Aide-mémoire de Microsoft Office Word

Peu importe que vous soyez étudiant, enseignant, homme d'affaires ou cadre ; Microsoft Word peut être l’une des applications les plus utiles à installer sur votre ordinateur. En tant que l'une des applications les plus populaires et largement reconnues de la suite Microsoft Office, elle a profité à des millions de personnes et ne cesse de croître.

Microsoft Word est une application la plus utilisée pour ses capacités de publication et de traitement de contenu. Il vous permet d'ajouter de la polyvalence à vos documents pour les rendre plus professionnels, minimiser la marge d'erreur et améliorer votre travail. L'interface conviviale en fait une expérience formidable pour les débutants, les professionnels et tout le reste. Par conséquent, l'utilisation de cette aide-mémoire Microsoft Word vous aidera à maîtriser cette application.

En raison de leur large base d'utilisateurs, les fichiers Word sont devenus couramment utilisés comme format de partage de documents texte. Les fichiers Word sont accessibles ; même si le destinataire ne possède pas Word, il dispose de nombreuses options pour afficher votre fichier à l'aide d'une visionneuse tierce, d'un navigateur Web ou d'un autre traitement de texte.

Plus qu'un simple type de fichier, Word est depuis des années le logiciel de publication incontournable de nombreuses organisations et utilisateurs particuliers. Word a introduit des fonctionnalités innovantes telles que la correction automatique et le Presse-papiers Office, ainsi que l'interface simpliste du ruban qui est souvent imitée par les concurrents.

Que vous rédigiez un essai, imprimiez un dépliant pour un vide-grenier de quartier ou rédigiez une facture pour votre entreprise, Microsoft Word rend la tâche aussi simple que possible. Avec d’excellentes fonctionnalités à votre portée, il n’y a aucune raison d’attendre pour mettre la main sur le produit auquel tant de gens font confiance. Peu importe que vous soyez un débutant en informatique ou un vétéran de Word, nos conseils, astuces et aide-mémoire vous aideront lorsque vous écrivez.

Aller à :

1. Découvrez l'interface du ruban
2. Comment masquer le ruban
3. Menu Fichier, la zone des coulisses
4. Utiliser la fonctionnalité « Dis-moi »
5. Collaboration en temps réel
6. Travailler avec des thèmes pour formater efficacement
7. Lisez confortablement
8. Raccourcis Word utiles que tout le monde devrait connaître

Découvrez l'interface du ruban

Le ruban constitue un élément majeur des applications Office depuis plusieurs années maintenant, car il a été introduit dès Office 2007. Il était destiné à permettre un travail plus rapide plutôt que de naviguer dans des menus à l'ancienne et plusieurs niveaux de sous-menus. Avec le ruban, vous bénéficiez d'une navigation facile avec une interface presque 100 % visuelle qui vous aide à accéder plus rapidement aux outils que vous connaissez et aimez. C'est votre principal et unique moyen de naviguer dans Word, ouvrant la possibilité de formater du texte, d'insérer des éléments, de peaufiner votre document et d'accéder à des fonctionnalités.

Contrairement aux éditions Word précédentes, le ruban des nouvelles versions telles que Word 2016 et Word 2019 présente une conception plus plate pour réduire l'encombrement de votre écran et vous distraire de votre travail. Le design minimaliste donne à Word un look moderne et élégant qui le distingue de ses concurrents.

On sait que la couleur de la signature de Word est le bleu, qui n'a pas changé même dans la dernière version. Cependant, depuis Word 2016, certains onglets ont été légèrement modifiés. Par exemple, tous les noms d’onglets sont désormais en casse au lieu d’être en majuscules. Certains noms d'onglets ont également été modifiés. Par exemple, vous pouvez trouver le contenu de l'onglet Mise en page sous Mise en page.

Chaque commande doit se trouver à peu près au même endroit que dans les versions précédentes de Word. Cela permet aux personnes familiarisées avec les versions précédentes de Word de se familiariser rapidement avec Word 2016 et Word 2019. Vous ne trouvez pas quelque chose ? Utilisez la fonctionnalité « Dites-moi ce que vous voulez faire » de Microsoft. Nous y reviendrons plus tard si vous ne voulez pas aller plus loin.

