À mesure que les entreprises s’installent dans des modèles de travail hybrides, les employés commencent à comprendre et à surmonter les défis du travail hybride. Ces défis du travail hybride n’étaient au départ pas facilement visibles ou identifiés.
Les employeurs tentent désormais de trouver des solutions et des outils pour les aider à créer une forte culture de travail hybride et à être plus productifs.
Dans cet article, nous examinerons les avantages et les défis des modèles de travail hybrides et proposerons des solutions pour vous aider à les surmonter.
Softwarekeep est une entreprise entièrement distante avec des employés à travers le monde dans différents fuseaux horaires. En tant qu'entreprise entièrement distante, nous avons rencontré différents défis, mais nous avons réussi à les surmonter et à devenir l'une des meilleures sociétés de revendeur de logiciels.
Qu’est-ce que le modèle de travail hybride ?
Un modèle de travail hybride (travail flexible) est un type de travail qui prend en charge un mélange de travail à distance, de travail au bureau et de travail en déplacement.
Dans le travail hybride, les employés bénéficient de l’autonomie nécessaire pour choisir de travailler de manière flexible ; où et comment ils sont les plus engagés et productifs pour leurs rôles.
Les entreprises qui proposent un modèle de travail hybride ont à la fois des employés à distance et en interne. Cela permet aux employés de choisir où et comment travailler pour une productivité et une efficacité accrues.
La culture de travail hybride peut être grossièrement divisée en quatre catégories :
À quoi ressemble le modèle de travail hybride standard ?
Ainsi, le modèle de travail hybride standard permet aux employés de travailler partout où ils se sentent à l'aise, en fonction des besoins et des préférences du travail : depuis leur domicile, dans des espaces de coworking ou au bureau.
En outre, les membres de l'équipe peuvent migrer entre différents lieux de travail – physiques ou virtuels.
Cela signifie que le modèle de travail hybride standard peut être composé de deux catégories d’employés :
- Employés internes. Il s'agit d'une équipe de base composée d'employés travaillant en interne et responsables des opérations principales de l'entreprise. Un exemple de ceci est un service d'opérations bancaires comme les caissiers.
- Employés distants (employés distants facultatifs). Il s'agit d'une équipe d'employés qui travaillent (ou peuvent envisager de travailler) à distance : depuis leur domicile ou d'autres lieux. Ils viennent au bureau certains jours ou selon des horaires ouvrables. Des exemples de ces employés sont l'administration du réseau, le marketing ou les ventes.
Travail hybride vs travail entièrement en interne vs travail entièrement à distance
Voici de brèves descriptions de ces trois termes déroutants :
Travail à domicile
Un modèle de travail entièrement interne est le modèle de travail traditionnel de la brique et du mortier. C'est là que les employés travaillent sur place, à temps plein, sans modèle de travail Flexi. L'entreprise exige que tous les employés soient présents sur place (au bureau) pour effectuer leur travail.
Travail hybride
Un modèle de travail hybride est un type de travail qui permet aux employés (certains) de travailler à distance et de venir occasionnellement au bureau tandis que d'autres (employés essentiels) travaillent sur place à temps plein. Les travailleurs hybrides choisissent quand venir sur site. L’entreprise décide quels salariés doivent travailler sur place et lesquels peuvent travailler à distance.
Travail à distance
Le travail entièrement à distance est le cas dans lequel une entreprise (généralement une entreprise distante comme SoftwareKeep) n'a que des employés travaillant à distance, et aucun employé ne travaille sur place en interne. Ce modèle de travail est populaire auprès des magasins de commerce électronique. Tous les employés de l'entreprise travaillent virtuellement, hors site, sans bureau physique centralisé, y compris dans différents fuseaux horaires et régions.
Lisez cet article sur le travail à distance : conseils et suggestions pour les débutants pour plus d'explications sur le travail à distance.
Pourquoi les entreprises utilisent des modèles de travail hybrides
Ce qui est certain concernant l’avenir du travail, c’est que le modèle de travail hybride est là pour rester. Les 4 facteurs clés qui favorisent le travail hybride dans le monde d’aujourd’hui sont :
- Les employés exigent plus de flexibilité au travail : Après la pandémie, la plupart des employés souhaitent une flexibilité dans leur travail afin de concilier leur travail et leur vie personnelle. Dimensional Research a révélé que 57 % des employés envisageraient de quitter leur entreprise s'ils devaient retourner au bureau à temps plein.
