Con la propagación exponencial del COVID-19 (también conocido como coronavirus), la mayoría de las empresas han optado por que sus empleados trabajen de forma remota. Esta es una de las formas más efectivas de reducir el riesgo de infección por contacto con personas. Sin embargo, el trabajo remoto conlleva sus propios desafíos.
Si es la primera vez que trabaja desde casa, se le pedirá que brinde el servicio de manera óptima. No obstante, sin el conocimiento y la preparación adecuados, esto puede convertirse fácilmente en un desafío e impactar negativamente en su vida laboral. Dado que no hay una respuesta definitiva sobre cuánto tiempo debe durar esta autocuarentena, aprender técnicas y consejos útiles le llevará lejos a largo plazo.
Este artículo le presentará problemas comunes y responderá preguntas frecuentes relacionadas con el trabajo remoto. Incluso si ya ha hecho esto antes, le recomendamos que lea este artículo; nunca puede equivocarse al buscar nuevas formas de mejorar su productividad.
El mayor desafío: aislamiento y comunicación
Uno de los mayores desafíos que enfrentará cuando trabaje de forma remota es la falta de comunicación directa con su equipo, compañeros de trabajo y gerentes. Como ya no puede simplemente acercarse a su escritorio o llamarlos al suyo, necesita encontrar formas alternativas de comunicarse con ellos en línea.
Para ayudarle a superar este obstáculo y mantener relaciones con sus colegas, asegúrese de que todos estén utilizando herramientas de comunicación. Hay toneladas de sitios web y aplicaciones que ayudan a los equipos a trabajar juntos incluso con cientos de kilómetros de distancia entre los miembros.
Estas son algunas de nuestras mejores opciones para aplicaciones, sitios web y servicios que garantizarán un flujo de trabajo eficiente y una excelente comunicación para su equipo.
Conferencias charladas y en línea
Hay docenas de aplicaciones que le ofrecen la posibilidad de comunicarse con sus compañeros, sin embargo, en un entorno profesional necesita soluciones profesionales. Nuestras mejores opciones en esta categoría son Skype y Discord.
Skype de Microsoft no necesita presentación. Se la conoce como una herramienta extremadamente confiable para que las empresas mejoren la comunicación e incluso realicen conferencias en línea. Con la capacidad de chatear en grupos, enviar mensajes directos de forma privada, compartir la pantalla de su computadora e incluso realizar videollamadas, tiene todo lo que necesita para comunicarse exitosamente con sus compañeros de trabajo.
Skype está disponible para descargar de forma gratuita en todas las plataformas, incluido el móvil. Para usuarios más avanzados, la sucursal de Skype Empresarial les ofrece aún más funciones y menos limitaciones, disponibles a través de Office 365.
Por otro lado, Discord es una aplicación bastante nueva en el mundo empresarial. Discord se ganó el corazón de los usuarios más jóvenes y comenzó como un software alternativo para reemplazar a Skype y TeamSpeak. Se centra principalmente en la comunicación organizada, tanto de forma individual, como en grupos y en los denominados servidores.
Configurar su propio servidor Discord es extremadamente fácil e invitar a sus colegas no requiere más de dos clics. Configure diferentes espacios para temas, cree canales de llamadas de voz, otorgue roles y permisos, comparta archivos, transmita en vivo su computadora e incluso aproveche la automatización a través de bots.
Discord está disponible para descarga gratuita y se puede acceder a él desde su navegador web en www.discordapp.com. A partir del 3 de diciembre, los desarrolladores aumentaron temporalmente el límite de usuarios de las salas de transmisión en vivo de 10 a 50 a la luz de COVID-19, lo que facilita que grupos grandes trabajen juntos.
Leer: ¿Discord se atasca y no se abre en Windows? He aquí cómo solucionarlo
Planificación y organización
Trabajar en colaboración y mantenerse actualizado sobre lo que están haciendo sus colegas puede hacer o deshacer un proyecto para cada miembro de su organización o grupo. Sin las herramientas necesarias para enviar y recibir información, todo trabajador remoto corre el riesgo de quedarse atrás.
Afortunadamente, hay toneladas de opciones disponibles para las personas que buscan crear tableros completos e interactivos, compartir actualizaciones de trabajo y coordinar el siguiente paso de un proyecto. Nuestras mejores opciones para esta categoría son Slack y Trello.
Ambos servicios están basados en la web y ofrecen una prueba gratuita, así como planes premium para usuarios más comprometidos.
Compartir archivos
Aunque puedes compartir archivos pequeños, como imágenes, a través de las aplicaciones antes mencionadas, los archivos más grandes suelen provocar que te encuentres con obstáculos. Para eliminar esto, recomendamos invertir algo de tiempo en Google Drive y Dropbox. .
Ambos servicios son de uso gratuito hasta que se haya llenado una cierta cantidad de almacenamiento, donde puede crear una nueva cuenta o comprar más espacio. Lo que los convierte en nuestra elección es la sincronización sencilla entre dispositivos y usuarios con soluciones basadas en la nube. Definitivamente imprescindible.
