Die Fortschritte bei IT-Lösungen für Unternehmen haben zu erheblichen Effizienzsteigerungen in Unternehmen auf der ganzen Welt geführt und ihnen gleichzeitig einen unbestreitbaren Wettbewerbsvorteil verschafft.
Gleichzeitig geht die zunehmende Digitalisierung von Systemen und Prozessen jedoch mit immer höheren Kosten einher, die die Margen belasten, bevor sie irgendwann den Punkt erreichen, an dem sie sich nicht mehr lohnen.
Dies wird durch die Verlagerung hin zu einem Software-as-a-Service- und abonnementbasierten Preismodell noch verschärft, was bedeutet, dass Unternehmen die Tools, die sie kaufen, nicht besitzen und ihnen auch Kosten für deren Nutzung entstehen auf monatlicher oder jährlicher Basis.
All dies erfordert eine IT-Kostenoptimierungsstrategie für große und kleine Unternehmen, um sicherzustellen, dass die Kosten nicht unkontrolliert steigen und alle IT-Ausgaben einen Mehrwert bieten. Dieser Artikel enthält einige Tipps und Best Practices für die effektive Durchführung.
1. Führen Sie ein umfassendes IT-Audit durch
Jede Kostenoptimierungsinitiative beginnt mit einem klaren Verständnis des jeweiligen Themas und seiner verschiedenen Faktoren. Im Falle der technischen Infrastruktur einer Organisation wird empfohlen, mit einem umfassenden IT-Audit zu beginnen.
Dazu gehört die Bewertung der Hardware, Softwarelizenzen und der Wartungskosten sowie die Identifizierung nicht ausgelasteter oder redundanter Ressourcen, um die bestmögliche Steuerung zu ermöglichen Kostenoptimierungsprozess.
Solche Prüfungen sollten vorzugsweise von einem erfahrenen IT-Experten oder einer externen Agentur durchgeführt werden, um eine unvoreingenommene und objektive Berichterstattung über relevante Fakten und Erkenntnisse zu gewährleisten.
Es ist erwähnenswert, dass es bei der IT-Kostenoptimierung oft um mehr geht als nur um die Preise verschiedener Anwendungen und um Fragen wie Wie viel kostet Schulung? Oder wie die Lernkurve aussieht, ist gültig und sollte Teil der umfassenderen Gleichung sein.
2. Softwarelizenzen optimieren
Nach einer gründlichen Prüfung sollte ein Unternehmen über eine klare Übersicht über seine umfassendere IT-Infrastruktur verfügen, einschließlich der wichtigsten Kostentreiber. Für die meisten Unternehmen sind Softwarelizenzen und -schlüssel in dieser Hinsicht wahrscheinlich wegweisend und somit der richtige Ausgangspunkt für den Optimierungsprozess.
Der Prüfbericht sollte eine Reihe von Erkenntnissen über Auslastungsraten, Leerlaufzeiten und mehr im Zusammenhang mit jeder Softwarelizenz liefern, die Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzeigen können, entweder durch den Verzicht auf bestimmte Lizenzen oder durch die Verschiebung des Erwerbs zusätzlicher Lizenzen Lizenzen.
Dies kann auch die Suche nach alternativen Lösungen zu einem günstigeren Preis oder nach Lösungen anregen, die vollständig Open Source und damit kostenlos sind. Alles in allem ist dies ein Bereich, der bei richtiger Umsetzung zu erheblichen Kosteneinsparungen für Unternehmen führen kann.
3. Zentralisieren Sie die IT-Beschaffung
Die Vorteile der Konsolidierung der Kaufkraft scheinen in fast allen Bereichen ziemlich offensichtlich zu sein, und im Fall von IT-Produkten und -Lösungen hilft sie Unternehmen vor allem dabei, besser mit Anbietern und Vertriebsteams zu verhandeln, unterstützt durch höhere Bestellmengen und Kaufkraft .
Darüber hinaus kann ein zentralisiertes Team , das für die Beschaffung zuständig ist, verschiedene Arbeitsabläufe einrichten, um sicherzustellen, dass das Geld des Unternehmens optimal eingesetzt wird. Dadurch wird die Duplizierung weiter reduziert, was zu einer unmöglichen Standardisierung und Skaleneffekten führt, da einzelne Teams sich selbstständig machen.
Es lässt sich nicht leugnen, dass eine zentralisierte Beschaffung neben vielen anderen Vorteilen auch Zeit und Geld spart, aber auch Nachteile mit sich bringt.
Der Hauptgrund ist, dass es eher einer zentralisierten Planung ähnelt als einem freien Markt, auf dem einzelne Teams und ihre Manager die Tools auswählen, die ihren Anforderungen am besten entsprechen. Streng genommen aus Kostensicht funktioniert jedoch die Zentralisierung am besten.
