Con tantas distracciones que aparecen durante la jornada laboral, no es difícil perder la concentración. Tenemos 4 consejos clave para ayudarle a evitar perder un tiempo precioso en tareas innecesarias.
Las personas organizadas se desempeñan mucho mejor que aquellas que dejan las cosas desordenadas y desatendidas. Imagínese el siguiente escenario: está buscando un archivo importante, pero sus carpetas están por todos lados, lo que le hace perder minutos. Puedes evitar situaciones como esta simplemente siguiendo nuestros consejos.
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1. Administre sus notificaciones, mensajes y correos electrónicos
2. Crear un sistema de nombres de archivos
Consejos para ayudarle a mantenerse organizado
Echemos un vistazo a cómo puede organizarse más y aumentar su productividad en el proceso.
1. Administre sus notificaciones, mensajes y correos electrónicos
Dejar que tu bandeja de entrada se abarrote es uno de los errores más grandes que puedes cometer como persona trabajadora. Ya sea que se comunique con sus compañeros de trabajo a través de mensajes directos o correos electrónicos, asegúrese de que sus notificaciones entrantes siempre se resuelvan de manera oportuna.
Siempre que recibas un mensaje, intenta responder lo antes posible. Muchas personas tienden a distraerse y olvidarse de responder o incluso leer un mensaje. Esto puede ser un gran error cuando tiene preguntas, citas o datos importantes en camino.
Dejar que los mensajes se acumulen tampoco es la respuesta. Cuanto más tiempo dejes correos electrónicos y mensajes desatendidos, más difícil será escribir una respuesta. Conforme pase el tiempo, te sentirás culpable y tendrás que inventar una excusa para no responder. Evite esto estando siempre al tanto de sus correos electrónicos y mensajes entrantes para ordenar su bandeja de entrada.
Muchas aplicaciones de correo electrónico también le permiten configurar diferentes bandejas de entrada. Aprovecha esto para crear carpetas y ordenar mensajes de forma manual o incluso automática. También le recomendamos que elimine con frecuencia los mensajes de spam y se asegure de no estar suscrito a ningún boletín informativo innecesario en sus correos electrónicos comerciales.
2. Crear un sistema de nombres de archivos
Dejar tus archivos desordenados es una gran desventaja a la hora de trabajar. No debería sorprender que, sin un sistema de organización y nombres adecuado, le resulte difícil localizar archivos y documentos clave necesarios para su trabajo.
Tener un desorden en tus carpetas también puede causar que mezcles dos o más versiones de un proyecto. Por ejemplo, si escribió un informe extenso pero terminó haciendo revisiones, puede mezclar el archivo original y el editado sin nombres adecuados.
Por ejemplo, etiqueto los borradores de mis artículos como “Organización_V1.” Usando este sistema, llamaría a mi segundo borrador “Organization_V2.” Una vez que todas las personas involucradas en el proyecto estén satisfechas con el archivo, lo llamaré “Organización_FINAL.Por supuesto, no es necesario que utilices exactamente el mismo sistema que los demás; lo único que importa es que seas coherente con la forma en que nombras tus archivos.
¡Tampoco descuides las carpetas! Asegúrese siempre de crear suficientes subcarpetas según sea necesario. Esto le facilita mantenerse organizado y ordenar varios recursos para evitar el desorden.
3. Tenga un horario eficiente
Planificar su día es una de las mejores formas de aumentar su productividad y organización. Saber lo que necesita hacer y lo que quiere hacer lo motivará a hacer las cosas antes de que sea demasiado tarde.
Este es un fragmento de un artículo anterior publicado en el sitio web. Si necesita más orientación, le recomendamos encarecidamente que consulte nuestro artículo “Cómo planificar su día de forma eficaz”.
Incluso si nunca lo has planeado antes, no es demasiado tarde para comenzar. ¡Coge un bolígrafo y una libreta, o utiliza cualquier aplicación de notas virtuales, y prepárate para poner orden en tu vida! No dejes que tus semanas se te escapen planificando siempre con anticipación.
Siempre que planifiques tu día, asegúrate de trazar una línea clara entre el trabajo y las tareas relacionadas con la vida. Esto permitirá que su mente se relaje fuera de su entorno de trabajo y tenga una visión clara de sus objetivos. Nunca mezcle ni combine tareas que necesite realizar fuera de su trabajo.
Creo que dividir mis tareas principales en subtareas más pequeñas y manejables ayuda con este problema. Las tareas más pequeñas inmediatamente parecen menos pesadas y uno se sienta a hacerlas con una actitud más motivada.
4. Ordena tu lugar de trabajo
El estado de su espacio de trabajo real es tan importante como el virtual. Deshacerse de los correos electrónicos no deseados y organizar sus archivos puede no ser suficiente si su espacio de trabajo distrae y es desordenado.
Muchas personas consideran que eliminar todas las distracciones, como el teléfono móvil, la televisión y la radio, e incluso deshacerse temporalmente de la empresa, aumentará su productividad. Asegúrese de tener solo las cosas que pueda necesitar en su escritorio: notas adhesivas, su cuaderno, bolígrafos y su computadora portátil o PC.
Trabajar en un lugar apartado también ayuda. Asegúrese de no poder escuchar ruidos, conversaciones o dispositivos electrónicos que le distraigan. Si es posible, cree un entorno de trabajo en el que pueda dedicar toda la sala a nada más que trabajar. Esto ayudará a que tu mente asocie el lugar con la productividad y la realización de las cosas.
Pensamientos finales
Nos alegra que hayas leído este artículo hasta aquí :) Gracias :)
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