Comment masquer le ruban

Si nécessaire, vous pouvez masquer le ruban à tout moment en appuyant sur les touches Ctrl + F1 de votre clavier. Pour le faire réapparaître, appuyez sur les deux mêmes touches. Il s'agit d'un raccourci universel parmi les applications Office, nous vous conseillons donc de le mémoriser si vous travaillez également avec des applications telles qu'Excel et PowerPoint.

Il existe plusieurs paramètres et façons de modifier la façon dont le ruban s'affiche par défaut. En haut à droite de votre écran, vous verrez une icône intitulée "Options d'affichage du ruban" qui ouvre un menu déroulant proposant trois options différentes :

• Masquer automatiquement le ruban : cette option masque le ruban lui-même, ainsi que les onglets et les commandes qu'il contient par défaut. Lorsque cette option est sélectionnée, la seule façon de faire apparaître le ruban et son contenu est de cliquer sur la partie supérieure de l'écran Word.
• Afficher les onglets : cette option conserve les onglets du ruban mais masque toutes les commandes en dessous. Vous pouvez afficher les commandes soit en cliquant sur l'un des onglets, en appuyant sur les touches Ctrl + F1 de votre clavier, soit en sélectionnant l'option « Afficher les onglets et les commandes ».
• Afficher les onglets et les commandes : avec cette option, vous pouvez voir le ruban complet avec ses onglets et ses commandes visibles à tout moment.

Menu Fichier, la zone des coulisses

Lorsque vous cliquez sur le menu Fichier dans Word et d'autres applications Office, vous arrivez dans la zone que Microsoft appelle « les coulisses ». Ici, au lieu de voir un onglet avec des commandes alignées, vous obtenez une vue pleine page des informations et différentes fonctionnalités de base pour ouvrir et enregistrer des fichiers, imprimer et autres options de partage.

De plus, vous pouvez utiliser le menu Fichier pour afficher des informations sur votre document actuel. Cela signifie voir l'heure de sa création, sa dernière modification, son propriétaire, ainsi que la taille du fichier et bien plus encore. Vous pouvez également vérifier les problèmes d'accessibilité, ajouter une protection par mot de passe ou, en tant que propriétaire d'un fichier, modifier les autorisations de vos co-éditeurs.

Utilisez la fonctionnalité « Dis-moi »

Bien que Word soit toujours loué pour sa convivialité, il arrive parfois que vous ayez oublié comment faire quelque chose ou que vous ne parveniez tout simplement pas à trouver la commande dont vous avez besoin. Microsoft a ajouté la barre « Dites-moi ce que vous voulez faire » pour aider les utilisateurs à résoudre ce problème.

La fonctionnalité Tell Me est essentiellement une barre de recherche qui analyse votre requête de recherche et affiche les commandes possibles que vous pouvez utiliser pour accomplir quelque chose. Par exemple, si vous tapez « formater mon documentt », la fonctionnalité renverra des outils pertinents tels que Thèmes et Styles. De même, vous pouvez rechercher des commandes spécifiques. Si vous ne savez pas où créer des enveloppes, tapez simplement « enveloppe » et la barre Tell Me affichera l'outil approprié.

C'est sans aucun doute une aide précieuse pour les nouveaux utilisateurs et un gain de temps pour ceux qui sont déjà expérimentés avec Word. Arrêtez d'avoir à parcourir le ruban et commencez à utiliser la recherche pratique Tell Me. Il mémorise même vos requêtes précédentes, accélérant encore davantage l'utilisation de commandes fréquentes.

Collaboration en temps réel

La collaboration en temps réel a été introduite dans Word dans la version 2016. Il permet aux équipes de travailler ensemble sur le même document en même temps. Les changements s'affichent à tous les co-éditeurs au fur et à mesure qu'ils se produisent dans la vie réelle, vous permettant ainsi de collaborer de manière organisée. Chaque personne qui édite actuellement le document a une couleur unique attribuée à son curseur, permettant une identification facile.

Vous avez également la possibilité de communiquer avec les personnes qui modifient votre document. Une fois que vous avez cliqué sur le nom d'une personne qui modifie, vous pouvez commencer à discuter, lui envoyer un e-mail, l'appeler au téléphone ou via Skype. Cela permet un moyen très efficace de communiquer et de travailler ensemble.

• Conseil : Assurez-vous toujours de disposer d'une connexion Internet solide lorsque vous collaborez sur un document avec d'autres personnes. Si votre connexion est faible, il y a de fortes chances que vous rencontriez ce qu’on appelle un décalage. Vous ne verrez pas les modifications immédiatement en temps réel, et vos propres modifications apparaîtront également plus lentement aux autres.

