Bei so vielen Ablenkungen während Ihres Arbeitstages ist es nicht schwer, den Fokus zu verlieren. Wir haben 4 wichtige Tipps, die Ihnen helfen, keine wertvolle Zeit mit unnötigen Aufgaben zu verschwenden.
Organisierte Menschen leisten viel mehr als diejenigen, die die Dinge unordentlich und unbeaufsichtigt lassen. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie suchen nach einer wichtigen Datei, aber Ihre Ordner sind überall verstreut, sodass Sie Minuten verschwenden. Sie können solche Situationen vermeiden, indem Sie einfach unsere Tipps befolgen.
Springe zu
1. Verwalten Sie Ihre Benachrichtigungen, Nachrichten und E-Mails
2. Erstellen Sie ein Dateibenennungssystem
3. Sorgen Sie für einen effizienten Zeitplan
4. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf
Tipps, die Ihnen helfen, organisiert zu bleiben
Sehen wir uns an, wie Sie besser organisiert werden und dabei Ihre Produktivität steigern können.
1. Verwalten Sie Ihre Benachrichtigungen, Nachrichten und E-Mails
Es ist einer der größten Fehler, den Sie als Berufstätiger machen können, wenn Ihr Posteingang unübersichtlich wird. Unabhängig davon, ob Sie mit Ihren Kollegen über Direktnachrichten oder E-Mails kommunizieren, stellen Sie sicher, dass Ihre eingehenden Benachrichtigungen immer rechtzeitig bearbeitet werden.
Wenn Sie eine Nachricht erhalten, versuchen Sie, so schnell wie möglich zu antworten. Viele Menschen neigen dazu, abgelenkt zu sein und zu vergessen, auf eine Nachricht zu antworten oder sie sogar zu lesen. Dies kann ein großer Fehler sein, wenn wichtige Fragen, Termine oder Daten auf Sie zukommen.
Es ist auch keine Lösung, Nachrichten stapeln zu lassen. Je länger Sie E-Mails und Nachrichten unbeaufsichtigt lassen, desto schwieriger wird es, eine Antwort zu verfassen. Mit der Zeit werden Sie sich schuldig fühlen und müssen sich eine Ausrede einfallen lassen, warum Sie nicht antworten. Vermeiden Sie dies, indem Sie immer den Überblick über Ihre eingehenden E-Mails und Nachrichten behalten, um Ihren Posteingang aufzuräumen.
Viele E-Mail-Anwendungen ermöglichen Ihnen auch die Einrichtung verschiedener Posteingänge. Nutzen Sie dies, um Ordner zu erstellen und Nachrichten manuell oder sogar automatisch zu sortieren. Wir empfehlen Ihnen außerdem, Spam-Nachrichten regelmäßig zu löschen und sicherzustellen, dass Sie in Ihren geschäftlichen E-Mails keine unnötigen Newsletter abonniert haben.
2. Erstellen Sie ein Dateibenennungssystem
Wenn Sie Ihre Dateien unordentlich hinterlassen, ist dies ein großer Nachteil, wenn es um die Arbeit geht. Es sollte nicht überraschen, dass es Ihnen ohne ein ordnungsgemäßes Benennungs- und Organisationssystem schwerfällt, wichtige Dateien und Dokumente zu finden, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.
Ein Durcheinander in Ihren Ordnern kann auch dazu führen, dass Sie zwei oder mehr Versionen eines Projekts verwechseln. Wenn Sie beispielsweise einen langen Bericht geschrieben und am Ende Überarbeitungen vorgenommen haben, kann es sein, dass Sie das Original und die bearbeitete Datei ohne richtige Namen verwechseln.
Zum Beispiel beschrifte ich meine Artikelentwürfe mit „Organisation_V1.„Mit diesem System würde ich meinen zweiten Entwurf „Organization_V2“ nennen.„Sobald alle am Projekt beteiligten Personen mit der Datei zufrieden sind, würde ich sie „Organisation_FINAL“ nennen.„Natürlich müssen Sie nicht genau dasselbe System verwenden wie alle anderen – das Einzige, was zählt, ist, dass Sie bei der Benennung Ihrer Dateien konsistent bleiben.
