξαπάτησης του Microsoft Office Word
Λάβετε περισσότερα άρθρα και συμβουλές για το κέντρο βοήθειας εγγραφείτε στο παρακάτω ενημερωτικό δελτίο!