- Le travail à distance a fait ses preuves : alors que les entreprises étaient auparavant sceptiques quant au travail à distance, elles ne le sont plus. Un rapport de recherche de McKinsey a montré que les entreprises ont constaté des améliorations notables en termes de productivité individuelle, de diversité et d'inclusion grâce au travail hybride.
- Accompagnement technologique. L’essor de la technologie favorise le travail à distance. La plupart des technologies modernes, notamment SaaS, facilitent la transition vers le travail hybride en permettant une capture, une gestion et une analyse faciles des données par toutes les équipes, quel que soit leur emplacement. Les employés peuvent également communiquer et collaborer, quel que soit leur emplacement.
- Possibilité de réduire les frais de bureau et de déplacement : Le travail à distance est également une opportunité et un avantage pour les entreprises de réduire leurs dépenses. Selon Fortune, 74 % des PDG de grandes organisations préfèrent le travail hybride pour réduire l'espace de bureau et les coûts.
Quels sont les avantages du travail hybride ?
À l’heure actuelle, vous avez peut-être essayé le travail à distance au moins une fois. Quelle a été votre expérience ?
De nombreux travailleurs et entreprises signalent de nombreux avantages du modèle de travail hybride . Les principaux sont les suivants :
- Les gens d'abord. Le principal avantage du modèle de travail hybride est qu'il s'agit d'une approche axée sur les personnes, permettant aux travailleurs d'avoir un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Cela permet également aux entreprises de disposer d’une main-d’œuvre plus flexible, plus productive, plus engagée et plus concentrée.
- Meilleur équilibre travail-vie personnelle des employés. Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée est un avantage majeur du travail hybride. Les salariés ont réalisé que les modalités hybrides améliorent le bien-être personnel et la productivité au travail grâce à l’autonomie et à la flexibilité du travail. Les entreprises ont réalisé que cela augmente la satisfaction professionnelle des employés et leur performance globale au travail. C'est gagnant-gagnant.
Lisez cet article sur 7 étapes pour devenir plus productif tout en travaillant à domicile pour mieux comprendre ce point d'équilibre travail-vie personnelle.
- Augmentation de la productivité des employés. Le travail hybride permet aux employés d'être flexibles et de travailler de manière épanouissante et efficace, ce qui se traduit par une productivité accrue. Les facteurs qui contribuent à l’augmentation de la productivité grâce au travail hybride sont une autonomie accrue dans le choix du lieu de travail et du moment de venir au bureau, moins d’interruptions de travail et la possibilité de planifier et de réutiliser le temps de trajet.
Apprenez-en davantage sur les conseils pour augmenter votre productivité dans ce blog : Conseils pour augmenter votre productivité au travail.
- Un large bassin de personnes parmi lesquelles embaucher. Les entreprises disposent d’un large bassin de personnes dans le monde entier pour embaucher les meilleurs employés, quel que soit leur emplacement. Cela rend l’acquisition de talents facile et la performance de l’entreprise efficace.
- Liberté des employés de choisir où travailler. La capacité des employés à choisir où ils souhaitent travailler réduit l’épuisement professionnel et la fatigue. C'est aussi un booster de moral.
- Réduction des frais généraux et des dépenses de bureau. Avec moins d'employés au bureau, les entreprises peuvent réduire l'espace de bureau ou déplacer leurs bureaux vers des villes plus petites, ce qui réduit les frais généraux, y compris le coût des fournitures de bureau. Les employés économisent également sur les frais de déplacement - aller-retour au bureau - car ils travaillent à domicile ou à proximité.
- Meilleure collaboration et relations de travail. Le bien en interne est idéal pour la collaboration, mais le travail virtuel/hybride est excellent. Les employés peuvent collaborer les uns avec les autres plus rapidement et à leur convenance. Le support technologique signifie que les employés peuvent accomplir leur travail et informer leurs collègues sans avoir besoin de présence physique.
