Met zoveel afleidingen tijdens je werkdag, is het niet moeilijk om de focus te verliezen. We hebben vier belangrijke tips om u te helpen voorkomen dat u kostbare tijd verspilt aan onnodige taken.
Georganiseerde mensen presteren veel beter dan degenen die de boel rommelig en onbeheerd achterlaten. Stelt u zich het volgende scenario eens voor: u zoekt naar een belangrijk bestand, maar uw mappen bevinden zich overal, waardoor u minuten verspilt. U kunt dit soort situaties vermijden door simpelweg onze tips te volgen.
Ga naar
1. Beheer uw meldingen, berichten en e-mails
2. Maak een bestandsnaamsysteem
3. Zorg voor een efficiënte planning
Tips om u te helpen georganiseerd te blijven
Laten we eens kijken hoe u beter georganiseerd kunt worden en daarbij uw productiviteit kunt verhogen.
1. Beheer uw meldingen, berichten en e-mails
Je inbox rommelig laten worden is een van de grootste fouten die je als werkend persoon kunt maken. Of u nu met uw collega's communiceert via directe berichten of e-mails, zorg ervoor dat uw inkomende meldingen altijd tijdig worden afgehandeld.
Als je een bericht ontvangt, probeer dan zo snel mogelijk te antwoorden. Veel mensen raken vaak afgeleid en vergeten een bericht te beantwoorden of zelfs te lezen. Dit kan een grote fout zijn als er belangrijke vragen, afspraken of gegevens op je afkomen.
Het opstapelen van berichten is ook niet de oplossing. Hoe langer u e-mails en berichten onbeheerd achterlaat, hoe moeilijker het wordt om een antwoord te typen. Naarmate de tijd verstrijkt, zul je je schuldig voelen en een excuus moeten verzinnen om niet te reageren. Vermijd dit door altijd op de hoogte te blijven van uw inkomende e-mails en berichten om uw inbox overzichtelijk te houden.
Bij veel e-mailtoepassingen kunt u ook verschillende inboxen instellen. Profiteer hiervan door mappen aan te maken en berichten handmatig of zelfs automatisch te sorteren. We raden u ook aan om regelmatig spamberichten te verwijderen en ervoor te zorgen dat u niet bent geabonneerd op onnodige nieuwsbrieven in uw zakelijke e-mails.
2. Maak een bestandsnaamsysteem
Je bestanden in de war achterlaten is een groot nadeel als het om werken gaat. Het mag geen verrassing zijn dat u zonder een goed naamgevings- en organisatiesysteem moeite zult hebben om de belangrijkste bestanden en documenten te vinden die u nodig heeft voor uw werk.
Als u rommel maakt in uw mappen, kan dit er ook voor zorgen dat u twee of meer versies van een project door elkaar haalt. Als u bijvoorbeeld een lang rapport hebt getypt maar uiteindelijk revisies hebt aangebracht, kunt u het originele en het bewerkte bestand zonder eigennaam door elkaar halen.
Ik label mijn artikelconcepten bijvoorbeeld als 'Organisatie_V1.Met dit systeem zou ik mijn tweede concept 'Organisatie_V2.' noemen.' Zodra alle mensen die bij het project betrokken zijn tevreden zijn met het bestand, zou ik het 'Organisatie_FINAL.' noemen.Natuurlijk hoef je niet exact hetzelfde systeem te gebruiken als ieder ander; het enige dat telt is dat je consistent blijft met de naamgeving van je bestanden.
Verwaarloos mappen ook niet! Zorg ervoor dat u altijd voldoende submappen maakt als dat nodig is. Deze maken het gemakkelijker voor u om georganiseerd te blijven en verschillende bronnen te sorteren om rommel te voorkomen.
3. Zorg voor een efficiënte planning
Het plannen van uw dag is een van de beste manieren om uw productiviteit en organisatie te verhogen. Weten wat u moet doen en wat u wilt doen, zal u motiveren om dingen gedaan te krijgen voordat het te laat is.
Dit is een fragment uit een eerder artikel dat op de website is gepubliceerd. Als u meer begeleiding nodig heeft, raden we u ten zeerste aan ons artikel 'Hoe u uw dag effectief kunt plannen' te lezen.
Zelfs als je nog nooit eerder plannen hebt gemaakt, is het nog niet te laat om te beginnen. Pak een pen en een notitieboekje, of gebruik een virtuele notitietoepassing, en bereid je voor om orde in je leven te brengen! Laat uw weken niet van u afglijden door altijd vooruit te plannen.
Wanneer u uw dag plant, zorg er dan voor dat u een duidelijke grens trekt tussen werk- en levensgerelateerde taken. Hierdoor kan uw geest ontspannen buiten uw werkomgeving en krijgt u uw doelen duidelijk in beeld. Combineer nooit taken die u buiten uw werk moet doen.
Ik merk dat het opdelen van mijn hoofdtaken in kleinere, beter beheersbare subtaken helpt bij dit probleem. Kleinere taken zien er meteen minder belastend uit en je gaat met een meer gemotiveerde houding aan de slag om dingen gedaan te krijgen.
4. Ruim uw werkplek op
De staat van uw daadwerkelijke werkruimte is net zo belangrijk als uw virtuele. Het verwijderen van spam-e-mails en het ordenen van uw bestanden is misschien niet voldoende als uw werkruimte afleidend en rommelig is.
Veel mensen zijn van mening dat het elimineren van alle afleidingen, zoals hun mobiele telefoon, tv en radio, en zelfs het tijdelijk wegdoen van het bedrijf, hun productiviteit zal verhogen. Zorg ervoor dat u alleen de dingen op uw bureau heeft die u nodig heeft: plakbriefjes, uw notitieboekje, pennen en uw notitieboekje of pc.
Werken op een afgelegen plek helpt ook. Zorg ervoor dat u geen afleidende geluiden, gesprekken of elektronica kunt horen. Creëer indien mogelijk een werkomgeving waarin u de hele ruimte aan niets anders dan werk kunt besteden. Dit zal je geest helpen de plek te associëren met productiviteit en dingen gedaan krijgen.
Laatste gedachten
We zijn blij dat je dit artikel tot hier hebt gelezen :) Bedankt :)
Ga terug naar SoftwareKeep voor meer leuke en informatieve artikelen die allemaal te maken hebben met productiviteit en moderne technologie! Overweeg u te abonneren op onze nieuwsbrief voor regelmatige tutorials, nieuwsartikelen en handleidingen om u te helpen in uw dagelijkse technische leven.
Deel dit artikel met je vrienden of online. Iemand anders kan het ook leuk vinden om te lezen en er profijt van te hebben.
Meld u aan voor onze e-mailnieuwsbrief en word lid van onze lijst met mensen die onze artikelen als eerste ontvangen, onmiddellijk nadat ze zijn gepubliceerd. Bovendien delen we kortingen, promoties, updates en meer via e-mail, en u zult geluk hebben dat u op de lijst staat.
Verder lezen
> Hoe slaap uw werkdag beïnvloedt
> 3 beveiligingsapps waarvan u niet wist dat u ze nodig had
> Tips om uw productiviteit te verhogen op het werk
> Op afstand werken: tips en suggesties voor beginners
> 7 stappen om productiever te worden terwijl u thuis werkt