4. Praktizieren Sie effektives IT-Asset-Management
Da die IT in den letzten Jahren eine immer wichtigere Rolle in Unternehmen spielte und einen erheblichen Teil der Kosten ausmachte, ist seitdem ein neuer Wissensschatz entstanden, der darauf abzielt, IT-Ressourcen effektiv zu verwalten mit ITAM-Software und den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.
In dieser Hinsicht gibt es viele bewährte Best Practices, genug, um ein ganzes Lehrbuch abzudecken.
Im Rahmen dieses Artikels belassen wir es lediglich bei der Pflege eines aktuellen Inventars aller Software- und Hardware-Assets, der Verfolgung ihrer Lebenszyklen und der Sicherstellung ihrer zeitnahen Stilllegung, Erneuerung usw. oder Entsorgung, je nach Bedarf.
5. Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig die IT-Kosten
IT-Kostenoptimierung ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Nachverfolgung, Bewertung und Audits erfordert, um eine fundierte Entscheidungsfindung zu unterstützen. Ziel ist es, kontinuierliche Verbesserungen im Hinblick auf Kostensenkung, Anpassung an sich ändernde Technologien und Ausrichtung von IT-Investitionen an Geschäftszielen aufzuzeigen.
Zu diesem Zweck sind seitdem zahlreiche Ziele, Schlüsselergebnisse und Leistungskennzahlen entstanden. Dazu gehören unter anderem Preissenkungen/harte Einsparungen, Kostenvermeidung/weiche Einsparungen, Gesamtbetriebskosten und Kapitalrendite (ROI).
Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, maximale Effizienz mit Ihren Zoom-Lizenzen zu erreichen, würden die Optimierungsmetriken die dadurch erzielten Preisnachlässe umfassen des Beschaffungsteams während der Verhandlungen mit dem Vertriebsteam von Zoom, gefolgt von der Vermeidung von Verschwendung durch die regelmäßige Verfolgung von Nutzungsmetriken.
Letztendlich besteht das Ziel der IT-Kostenoptimierung darin, Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Ausgaben für die IT-Infrastruktur innerhalb einer Organisation zu verringern. Die Verwendung von KPIs und OKRs ermöglicht einen umfassenderen Überblick über bloße Abweichungen und trägt dazu bei, Problembereiche besser zu identifizieren, sodass entsprechende Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können.
Weitere Tipps zur richtigen IT-Kostenoptimierung
Organisationen können verschiedene andere Maßnahmen ergreifen, um die IT-Ausgaben innerhalb des Budgets zu halten und gleichzeitig andere Ziele zu erreichen, wie z. B. strategische Ausrichtung, Kapitalrendite und Effizienzsteigerung durch Technologie.
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Machen Sie sich Cloud Computing zunutze – Obwohl es heute bereits die Norm ist, werden viele Legacy-Anwendungen immer noch vor Ort gehostet. Viele Unternehmen gehen sogar fälschlicherweise davon aus, dass das Hosten vor Ort für sie besser und sicherer sei, doch das ist heute weit von der Realität entfernt.
Mit Cloud Computing haben Kunden viel Flexibilität und die Möglichkeit, nur für das zu bezahlen, was sie nutzen, was auf lange Sicht zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
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Implementieren Virtualisierung - Für große Organisationen, die viele Ressourcen verbrauchen, ist es sinnvoll, mehrere Server und Anwendungen auf einem einzigen physischen Server zu konsolidieren.
Durch den Prozess der Virtualisierung können Unternehmen eine bessere Ressourcennutzung und dadurch Energieeinsparungen erzielen.
Daher sollten Vorhaben zur IT-Kostenoptimierung die Bewertung der breiteren Infrastruktur auf Virtualisierungsmöglichkeiten und den Einsatz von Technologien wie Hypervisoren umfassen.
- Erwägen Sie Open-Source-Alternativen – Selbst die anspruchsvollsten Softwareanwendungen verfügen heute über Open-Source-Alternativen, die kostenlos übernommen und mit geringem Aufwand an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden können.
Zum Beispiel ist Blender genauso gut, wenn nicht sogar besser als Premium-Lösungen wie AutoDesk Maya und Wings 3D. Ebenso leisten MySQL und MariaDB im Vergleich zu Oracle Database eine ziemlich robuste Arbeit.
Abschlussworte
IT-Kostenoptimierung ist ein relativ neues Feld, das sich ständig weiterentwickelt, wenn neue Herausforderungen und Anforderungen auftauchen. Derzeit erfordert es ein interdisziplinäres Verständnis von IT, Management und Rechnungswesen, um einen Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen, entwickelt sich jedoch schnell zu einem eigenständigen Spezialgebiet.
In diesem Artikel wollten wir eine kurze Einführung in dieses Thema geben, aber wie oben erläutert, reicht selbst ein großes Lehrbuch kaum aus, um die wahre Länge und Breite dieses Themas abzudecken. Dies sollte jedoch für die meisten kleinen Unternehmen die Voraussetzungen schaffen, ihre IT-Ausgaben künftig zu optimieren.