9 défis majeurs des modèles de travail hybrides ; et leurs solutions
Chaque entreprise est confrontée à des défis différents pour faire fonctionner un modèle de travail hybride. Mais il existe certains défis communs au travail hybride entre les organisations.
Quel est le bon modèle et environnement hybride ?
Chaque entreprise est confrontée au défi de créer un modèle et un environnement hybrides spécifiques à ses équipes et à ses besoins. Trouver la meilleure solution pour chacun et pour la culture d’entreprise est souvent difficile. Le processus peut être itératif dans la mesure où vous combinez différentes stratégies, politiques et technologies.
Inégalités entre équipes hybrides et travailleurs internes
Souvent, les équipes travaillant en interne et celles travaillant à distance présentent certaines inégalités. Par exemple, les travailleurs de première ligne en interne peuvent se sentir surchargés tandis que les équipes distantes se détendent à la maison, ce qui n'est peut-être pas le cas.
Les employés distants peuvent se sentir exclus des conversations et des décisions de l'entreprise. Trouver un équilibre entre les deux est important mais difficile.
Les travailleurs à distance ont moins accès aux équipements et ressources de travail
Contrairement aux équipes sur site, les équipes distantes peuvent ne pas avoir accès à des équipements et ressources de travail essentiels tels que des réseaux, des ordinateurs, des outils de conférence, etc. Cela peut nuire à leurs performances et à leur productivité.
Défi dans la gestion d’équipes divisées
Dans les modèles de travail hybrides, il est difficile de coordonner des équipes divisées en raison des différents horaires de travail, des jours de travail au bureau et parfois des fuseaux horaires. Cela rend également difficile la coordination des tâches, des horaires de travail, des délais ou des lieux. Les travailleurs à distance peuvent se sentir isolés, moins reconnus ou invisibles et moins susceptibles de recevoir une prime ou des opportunités comme les employés en interne.
Moins de lien avec la culture de l'organisation
Historiquement, les entreprises développent une culture de bureau (d'entreprise) à travers des rituels de bureau. Mais lorsque le personnel est en partie hybride, cette culture de bureau est ouverte aux influences extérieures, au manque de connexion entre les employés ou au manque de participation dû à l'éloignement des événements physiques de l'entreprise.
Intégration perturbée des nouveaux employés
Quelles que soient les meilleures intentions de toute entreprise, l'intégration des nouvelles recrues est un défi dans les modèles de travail hybrides en raison du manque de contact physique. Cela affecte davantage les équipes entièrement distantes. Les efforts visant à intégrer une nouvelle recrue dans la culture de l’entreprise (processus internes) prennent plus de temps dans les modèles hybrides.
Processus perturbés et collaboration d’équipe réduite
La collaboration sur le lieu de travail est plus facile lorsque tout le monde travaille physiquement en interne. Avec le travail hybride, où les employés ne peuvent pas être au bureau ou au même endroit au même moment, les processus peuvent être perturbés en raison d'une collaboration d'équipe structurée. Par exemple, des personnes travaillant dans des fuseaux horaires différents peuvent perturber le processus s'il n'y a pas de coordination efficace.
Relations de travail altérées avec les collègues
Le travail hybride remet également en question le travail d’équipe et les relations entre collègues. Alors que le travail sur site permet aux collègues de passer du temps ensemble au bureau, d'établir des relations et de collaborer sur des tâches, le travail hybride n'a pas cette opportunité.
Communication commerciale incohérente
Le travail hybride peut entraîner des problèmes de communication entre les équipes, les départements et la direction. Selon Recruiter , il s'agit d'un facteur clé pour le moral des employés, car cela leur fait manquer des communications professionnelles importantes, ralentit le flux de travail et interrompt la collaboration.
En outre, plus de 90 % de la communication est souvent non verbale et est transmise par le langage corporel et des signaux, ce qui rend les travailleurs à distance travaillant dans des systèmes hybrides incapables de comprendre de nombreuses communications importantes.