Vernachlässigen Sie auch Ordner nicht! Stellen Sie sicher, dass Sie bei Bedarf immer zahlreiche Unterordner erstellen. Dadurch fällt es Ihnen leichter, organisiert zu bleiben und verschiedene Ressourcen zu sortieren, um Unordnung zu vermeiden.
3. Haben Sie einen effizienten Zeitplan
Die Planung Ihres Tages ist eine der besten Möglichkeiten, Ihre Produktivität und Ihre Organisation zu steigern. Wenn Sie wissen, was Sie tun müssen und was Sie tun möchten, werden Sie motiviert, Dinge zu erledigen, bevor es zu spät ist.
Dies ist ein Ausschnitt aus einem früheren Artikel, der auf der Website veröffentlicht wurde. Wenn Sie weitere Anleitung benötigen, empfehlen wir Ihnen dringend, unseren Artikel „So planen Sie Ihren Tag effektiv“ zu lesen.
Auch wenn Sie noch nie etwas geplant haben, ist es noch nicht zu spät, damit anzufangen. Schnappen Sie sich einen Stift und ein Notizbuch oder nutzen Sie eine beliebige virtuelle Notizanwendung und machen Sie sich bereit, Ordnung in Ihr Leben zu bringen! Lassen Sie sich die Wochen nicht entgehen, indem Sie immer im Voraus planen.
Achten Sie bei der Planung Ihres Tages darauf, eine klare Grenze zwischen beruflichen und lebensbezogenen Aufgaben zu ziehen. Dies ermöglicht es Ihrem Geist, sich außerhalb Ihrer Arbeitsumgebung zu entspannen und Ihre Ziele klar vor Augen zu haben. Mischen Sie niemals Aufgaben, die Sie außerhalb Ihres Jobs erledigen müssen.
Ich finde, dass die Aufteilung meiner Hauptaufgaben in kleinere, besser überschaubare Unteraufgaben bei diesem Problem hilfreich ist. Kleinere Aufgaben wirken sofort weniger belastend und Sie können sich motivierter an die Arbeit machen.
4. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf
Der Zustand Ihres tatsächlichen Arbeitsplatzes ist genauso wichtig wie Ihr virtueller. Wenn Ihr Arbeitsplatz ablenkend und unordentlich ist, reicht es möglicherweise nicht aus, Spam-E-Mails zu entfernen und Ihre Dateien zu organisieren.
Viele Menschen sind der Meinung, dass die Eliminierung aller Ablenkungen wie Mobiltelefon, Fernseher und Radio und sogar die vorübergehende Trennung vom Unternehmen ihre Produktivität steigern. Stellen Sie sicher, dass Sie nur Dinge auf Ihrem Schreibtisch haben, die Sie brauchen könnten – Haftnotizen, Ihr Notizbuch, Stifte und Ihr Notebook oder Ihren PC.
Es hilft auch, an einem abgelegenen Ort zu arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie keine störenden Geräusche, Gespräche oder elektronische Geräte hören können. Schaffen Sie nach Möglichkeit eine Arbeitsumgebung, in der Sie den gesamten Raum ausschließlich der Arbeit widmen können. Dies wird Ihrem Geist helfen, den Ort mit Produktivität und der Erledigung von Dingen zu assoziieren.
Abschließende Gedanken
Wir freuen uns, dass Sie diesen Artikel bis hierher gelesen haben :) Vielen Dank :)
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Weiterführende Literatur
> Wie sich Schlaf auf Ihren Arbeitstag auswirkt
> 3 Sicherheits-Apps, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie brauchen
> Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität bei der Arbeit
> Remote-Arbeiten: Tipps und Vorschläge für Einsteiger
> 7 Schritte, um bei der Arbeit von zu Hause aus produktiver zu werden