Avec autant de distractions qui apparaissent pendant votre journée de travail, il n'est pas difficile de perdre sa concentration. Nous vous proposons 4 conseils clés pour vous aider à éviter de perdre un temps précieux sur des tâches inutiles.
Les personnes organisées sont bien plus performantes que celles qui laissent les choses en désordre et sans surveillance. Imaginez le scénario suivant : vous recherchez un fichier important, mais vos dossiers sont partout, vous faisant perdre des minutes. Vous pouvez éviter de telles situations en suivant simplement nos conseils.
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1. Gérer vos notifications, messages et e-mails
2. Créer un système de dénomination de fichiers
4. Désencombrez votre lieu de travail
Conseils pour vous aider à rester organisé
Voyons comment vous pouvez devenir plus organisé et augmenter votre productivité par la même occasion.
1. Gérer vos notifications, messages et e-mails
Laisser votre boîte de réception encombrée est l'une des plus grosses erreurs que vous puissiez commettre en tant que travailleur. Que vous communiquiez avec vos collègues via des messages directs ou des e-mails, assurez-vous que vos notifications entrantes sont toujours traitées en temps opportun.
Chaque fois que vous recevez un message, essayez d'y répondre dès que possible. De nombreuses personnes ont tendance à se laisser distraire et à oublier de répondre ou même de lire un message. Cela peut être une grave erreur lorsque vous avez des questions, des rendez-vous ou des données importantes à votre disposition.
Laisser les messages s’accumuler n’est pas non plus la solution. Plus vous laissez vos e-mails et messages sans surveillance longtemps, plus il vous sera difficile de saisir une réponse. Au fil du temps, vous vous sentirez coupable et devrez trouver une excuse pour ne pas répondre. Évitez cela en restant toujours au courant de vos e-mails et messages entrants pour désencombrer votre boîte de réception.
De nombreuses applications de messagerie vous permettent également de configurer différentes boîtes de réception. Profitez-en pour créer des dossiers et trier les messages manuellement ou même automatiquement. Nous vous conseillons également de supprimer fréquemment les messages de spam et de vous assurer que vous n'êtes pas abonné à des newsletters inutiles sur vos e-mails professionnels.
2. Créer un système de dénomination de fichiers
Laisser vos fichiers en désordre est un énorme inconvénient lorsqu'il s'agit de travailler. Il n’est pas surprenant que sans un système de dénomination et d’organisation approprié, vous ayez du mal à localiser les fichiers et documents clés nécessaires à votre travail.
Un désordre dans vos dossiers peut également vous amener à mélanger deux ou plusieurs versions d'un projet. Par exemple, si vous avez rédigé un long rapport mais que vous avez fini par apporter des révisions, vous pouvez mélanger le fichier original et le fichier modifié sans noms propres.
Par exemple, j'étiquete mes brouillons d'articles comme « Organisation_V1.» En utilisant ce système, je nommerais mon deuxième brouillon « Organization_V2.» Une fois que toutes les personnes impliquées dans le projet sont satisfaites du fichier, je le nommerais « Organisation_FINAL ».« Bien sûr, vous n’êtes pas obligé d’utiliser exactement le même système que n’importe qui d’autre – la seule chose qui compte est que vous restiez cohérent dans la façon dont vous nommez vos fichiers.
Ne négligez pas non plus les dossiers ! Assurez-vous de toujours créer de nombreux sous-dossiers selon vos besoins. Ceux-ci vous permettent de rester plus facilement organisé et de trier diverses ressources pour éviter l'encombrement.
3. Avoir un planning efficace
Planifier votre journée est l'un des meilleurs moyens d'augmenter votre productivité et votre organisation. Savoir ce que vous devez faire et ce que vous voulez faire vous motivera à faire avancer les choses avant qu’il ne soit trop tard.
Ceci est un extrait d'un article précédent publié sur le site Web. Si vous avez besoin de plus de conseils, nous vous recommandons vivement de consulter notre article « Comment planifier efficacement votre journée ».
Même si vous n'avez jamais planifié votre projet auparavant, il n'est pas trop tard pour commencer. Prenez un stylo et un cahier, ou utilisez n'importe quelle application de notes virtuelles, et préparez-vous à mettre de l'ordre dans votre vie ! Ne laissez pas vos semaines vous échapper en planifiant toujours à l’avance.
Chaque fois que vous planifiez votre journée, veillez à tracer une ligne claire entre le travail et les tâches liées à la vie. Cela permettra à votre esprit de se détendre en dehors de votre environnement de travail et d’avoir une vision claire de vos objectifs. Ne mélangez jamais les tâches que vous devez effectuer en dehors de votre travail.
Je trouve que diviser mes tâches principales en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer aide à résoudre ce problème. Les tâches plus petites semblent immédiatement moins fastidieuses et vous vous asseyez pour accomplir les choses avec une attitude plus motivée.
4. Désencombrez votre lieu de travail
L'état de votre espace de travail réel est tout aussi important que celui de votre espace de travail virtuel. Se débarrasser des spams et organiser vos fichiers pourrait ne pas suffire si votre espace de travail est distrayant et désordonné.
De nombreuses personnes estiment qu'éliminer toutes les distractions, telles que leur téléphone portable, leur télévision et leur radio, et même se débarrasser temporairement de l'entreprise, augmentera leur productivité. Assurez-vous de n'avoir que les éléments dont vous pourriez avoir besoin sur votre bureau : des notes autocollantes, votre cahier, vos stylos et votre ordinateur portable ou PC.
Travailler dans un endroit isolé est également utile. Assurez-vous que vous n’entendez pas de bruits, de conversations ou d’appareils électroniques gênants. Si possible, créez un environnement de travail dans lequel vous pouvez consacrer toute la pièce à autre chose qu'au travail. Cela aidera votre esprit à associer le lieu à la productivité et à faire avancer les choses.
Réflexions finales
Nous sommes heureux que vous ayez lu cet article jusqu'ici :) Merci :)
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