Solutions et outils pour avoir une forte culture de travail hybride
Même s’il comporte des défis, le travail hybride reste une réussite à bien des égards. Les entreprises ont trouvé des solutions pour résoudre les défis du travail hybride. Voici quelques-unes des solutions :
Créer un environnement de travail hybride efficace
Maintenez l'efficacité hybride de l'environnement de travail, même lorsque le nombre de travaux sur site est réduit. Cela implique de garantir que les équipes sur site et à distance disposent des ressources nécessaires pour rester fonctionnelles et productives. Réduisez la taille des bureaux ou louez des espaces de coworking pour vos équipes distantes.
Développer une culture de travail compatible à distance
Un modèle de travail hybride nécessite une forte culture de travail hybride pour assurer la durabilité et garantir une visibilité égale des employés en interne et à distance. Cela vous oblige à établir des opportunités de collaboration et à fournir un travail, des avantages et des opportunités de développement équitables. Par exemple.
- Implorez tous les employés d'assister aux célébrations et aux événements de l'entreprise, physiques si possible et virtuellement lorsqu'il est impossible d'être physiquement présents.
- Établir une structure de communication solide et à distance, une inclusivité et une culture de sécurité psychologique.
Définir des politiques de travail en interne ou à distance
Clarifier et définir des politiques séparant le travail hybride du travail en interne. Voici quelques considérations importantes concernant ces politiques :
- Comment, où et quand les employés doivent travailler. Par exemple, choisir quels 3 jours de la semaine travailler à distance et quand venir sur place.
- Exigences de base en matière d’équipement, d’infrastructure et d’Internet pour le travail hybride, y compris la sécurité.
- Comment assister aux réunions hebdomadaires.
- Suivi des employés, productivité, outils et horaires de travail.
- Définir les tâches, la gestion de projet et les procédures opérationnelles standard.
- Expliquer les modes de communication pour les travailleurs sur site et hybrides.
- Définissez les applications et les sites Web considérés comme productifs ou improductifs pendant les heures de travail.
Définir des outils et des plateformes de gestion de projet pour la collaboration
Lorsque vos équipes travaillent à distance, elles ont besoin d'outils de communication, de collaboration et de gestion de projet. Vous devez définir et fournir ces outils, et établir leurs politiques de gouvernance.
Investir dans des outils d'espace de travail virtuel de qualité qui prennent en charge l'organisation de projets, le travail d'équipe, la collaboration, la communication à distance et le partage de documents en direct est votre voie vers la productivité à distance.
Les outils de gestion de projet comme Monday.com, Trello, Scribe pour le partage de documents, Zoho, Notion, Microsoft 365 ou Microsoft Office Suite, etc. peuvent faciliter la gestion de projet, permettre la collaboration des employés et améliorer les performances au travail.
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Documentation du processus qualité (et SOP)
Les modèles de travail et les équipes hybrides s'appuient sur des procédures opérationnelles standard (SPO) et des processus pour faire avancer les choses. Par exemple, les équipes informatiques peuvent documenter les SOP d'achèvement des tâches pour les équipes internes et distantes afin de les aider à accomplir correctement les tâches. D'autres SOP commerciales peuvent inclure des notes de frais, des modèles de marketing, des listes de contrôle, l'intégration des nouvelles recrues, des manuels de formation, l'intégration des clients, etc.
Créer une communication efficace
Vous devez établir des canaux de communication efficaces garantissant que les travailleurs hybrides et sur site reçoivent les communications importantes et évitent le manque de communication spontanée.
Utilisez des outils de communication et de collaboration à distance comme Slack, Microsoft Teams , Zoom, etc. Dans Slack, par exemple - et sur certaines plateformes de communication - vous pouvez créer des canaux pour atteindre une équipe, des canaux ou des groupes spécifiques pour des tâches particulières.
Gestion d’équipe et collaboration efficaces
Dans un travail hybride, il peut y avoir un désalignement entre les équipes à distance et celles au bureau. L'entreprise peut gérer efficacement tous les employés et aligner les opérations de l'entreprise, la communication et la collaboration d'équipe en utilisant les idées suivantes :
- Utilisez un style de communication asynchrone , en vous attendant à ce que les membres de l'équipe répondent aux communications après un certain temps. Au lieu de cela, vous fournissez aux employés (à distance et sur site) toutes les informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches, et ils le feront en fonction de leur emploi du temps.