Travailler avec des thèmes pour formater efficacement

Vous en avez assez de formater manuellement les documents à chaque fois que vous les créez ? Vous pouvez simplement utiliser les thèmes inclus dans Word pour transformer rapidement des documents entiers sans entraîner de perte de professionnalisme ni sacrifier l'apparence. Un thème de document est un ensemble prédéfini de choix de formatage comprenant des couleurs, différentes polices pour le titre et le corps du texte, ainsi que des effets de thème pour les lignes et les remplissages.

Les nouvelles versions de Word sont livrées avec de nombreux thèmes installés. Cependant, vous pouvez toujours créer vos propres thèmes, télécharger de nouveaux thèmes ou modifier un thème déjà existant et l'enregistrer sous un thème distinct. Les thèmes sont accessibles depuis l'onglet Conception.

Ajouter un texte d'espace réservé

L'utilisation de texte d'espace réservé est incroyable lorsque vous devez remplir rapidement un document pour afficher la composition ou la conception plutôt que le contenu. Bien que vous puissiez toujours effectuer une recherche en ligne et essayer de trouver du texte d'espace réservé, vous pouvez simplement saisir une commande dans Word et obtenir automatiquement une quantité personnalisée de texte d'espace réservé.

Voici les trois options possibles pour ajouter du texte d'espace réservé dans Word :

• Tapez =rand(1,2) pour le texte d’informations d’aide. Il s’agit de véritables contenus écrits issus des fichiers d’aide de Word, vous permettant de saisir rapidement du texte d’espace réservé en anglais dans votre document.
• Typing =lorem(1,2) génère une partie du texte classique Lorem Ipsum dans votre document. Ceci est utile si vous ne voulez vraiment pas vous concentrer sur le contenu et souhaitez uniquement voir la conception ou la composition future de votre fichier.
• Lorsque vous tapez =rand.old(1,2), vous pouvez obtenir un texte répétitif du célèbre pangramme rapide du renard brun.

Vous pouvez personnaliser la quantité de texte insérée dans votre document en modifiant les chiffres entre parenthèses. Le premier chiffre correspond au nombre de paragraphes souhaités, tandis que le deuxième chiffre est le nombre de phrases générées. Alors pensez-y de cette façon : =lorem(paragraphe,phrase). Si vous tapez =lorem(3,7), vous créerez 3 paragraphes de texte Lorem Ipsum, contenant 7 phrases chacun.

Lisez confortablement

Nous avons tous des moments où nous avons besoin de lire un long document et cela devient difficile à supporter. Vous pouvez utiliser la nouvelle vue de type livre pour voir une perspective différente d'un fichier et améliorer votre expérience de lecture. Parcourez les pages dans un visuel semblable à un livre avec votre doigt sur un appareil tactile, ou avec le pointeur de la souris et la barre de défilement.

Microsoft a également éliminé les distractions et nettoyé le mode lecture de l'encombrement inutile sur votre écran. L'affichage côte à côte facilite la numérisation et la lecture de vos documents, tandis que la barre d'outils disparaît pour donner une impression plus simple, semblable à celle d'un livre, jusqu'à ce que vous ayez besoin de l'utiliser à nouveau.

Raccourcis Word utiles que tout le monde devrait connaître

Pour terminer cette aide-mémoire, nous avons décidé d'inclure certains des raccourcis clavier Word les plus utiles que vous pouvez utiliser pour accélérer votre travail :

FAQ

Pouvez-vous souligner deux fois dans Word ?

Oui. Mettez en surbrillance le texte à souligner deux fois et appuyez sur Ctrl + Maj + D.Pour annuler l'action, utilisez à nouveau le raccourci. Facile !

Comment souligner dans Word sans texte ?

Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez souligner. Ensuite, appuyez sur Ctrl + Maj + Barre d'espace. Vous pouvez répéter ce processus pour chaque espace vide que vous souhaitez insérer dans votre document.

Comment puis-je me débarrasser du double soulignement dans Word ?

Appuyez Ctrl + Maj + D pour supprimer le double soulignement dans Word. 

Vous aimerez peut-être aussi :

 Comment créer des colonnes dans Microsoft Word

> Comment débloquer Word sur Mac sans perdre votre travail

> Comment créer un retrait suspendu dans Microsoft Word