Met de exponentiële verspreiding van COVID-19 (ook wel bekend als coronavirus) hebben de meeste bedrijven ervoor gekozen dat hun werknemers op afstand werken. Dit is een van de meest effectieve manieren om het risico op infectie door contact met mensen te verminderen. Werken op afstand brengt echter zijn eigen uitdagingen met zich mee.
Als dit de eerste keer is thuiswerken, wordt van je verwacht dat je de dienst optimaal levert. Niettemin kan dit zonder de juiste kennis en voorbereiding gemakkelijk een uitdaging worden en uw werkleven negatief beïnvloeden. Omdat er geen definitief antwoord is op de vraag hoe lang deze zelfquarantaine zou moeten duren, kun je met het leren van nuttige technieken en tips je op de lange termijn ver komen.
Dit artikel laat u kennismaken met veelvoorkomende problemen en beantwoordt veelgestelde vragen over werken op afstand. Zelfs als je dit al eerder hebt gedaan, raden we je aan dit stuk eens te lezen. Je kunt nooit de fout in gaan als je op zoek gaat naar nieuwe manieren om je productiviteit te verbeteren.
De grootste uitdaging: isolatie en communicatie
Een van de grootste uitdagingen waarmee u te maken krijgt als u op afstand werkt, is het gebrek aan directe communicatie met uw team, collega's en managers. Omdat je niet langer zomaar naar hun bureau kunt lopen of ze naar het jouwe kunt bellen, moet je alternatieve manieren vinden om ze online te bereiken.
Om u te helpen dit obstakel te overwinnen en relaties met collega's te onderhouden, moet u ervoor zorgen dat u allemaal communicatiemiddelen gebruikt. Er zijn talloze websites en applicaties waarmee teams kunnen samenwerken, zelfs als de afstand tussen de leden honderden kilometers bedraagt.
Hier zijn enkele van onze topkeuzes voor applicaties, websites en services die een efficiënte workflow en geweldige communicatie voor uw team garanderen.
Praten en online conferenties
Er zijn tientallen applicaties die u de mogelijkheid bieden om met uw collega's te communiceren, maar voor een professionele omgeving heeft u professionele oplossingen nodig. Onze topkeuzes in deze categorie zijn Skype en Discord.
Microsoft Skype behoeft geen introductie. Het staat bekend als een uiterst betrouwbaar hulpmiddel voor bedrijven om de communicatie te verbeteren en zelfs online conferenties te houden. Met de mogelijkheid om in groepen te chatten, privé privéberichten te verzenden, uw computerscherm te delen en zelfs te videobellen, heeft het alles wat u nodig heeft om succesvol met uw collega's te communiceren.
Skype kan gratis worden gedownload op alle platforms, inclusief mobiel. Voor meer gevorderde gebruikers biedt de Skype voor Bedrijven-tak u nog meer functies en minder beperkingen, die beschikbaar zijn via Office 365.
Aan de andere kant is Discord een vrij nieuwe toepassing in de zakenwereld. Discord veroverde de harten van jongere gebruikers en begon als alternatieve software ter vervanging van zowel Skype als TeamSpeak. Het richt zich vooral op georganiseerde communicatie, zowel individueel, in groepen als op zogenaamde servers.
Het opzetten van uw eigen Discord-server is uiterst eenvoudig en het uitnodigen van uw collega's kost niet meer dan twee klikken. Richt verschillende ruimtes in voor onderwerpen, creëer spraakoproepkanalen, deel rollen en machtigingen uit, deel bestanden, livestream uw computer en profiteer zelfs van automatisering via bots.
Discord kan gratis worden gedownload en is toegankelijk via je webbrowser op www.discordapp.com. Vanaf 12/03 hebben de ontwikkelaars in het kader van COVID-19 de gebruikerslimiet van Livestream-ruimtes tijdelijk verhoogd van 10 naar 50, waardoor het voor grote groepen gemakkelijker wordt om samen te werken.
Lees: Discord loopt vast en kan niet worden geopend op Windows? Hier leest u hoe u dit kunt oplossen
Plannen en organiseren
Samenwerken en op de hoogte blijven van waar uw collega's mee bezig zijn, kan een project voor elk lid van uw organisatie of groep maken of breken. Zonder de noodzakelijke tools om informatie te verzenden en te ontvangen, loopt elke telewerker het risico achterop te raken.
Gelukkig zijn er talloze opties beschikbaar voor mensen die uitgebreide en interactieve borden willen samenstellen, werkupdates willen delen en de volgende stap in een project willen coördineren. Onze topkeuzes voor deze categorie zijn Slack en Trello.
Beide services zijn webgebaseerd en bieden een gratis proefperiode en premiumabonnementen voor meer toegewijde gebruikers.
Bestanden delen
Hoewel je kleine bestanden zoals afbeeldingen kunt delen via de bovengenoemde applicaties, zorgen grotere dingen er meestal voor dat je tegen obstakels aanloopt. Om dit te voorkomen, raden we je aan wat tijd te investeren in Google Drive en Dropbox .
Beide services zijn gratis te gebruiken totdat een bepaalde hoeveelheid opslagruimte is gevuld. U kunt dan een nieuw account aanmaken of meer ruimte kopen. Wat hen tot onze keuze maakt, is de moeiteloze synchronisatie tussen apparaten en gebruikers met cloudgebaseerde oplossingen. Absoluut een aanrader.
