Да накарате вашите служители да работят от вкъщи е чудесен начин да направите социалното дистанциране по време на пандемията COVID-19 по-ефективно. Преминаването от разстояние също помага за намаляване на разходите за момента, което е от съществено значение за бизнеса с ограничен бюджет. Докато големите компании са разбрали това от самото начало, по-малките организации може да имат трудности при създаването на успешна отдалечена система.
Ние сме тук, за да ви помогнем да направим прехода възможно най-безпроблемен.
Тази статия се фокусира върху изброяването на всички основни инструменти, от които се нуждае един малък бизнес, за да изгради ефективна отдалечена среда. Контролният списък се състои от инструменти и стъпки, които всеки малък до среден бизнес трябва да предприеме, за да се отдалечи и да остане ефективен, докато го прави.
1. Придобийте целия необходим хардуер
За да започнат да работят от разстояние, всички служители се нуждаят от хардуер за достъп до уебсайтове, споделяне и работа с документи и установяване на комуникация с други членове на компанията. През повечето време това означава или оборудване, собственост на компанията, или лично оборудване.
Всеки служител трябва да има един лаптоп или компютър, на който да работи, независимо дали е собственост на компанията или лично устройство зависи от предпочитанията на вашата компания. Ако искате вашите работници да имат по-професионален и безопасен опит и имате бюджет за това, препоръчваме да раздадете фирмени устройства. Можете да зададете ограничения, да наблюдавате дейността и да позволите на служителите си да разделят личния и служебния живот по-лесно.
Уверете се, че всички служители имат подходящо устройство за работа за тяхната област. Например, един графичен дизайнер ще се нуждае от компютър, оборудван да работи с тежки приложения, докато един писател може да се задоволи с по-малко мощно оборудване.
Ако вашата компания раздава оборудване на работниците, не забравяйте да следите кое устройство и къде отива. Препоръчваме да създадете електронна таблица с информация като серийни номера на устройството, името и подписа на вашия служител, както и модела на устройството. Това гарантира, че нито едно устройство не се обърка или загуби.
Също така си струва да се тревожите за техническата поддръжка на устройства за служители. Проблеми като компютърът, който не се актуализира , звукът не работи или зареждането не работи, могат да доведат до намаляване на работната ефективност на служителите.
2. Подобрете сигурността с VPN услуги
VPN е акронимът за виртуална частна мрежа. Накратко, VPN е виртуален кабел, който свързва компютър към нелокална мрежа и осигурява защитена връзка, скрита от външни лица. Това е изключително полезна услуга за отдалечени работници, тъй като намалява риска от потенциално разкриване на поверителна информация.
Многото други предимства от използването на VPN включват достъп до уебсайтове, които са блокирани в държавата или региона на служител, повишена поверителност от ISP, защита срещу хакери, както и по-добри интернет връзки към сървъри чрез използване на частни, директни маршрути.
VPN имат свой собствен набор от уязвимости, тъй като нападателите се опитват да се възползват от специфични слаби места и да използват протоколи за криптиране. Въпреки това вашите служители са все още по-безопасни с VPN, тъй като нападателите ще се нуждаят от повече време и ресурси, за да ги проследят, което прави по-малко вероятно да се насочат към тях.
Нашите препоръки за VPN включват NordVPN , ExpressVPN и CyberGhost . Всички тези услуги са бързи, лесни за използване, както и достъпни за малкия бизнес.
3. Следете времето
Тъй като не можете да проверите дали даден служител работи лично, както бихте направили, когато сте в офиса, трябва да можете да видите кога той работи виртуално. Винаги можете да ги помолите просто да го запишат и да ви го изпратят, но това не е ефективно и оставя много свободно място за служителите.
Много по-точен и ефективен начин е използването на виртуално проследяване на времето, което ви държи в течение веднага щом служител започне или спре да работи. Други полезни функции, открити в тези инструменти, ви позволяват да проверите IP адреса, от който е влязъл вашият служител, което може да ви гарантира, че те са в домовете си.