- Donnez à tous les employés un accès égal au développement de carrière , y compris les promotions, les primes, l'évaluation basée sur le travail et non sur les résultats des processus, les augmentations de salaire, et bien plus encore. Vous pouvez utiliser des outils comme OnPay pour calculer avec précision les taux d'imposition forfaitaires des bonus , ce qui peut rendre le processus d'attribution d'augmentations ponctuelles beaucoup plus facile.
- Définissez des jours spécifiques pour que les équipes distantes viennent au bureau pour travailler au bureau et concentrez ces journées sur la collaboration.
- Équipez les employés d’outils de productivité liés à un projet ou à une tâche pour leur permettre de travailler efficacement. Par exemple, vous pouvez ajouter des notes, des exigences, des liens, des spécifications, des SOP et bien plus encore à l'aide de Scribe Pages pour aider les employés à travailler efficacement.
- Créez des avantages différents mais égaux pour les employés en interne et à distance, y compris des célébrations et des réunions, afin que personne ne se sente exclu ou isolé.
Formation et intégration efficaces
Quelles que soient les meilleures intentions d'une entreprise, l'intégration des nouvelles recrues dans des modèles de travail hybrides peut s'avérer difficile. Un bon processus d'intégration peut aider à créer de nouveaux processus, du matériel de formation, des niveaux d'engagement accrus, l'apprentissage du poste, une nouvelle culture, et bien plus encore.
Ces solutions peuvent aider le processus d’intégration à bien fonctionner et améliorer la réussite des nouveaux employés.
Lors de l'intégration, vous devez mettre l'accent sur les relations personnelles à l'aide de présentations individuelles, du travail d'équipe, de la collaboration et des commentaires.
Meilleures pratiques en matière d’environnement de travail hybride
Les modèles de travail hybrides visent à favoriser la productivité sans nuire à la croissance de l'entreprise ni aux performances, à la productivité et à l'équilibre travail-vie personnelle des employés. Pour réussir, les entreprises peuvent utiliser les meilleures pratiques de travail hybride suivantes :
Investissez dans les bons outils, équipements et technologies
Mettez en œuvre des outils de productivité et de communication conviviaux, compatibles avec les appareils mobiles et indépendants des appareils. Offrez également aux employés les équipements et les ressources appropriés pour un travail à domicile sain, sûr et productif, tels que des moniteurs fonctionnels, un bureau de soutien, des chaises, Internet, etc.
Obtenez l’adhésion précoce des employés
Utilisez une communication transparente tôt et souvent. Communiquer la valeur d’un modèle de travail hybride pour la croissance de l’entreprise. Permettez aux managers de répondre efficacement aux questions de l’équipe et de créer des politiques de lieu de travail hybrides qui soutiennent la productivité, les performances et la croissance.
Expérience employé et culture de travail
Concentrer le modèle de travail hybride sur l’expérience des employés et maintenir une culture de travail engageante et positive. Obtenez les commentaires des employés et démontrez des actions pour leur santé, leur inclusion et leur bien-être.
Vérification des équipes et réunions d'avancement
Encouragez la performance des employés et la progression de carrière. Cela peut être fait en organisant des enregistrements d'équipe individuels cohérents, des réunions de progression de carrière, du coaching et des opportunités d'évolution de carrière. Utilisez la technologie et les plates-formes permettant la vidéoconférence et la collaboration.
Possibilités d’apprentissage et de formation continue
Offrez des opportunités de formation continue, d’évolution de carrière et d’apprentissage aux employés et aux gestionnaires. Assurez-vous de communiquer les opportunités d’apprentissage, de perfectionnement, de reconversion et de développement disponibles pour les managers et les employés de l’ensemble de l’organisation.
Conclusion
Les modèles de travail hybrides présentent de nombreux avantages et défis. Mais avec les bons outils et solutions, les entreprises et les employés peuvent surmonter les défis et en récolter les fruits.
Surtout, la mise en œuvre de meilleures pratiques de travail hybride peut également améliorer les modèles de travail hybrides, encourager la performance des employés et améliorer la croissance de l'entreprise.
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