Een gestructureerd schema opstellen
Als u het grootste deel van uw tijd alleen doorbrengt, moet u een gezond en gestructureerd schema aanhouden. Veel mensen falen hier helemaal aan het begin van. Je zou kunnen denken dat het oké is om de hele dag in je comfortabele pyjama te blijven, een laptop mee naar bed te nemen en te ontspannen tijdens het werken. De meeste deskundigen denken daar anders over.
Hoewel het in eerste instantie zeker aantrekkelijk klinkt, zal het volgen van een ongeorganiseerd schema hoogstwaarschijnlijk invloed hebben op je prestaties. Daarom raden wij u aan om elke ochtend op te staan alsof u naar kantoor gaat. Pak een ontbijt, neem een douche en kleed je aan voordat je achter je bureau gaat zitten en aan het werk gaat. Het wordt afgeraden om in dezelfde ruimte te werken als waar u uitrust, dus uw bed is een nee-nee.
Als je in een omgeving werkt waar veel videogesprekken plaatsvinden, is het een voordeel om ook werkkleding aan te hebben. Accepteer inkomende oproepen zonder te aarzelen of 5 minuten extra te vragen om je om te kleden en er representatief uit te zien.
Tijd beheren en omgaan met burn-out
Als je thuis werkt, kun je gemakkelijk de tijd vergeten en deze uit het oog verliezen. Hoewel dit in eerste instantie misschien een voordeel lijkt, leidt het niet tot een goed resultaat als je blijft vergeten te eten, jezelf isoleert van je dierbaren of de hele dag stil blijft zitten.
Vergeet niet om gadgets zoals alarmen en meldingen te gebruiken om op te staan van de computer, uw werk even opzij te leggen en uzelf op te frissen. Hoewel een rustige wandeling niet noodzakelijkerwijs de beste optie is nu COVID-19 uw veiligheid nog steeds bedreigt, moet u ervoor zorgen dat u wat lichte lichaamsbeweging in uw dag opneemt.
Veel experts raden aan uw pauzes te simuleren alsof u op kantoor bent. Neem meerdere kleinere pauzes, een langere lunchpauze en meld u af wanneer uw gebruikelijke werkuren eindigen om een productief schema te behouden. Dit alles zal je helpen het risico op een burn-out te verminderen en de motivatie om thuis te werken te verliezen.
Vergeet niet om veilig te blijven
Het belangrijkste wat u op dit moment moet doen, is veilig blijven en het risico op besmetting met COVID-19 verkleinen. Blijf hygiëne beoefenen, was regelmatig en grondig uw handen en draag een masker als u langere tijd naar buiten gaat.
Als u het gevoel heeft dat u symptomen heeft die verband houden met het coronavirus, aarzel dan niet om uw plaatselijke arts of ziekenhuis te bellen.
Om u een idee te geven van werken op afstand, volgen hier enkele tips die ons team gebruikt.
Hoe ziet het onboardingproces van het bedrijf eruit? Hoe helpt u nieuwe medewerkers vertrouwd te raken met de bedrijfscultuur?
“Het onboardingproces begint met 2 intensieve weken training en volledige onderdompeling in het daadwerkelijke werk. Wij hebben ontdekt dat het de beste manier is om je collega’s te leren kennen, door mensen er diep in te verdiepen en senior collega’s te vragen om ondersteuning.
Resultaat? Nieuwe deelnemers voelen zich gesteund en vanaf dag 1 beginnen ze geweldige verbindingen te maken met mensen die hen ondersteunen.
Wat de bedrijfscultuur betreft, hebben we een video waarin onze 360-waarden worden uitgelegd en het draaiboek dat deze vertaalt naar de verwachtingen. Elke nieuwe schrijnwerker kijkt hier samen met mij naar als ze komen en we nemen samen het draaiboek door.
Houd er ook rekening mee: de onboarding begint feitelijk tijdens het sollicitatiegesprek. Zodra ik een potentiële rekruut zie, doorloop ik deze dingen en laat ik hem ook de inhoud van onze laatste Algemene Vergadering van het bedrijf zien.
Dus tegen de tijd dat de nieuwe medewerker bij het bedrijf komt, is hij al minstens drie tot vier keer blootgesteld aan al onze culturele bouwstenen” ~ Julien
Wat vind je het leukste aan thuis/op afstand werken?
"Ik ben een resultaatgericht persoon, dus het eerste wat ik moet doen is mijn planning zo inrichten dat er dingen in staan die anders ongemakkelijk zouden zijn. Ik kan bijvoorbeeld buiten de spitsuren naar de wasserette gaan of boodschappen doen. Ik denk dat de eenvoudigste manier om dit samen te vatten de flexibiliteit van de schema's is”~ Aleida
Gebruikt u speciale technieken of lifehacks om gefocust te blijven wanneer u op afstand werkt?
“Hmm, het lijkt misschien makkelijker dan gedaan. Mijn werk houdt in dat ik rechtstreeks met klanten werk, hetzij via onze online chat, telefoontjes, e-mails of het op afstand oplossen van hun problemen. Dus mijn all-time hack is het creëren van een band met klanten wanneer ik op afstand werk, door uit te leggen wat ik doe en hen op de hoogte te houden van het hele proces. Sommige hacks die nuttig voor u kunnen zijn wanneer u op afstand op de pc van een klant werkt, beperken de apps op het scherm zodat u zich op het probleem kunt concentreren. Bovendien, als de klant enkele downloads heeft, kunt u hem of haar beleefd verzoeken de downloads te pauzeren om de maximale bandbreedte te krijgen om mee te werken.zei Jo.