Avec la propagation exponentielle du COVID-19 (également connu sous le nom de coronavirus), la plupart des entreprises ont opté pour le télétravail de leurs employés. C’est l’un des moyens les plus efficaces de réduire le risque d’infection par contact avec des personnes. Cependant, le travail à distance comporte ses propres défis.
Si c'est la première fois que vous travaillez à domicile , vous devrez fournir le service de manière optimale. Néanmoins, sans les connaissances et la préparation appropriées, cela peut facilement devenir un défi et avoir un impact négatif sur votre vie professionnelle. Puisqu'il n'y a pas de réponse définitive sur la durée de cette auto-quarantaine, l'apprentissage de techniques et de conseils utiles vous mènera loin à long terme.
Cet article vous présentera les problèmes courants et répondra aux questions fréquemment posées concernant le travail à distance. Même si vous l'avez déjà fait, nous vous recommandons de lire cet article : vous ne pouvez jamais vous tromper en recherchant de nouvelles façons d'améliorer votre productivité.
Le plus grand défi : l’isolement et la communication
L'un des plus grands défis auxquels vous serez confronté lorsque vous travaillez à distance est le manque de communication directe avec votre équipe, vos collègues et vos managers. Comme vous ne pouvez plus simplement vous rendre à leur bureau ou les appeler au vôtre, vous devez trouver d’autres moyens de les joindre en ligne.
Pour vous aider à surmonter cet obstacle et à entretenir des relations avec vos collègues, assurez-vous que vous utilisez tous des outils de communication. Il existe des tonnes de sites Web et d’applications qui aident les équipes à travailler ensemble même à des centaines de kilomètres de distance entre les membres.
Voici quelques-uns de nos meilleurs choix d’applications, de sites Web et de services qui garantiront un flux de travail efficace et une excellente communication pour votre équipe.
Conférences parlées et en ligne
Il existe des dizaines d'applications qui vous offrent la possibilité de communiquer avec vos pairs, mais c'est dans un environnement professionnel que vous avez besoin de solutions professionnelles. Nos meilleurs choix dans cette catégorie sont Skype et Discord.
Skype de Microsoft n'a pas besoin d'être présenté. Il est connu comme un outil extrêmement fiable permettant aux entreprises d'améliorer la communication et même d'organiser des conférences en ligne. Avec la possibilité de discuter en groupe, d'envoyer des messages directs en privé, de partager l'écran de votre ordinateur et même de passer des appels vidéo, il a tout ce dont vous avez besoin pour communiquer avec succès avec vos collègues.
Skype est disponible en téléchargement gratuit sur toutes les plateformes, y compris mobile. Pour les utilisateurs plus avancés, la branche Skype Entreprise vous offre encore plus de fonctionnalités et moins de limitations disponibles via Office 365 .
D’un autre côté, Discord est une application assez nouvelle dans le monde des affaires. Gagnant le cœur des jeunes utilisateurs, Discord a commencé comme un logiciel alternatif pour remplacer Skype et TeamSpeak. Il se concentre principalement sur la communication organisée, à la fois individuellement, en groupe et sur ce que l'on appelle des serveurs.
Configurer votre propre serveur Discord est extrêmement simple et inviter vos collègues ne prend pas plus de deux clics. Configurez différents espaces pour les sujets, créez des canaux d'appels vocaux, attribuez des rôles et des autorisations, partagez des fichiers, diffusez en direct votre ordinateur et profitez même de l'automatisation via des robots.
Discord est disponible en téléchargement gratuit et accessible depuis votre navigateur Web sur www.discordapp.com . Depuis le 12/03, les développeurs ont temporairement augmenté la limite d'utilisateurs des salles Livestream de 10 à 50 à la lumière du COVID-19, facilitant ainsi la collaboration des grands groupes.
Lire : Discord est bloqué et ne s’ouvre pas sous Windows ? Voici comment y remédier
Planifier et organiser
Travailler en collaboration et rester informé de ce que font vos collègues peut faire ou défaire un projet pour chaque membre de votre organisation ou groupe. Sans les outils nécessaires pour envoyer et recevoir des informations, chaque travailleur à distance risque de prendre du retard.
Heureusement, de nombreuses options sont disponibles pour les personnes souhaitant créer des tableaux complets et interactifs, partager des mises à jour de travail et coordonner la prochaine étape d'un projet. Nos meilleurs choix pour cette catégorie sont Slack et Trello .
Ces deux services sont basés sur le Web et proposent un essai gratuit ainsi que des forfaits premium pour les utilisateurs plus engagés.
Partage de fichiers
Bien que vous puissiez partager de petits fichiers comme des images via les applications mentionnées ci-dessus, les fichiers plus volumineux vous posent généralement des obstacles. Pour éliminer cela, nous vous recommandons d'investir du temps dans Google Drive et Dropbox .
L'utilisation de ces deux services est gratuite jusqu'à ce qu'une certaine quantité de stockage soit remplie, où vous pouvez soit créer un nouveau compte, soit acheter de l'espace supplémentaire. Ce qui en fait notre choix, c'est la synchronisation sans effort entre les appareils et les utilisateurs avec des solutions basées sur le cloud. Certainement un incontournable.