Времето за регистриране също е необходимо, за да определите колко часа служител е прекарал на работа. Това е от решаващо значение, ако плащате на хора на базата на почасова ставка, тъй като имате нужда от точен отчет. Съчетаването на това с инструменти за компютърно наблюдение може да гарантира, че служителите ви не се опитват да измамят системата.
За тези цели силно препоръчваме да включите инструментите, предлагани от iSolved , както и приложението Toggl .
4. Използвайте ефективни инструменти за комуникация
Разговорът по телефона не е достатъчен при преминаване към дистанционна работа. Трябва да се възползвате от различни инструменти за комуникация, за да сте в крак със служителите си, да отговаряте и задавате въпроси, да споделяте файлове и да правите редовни проверки за всеки текущи проект. За щастие има тонове решения, които се харесват на различни групи хора, от които да избирате.
Ето някои от нашите препоръки:
- Discord : Въпреки че Discord започна като приложение, което е най-привлекателно за по-млада аудитория, то се превърна в един от най-използваните софтуери за комуникационни цели. С възможността за чат един на един, в групи и в специални сървъри, Discord покрива всички комуникационни нужди, които един бизнес може да има. Най-хубавото е, че всичко е безплатно.
- Slack : Ако имате нужда от по-професионално решение, Slack ви пази. Тя ви позволява да съберете служителите си, след което да настроите различни канали за чат, съобщения, актуализации и работа. Това, което го отличава от другите комуникационни решения, е професионалната интеграция с бизнес инструменти като Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce и Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Вашата компания работи ли с продукти на Office като Word или Excel? Вашето цялостно решение за комуникация трябва да бъде Microsoft Teams. Той ви позволява да настроите виртуална версия на вашата компания, след което ви дава всички инструменти, от които се нуждаете, за да направите личните дейности отдалечени. Разговаряйте, започвайте видео разговори, провеждайте конференции и се интегрирайте с приложения на Office, за да си сътрудничите и споделяте проекти.
- Zoom : За фирми, които ценят конференциите, Zoom е най-добрият начин да се свържете с вашите служители лице в лице дори на стотици мили един от друг. Насладете се на висококачествени разговори, които могат да поемат голям брой служители.
5. Сътрудничете със служителите
Въпреки че простото общуване с другите може да стане много съвместно, винаги можете да подобрите това, като се възползвате от пакетите, предназначени за сътрудничество в реално време. Комбинирайте това с аудио или видео разговори, за да подобрите допълнително ефективността на съвместната работа с други служители.
Нашите препоръки са както следва:
- Microsoft Office (и Microsoft 365 ): Най-популярният наличен пакет приложения днес, Microsoft Office е чудесно решение за работници, които искат да си сътрудничат по големи проекти. С инструменти за писане на есета, създаване на електронни таблици, управление на данни и дори създаване на графики можете лесно да си сътрудничите по различни проекти.
- G Suite : Неговата наличност прави G Suite на Google невероятен избор за сътрудничество. Всичко, от което се нуждаете, за да си сътрудничите, е компютър и вашия браузър — не е необходима инсталация. Работете върху документи, електронни таблици и дори презентации заедно с колегите си, заедно със съхранение и споделяне на файлове чрез Google Drive.
- iWork : Въпреки че този пакет е достъпен само за потребители на Mac, той е страхотен инструмент, в който да инвестирате пари. Създавайте красиви документи с рационализирани инструменти и си сътрудничете с колеги, без да се налага да се притеснявате за ненужни подробности.
Надяваме се, че с помощта на тази статия сте успели да получите представа какво трябва да направите и придобиете, за да успеете с бизнеса си от разстояние. Пожелаваме ви късмет и се надяваме, че ще получите шанса да работите безопасно от комфорта на техния дом.
Статии, препоръчани от редактора
> Съвети за повишаване на продуктивността ви на работа
> Обратно на училище Продажби 2022: Увеличете производителността си с Office 2019 и 2021
> Съвети за дистанционна работа: Съвети и инструменти за дистанционна работа за начинаещи
> Как да намерите дистанционна работа онлайн
> 7 стъпки, за да станете по-продуктивни, докато работите от вкъщи