Creación de un cronograma estructurado
Cuando pasas la mayor parte del tiempo trabajando solo, necesitas mantener un horario saludable y estructurado. Mucha gente fracasa desde el principio: podría pensar que está bien quedarse en pijama cómodo todo el día, llevar una computadora portátil a la cama y relajarse mientras trabaja. La mayoría de los expertos piensan lo contrario.
Aunque definitivamente suena atractivo al principio, seguir un horario desorganizado probablemente afectará su desempeño. Por eso te sugerimos levantarte cada mañana como si te dirigieras a la oficina. Desayuna algo, báñate y vístete antes de sentarte frente a tu escritorio y comenzar a trabajar. Se recomienda no trabajar en el mismo espacio en el que descansas, por lo que tu cama es un no-no.
Si trabaja en un entorno con videollamadas frecuentes, también es una ventaja tener ropa de trabajo puesta. Acepta llamadas entrantes sin dudar ni pedir 5 minutos extra para cambiarte y lucir presentable.
Administrar el tiempo y lidiar con el agotamiento
Cuando se trabaja en casa, es fácil olvidarse del tiempo y perderle la noción. Si bien esto puede parecer un beneficio al principio, no conduce a ningún buen resultado si sigues olvidándote de comer, te aíslas de tus seres queridos o te quedas quieto todo el día.
Recuerda utilizar gadgets como alarmas y notificaciones para levantarte de la computadora, dejar tu trabajo a un lado por un minuto y refrescarte. Si bien salir a caminar tranquilamente no es necesariamente la mejor opción mientras el COVID-19 sigue amenazando su seguridad, asegúrese de incorporar algo de ejercicio ligero a su día.
Muchos expertos recomiendan simular tus descansos como si estuvieras en la oficina. Realice varios descansos más pequeños, una pausa para el almuerzo más larga y cierre la sesión cuando finalicen sus horas de trabajo habituales para mantener un horario productivo. Todo esto te ayudará a reducir el riesgo de agotarte y perder la motivación para trabajar desde casa.
Recuerde mantenerse a salvo
Lo más importante que debe hacer en este momento es mantenerse seguro y reducir el riesgo de infectarse con COVID-19. Continúe practicando la higiene, lávese las manos frecuente y minuciosamente y use una mascarilla cuando salga al aire libre durante un período prolongado.
Si siente que tiene los síntomas asociados con el coronavirus, no dude en llamar a su médico u hospital local.
Con el afán de darle una pista sobre el trabajo remoto, estos son algunos de los consejos que utiliza nuestro equipo.
¿Cómo es el proceso de incorporación de la empresa? ¿Cómo ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse con la cultura de la empresa?
“El proceso de incorporación comienza con 2 semanas intensas de capacitación y inmersión total en el trabajo real. Hemos descubierto que lo mejor posible es comenzar a conocer a sus colegas, sumergiéndolos profundamente y pidiéndoles a sus colegas superiores que les brinden apoyo.
¿Resultado? Los nuevos miembros se sienten apoyados y desde el día 1 comienzan a establecer excelentes conexiones con personas que los apoyan.
Con respecto a la cultura de la empresa, tenemos un video que explica Nuestros valores 360 y el playbook que lo traduce en las expectativas. Todos los nuevos miembros ven esto conmigo cuando vienen y repasamos el libro de jugadas juntos.
También tenga en cuenta que la incorporación comienza durante la entrevista. Tan pronto como veo un posible recluta, reviso estas cosas y también les muestro el contenido de nuestra última Asamblea General de la Compañía.
Entonces, cuando el nuevo miembro ingresa a la empresa, ya ha estado expuesto a todos nuestros componentes culturales al menos 3 o 4 veces” ~ Julien
¿Qué es lo que más te gusta de trabajar desde casa o de forma remota?
“Soy una persona que se basa en los resultados, así que lo primero es organizar mi agenda para incluir cosas que de otro modo serían inconvenientes. Por ejemplo, puedo ir a la lavandería o hacer la compra fuera de las horas punta. Supongo que la forma más fácil de resumir esto es la flexibilidad de horarios”~ Aleida
¿Utiliza alguna técnica especial o truco para mantenerse concentrado cuando trabaja de forma remota?
“Hmm, bueno, puede parecer más fácil que hacerlo. Mi trabajo consiste en trabajar con los clientes directamente, ya sea a través de nuestro chat online, llamadas telefónicas, correos electrónicos o resolviendo sus problemas de forma remota. Entonces, mi truco de siempre es crear una relación con los clientes cuando trabajo de forma remota, explicándoles lo que estoy haciendo y manteniéndolos informados sobre todo el proceso. Algunos trucos que pueden resultarle útiles cuando trabaja en la PC de un cliente de forma remota son limitar las aplicaciones en la pantalla para que pueda concentrarse en el problema. Además, si el cliente está realizando algunas descargas, puede solicitarle cortésmente que las suspenda para obtener el máximo ancho de banda para trabajar.“Dijo Joe.