Construire un planning structuré
Lorsque vous passez la plupart de votre temps à travailler seul, vous devez maintenir un horaire sain et structuré. Beaucoup de gens échouent au tout début : vous pensez peut-être qu'il n'y a rien de mal à rester dans votre pyjama confortable toute la journée, à apporter un ordinateur portable au lit et à vous détendre en travaillant. La plupart des experts pensent autrement.
Même si cela semble attrayant au premier abord, suivre un emploi du temps non organisé aura très probablement un impact sur vos performances. C'est pourquoi nous vous proposons de vous lever chaque matin comme si vous vous rendiez au bureau. Prenez un petit-déjeuner, prenez une douche et habillez-vous avant de vous asseoir devant votre bureau et de commencer à travailler. Il est déconseillé de travailler dans le même espace que celui dans lequel vous vous reposez, votre lit est donc un non-non.
Si vous travaillez dans un environnement avec des appels vidéo fréquents, c'est également un avantage de porter des vêtements de travail. Acceptez les appels entrants sans hésiter ni demander 5 minutes supplémentaires pour vous changer et avoir l'air présentable.
Gérer son temps et faire face au burn-out
Lorsque l’on travaille à la maison, il est facile d’oublier l’heure et d’en perdre la trace. Même si cela peut sembler un avantage au premier abord, cela ne mène à aucun résultat positif si vous continuez à oublier de manger, à vous isoler de vos proches ou à rester immobile toute la journée.
N'oubliez pas d'utiliser des gadgets tels que des alarmes et des notifications pour vous lever de l'ordinateur, mettre votre travail de côté pendant une minute et vous rafraîchir. Bien que sortir faire une promenade paisible ne soit pas nécessairement la meilleure option alors que le COVID-19 menace toujours votre sécurité, assurez-vous d'intégrer quelques exercices légers à votre journée.
De nombreux experts recommandent de simuler vos pauses comme si vous étiez au bureau. Prévoyez plusieurs pauses plus petites, une pause déjeuner plus longue et signez à la fin de vos heures de travail habituelles pour maintenir un horaire productif. Tout cela vous aidera à réduire le risque d’épuisement professionnel et de perte de motivation pour travailler à domicile.
N'oubliez pas de rester en sécurité
La chose la plus importante à faire en ce moment est de rester en sécurité et de réduire le risque d’être infecté par la COVID-19. Continuez à pratiquer l’hygiène, lavez-vous fréquemment et soigneusement les mains et portez un masque lorsque vous sortez pendant une période prolongée.
Si vous ressentez des symptômes associés au coronavirus, n'hésitez pas à appeler votre médecin ou l'hôpital local.
Afin de vous donner une idée du travail à distance, voici quelques conseils que notre équipe utilise.
Comment se déroule le processus d’intégration dans l’entreprise ? Comment aider les nouvelles recrues à s’adapter à la culture d’entreprise ?
« Le processus d'intégration commence par 2 semaines intenses de formation et une immersion complète dans le travail réel. Nous avons trouvé qu'il était préférable de commencer à connaître ses collègues, en les plongeant en profondeur et en demandant à des collègues seniors de leur apporter leur soutien.
Résultat? Les nouveaux arrivants se sentent soutenus et dès le premier jour, ils commencent à établir d’excellentes relations avec les personnes qui les soutiennent.
Concernant la culture d'entreprise, nous avons une vidéo qui explique nos valeurs 360 et le playbook qui les traduit en attentes. Chaque nouveau venu regarde cela avec moi quand il arrive et nous parcourons le manuel de jeu ensemble.
Gardez également à l’esprit que l’intégration commence réellement pendant l’entretien. Dès que je vois une recrue potentielle, je fais le point sur ces choses et je lui montre également le contenu de notre dernière Assemblée Générale d'Entreprise.
Ainsi, au moment où le nouveau venu arrive dans l'entreprise, il a déjà été exposé à tous nos éléments culturels au moins 3 à 4 fois » ~ Julien
Qu’aimez-vous le plus dans le travail à domicile/à distance ?
« Je suis une personne axée sur les résultats, donc la première chose est d'organiser mon emploi du temps pour inclure des choses qui autrement ne seraient pas pratiques. Par exemple, je peux aller à la laverie ou faire mes courses en dehors des heures de pointe. Je suppose que la façon la plus simple de résumer cela est la flexibilité des horaires »~ Aleida
Utilisez-vous des techniques spéciales ou des astuces pour rester concentré lorsque vous travaillez à distance ?
"Hmm, eh bien, cela peut sembler plus facile que faire. Mon travail consiste à travailler directement avec les clients, que ce soit via notre chat en ligne, nos appels téléphoniques, nos e-mails ou en résolvant leurs problèmes à distance. Donc, mon hack de tous les temps est de créer une relation avec les clients lorsque je travaille à distance en leur expliquant ce que je fais et en les tenant informés de l'ensemble du processus. Certains hacks qui pourraient vous être utiles lorsque vous travaillez à distance sur le PC d'un client limitent les applications à l'écran afin que vous puissiez vous concentrer sur le problème. De plus, si le client effectue des téléchargements, vous pouvez lui demander poliment de suspendre les téléchargements afin d'obtenir la bande passante maximale avec laquelle travailler. Dit Joe.