Microsoft Word ist eines der Grundnahrungsmittel in den Büros der modernen Welt. Man findet es praktisch in jeder Branche als eines der Hauptprogramme zur Textbearbeitung und -dokumentation.
Um dies ins rechte Licht zu rücken: Allein in den Vereinigten Staaten verwenden etwa 731.000 Unternehmen Microsoft Office, ein Paket, das neben Microsoft Word auch Microsoft Word enthält andere Microsoft-Produkte.
Microsoft Word war schon immer ein vertrauter Anblick und das aus gutem Grund. Es wird scheinbar ständig aktualisiert, wobei die neueste Version in Microsoft Office 2021 mit neuen Funktionen und Updates enthalten ist.
Bei all diesen neuen Funktionen und Updates ist es oft schwierig, alle Ecken und Winkel zu kennen, die die gesamte Software bietet. Deshalb besprechen wir in diesem Artikel 20 geheime Funktionen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können und maximieren Sie Ihre Nutzung von Microsoft Word.
Von Tipps für Anfänger und Fortgeschrittene bis hin zu versteckten Funktionen, von denen Sie vielleicht noch nicht die geringste Ahnung haben. Für einige Funktionen werden auch Beispiele vorgestellt, damit Sie deren Verwendung besser verstehen.
Inhaltsverzeichnis
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Tipps für Anfänger
- Schnelles Zoomen durch Strg + Scrollen
- Sichern Ihres Dokuments durch Passwörter
- Verwenden der intelligenten Suche in Microsoft Word
- Doppelklick im Dokument = freies Schreiben
- MS Word-Vorlagen und -Designs
- Tool zum Suchen und Ersetzen
- Der integrierte Sprachübersetzer von Microsoft Word
- Strg gedrückt halten, um ganze Sätze auszuwählen
- Fokusmodus verwenden
- Überprüfung der Lesbarkeit des Dokuments
- Zwischenfunktionen
- Super Secret Features
- Fazit
Tipps für Anfänger
Diese Tipps sind im Allgemeinen sehr hilfreich und einfach umzusetzen. Die meisten davon sind bereits in den Hauptregisterkarten von Microsoft Word enthalten, sodass Sie nicht um Optionen kreisen müssen, damit diese funktionieren.
Schnelles Zoomen durch Strg + Scrollen
Der erste Einsteigertipp ist eine einfache Vergrößer- und Verkleinerungsfunktion. Wenn Sie STRG gedrückt halten und mit dem Mausrad scrollen, wird Ihr Dokument sofort vergrößert oder verkleinert.
Sie müssen sich nicht die Mühe machen, manuell durch die Zoomoptionen in der unteren linken Ecke zu klicken, sondern können alles erledigen, indem Sie einfach eine Taste gedrückt halten und alles andere mit der Maus erledigen.
Wenn Sie jedoch genau berechnen möchten, wie stark Sie zoomen möchten, ist es immer noch am besten, die Zahl auf der Zoomleiste manuell anzupassen, da die Scrollradfunktion nur für eine allgemeine schnelle Verwendung von Zoomfunktionen dient in Dokumenten.
Prozedur:
Strg gedrückt halten + Maus scrollen
Sichern Ihres Dokuments durch Passwörter
Eine der vielleicht wichtigsten Einsteigerfunktionen, an die nicht viele Leute denken, ist der Schutz ihrer Dokumente und Daten über die integrierte Passwortverschlüsselungsfunktion von Microsoft.
Wie sicher ist die Verschlüsselung, die Sie fragen? Nun, es verwendet AES (Advanced Encryption Standard) mit 256-Bit-Schlüsseln, was bedeutet, dass es ein ziemlich zuverlässiges Verschlüsselungssystem verwendet, das in der Branche bekannt ist.
Diese Verschlüsselung verhindert bereits, dass viele Personen versehentlich oder einfach bequem den Inhalt Ihrer Datei öffnen und lesen.
Allerdings können diejenigen, die sich intensiv mit dem Lesen der Inhalte befassen, dies tun, aber der dafür erforderliche Aufwand ist wirklich mühsam und unnötig. Nutzen Sie dieses System, um Ihre persönlichen Dateien oder Geschäftstransaktionen zu sichern.
Wenn Sie ein E-Commerce-Geschäft wie das eines Amazon FBA oder sogar einen Marktplatz betreiben, der wichtige Kundendaten und Buchhaltungsdaten umfasst WhatsGood Dann schützt dies Ihre Dateien auf jeden Fall davor, in die falschen Hände zu geraten.
Denken Sie einfach daran, sich Ihr Passwort zu merken!
Vorgehensweise:
Datei öffnen > Registerkarte „Info“ > Dokument schützen > Dokument verschlüsseln > Passwort einfügen > Ok
Verwenden der intelligenten Suche in Microsoft Word
Eine der leistungsstärksten und praktischsten Funktionen von Microsoft Word ist die intelligente Suche. Dabei handelt es sich praktisch nur um die Integration einer Suchmaschine in den Editor. Wenn Sie also etwas in Ihrem Dokument haben, nach dem Sie suchen müssen, markieren Sie es einfach und klicken Sie auf die intelligente Suche, um sofort die genauesten Ergebnisse zu diesem Element anzuzeigen.
Diese Funktion ist vor allem für Autoren sehr leistungsstark, da sie problemlos nach Begriffen suchen können, mit denen sie nicht vertraut sind. Lassen Sie uns dies an einem Beispiel darstellen.
Im Fall eines Unternehmens, das sich auf die Rehabilitation von Suchtkranken konzentriert, verwenden sie prädiktive Dialer, um potenzielle Kunden zu erreichen, aber was ist ein prädiktiver Dialer? überhaupt? Mit Smart Search können Sie das ganz einfach in der Suchmaschine nachschlagen.
Sie werden mit Ergebnissen direkt von Bing begrüßt, Sie können dies aber auch in Google ändern, je nachdem, was Sie bevorzugen.
Prozeduren:
Text hervorheben > Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den hervorgehobenen Text > Klicken Sie auf „Textname suchen“
Doppelklick im Dokument = freies Schreiben
Dieser Tipp ist so einfach wie er nur sein kann und manche Leute bemerken scheinbar nicht einmal, dass es diese Funktion gibt, aber sie kann eine große Hilfe dabei sein, beim Bearbeiten und Schreiben von Text sofort wertvolle Zeit zu sparen, ohne sie zu haben die Notwendigkeit, sich mit der Formatierung herumzuschlagen.
Wenn Sie fortfahren und einfach überall dort tippen möchten, wo Sie etwas bearbeiten möchten oder müssen, an einer bestimmten Stelle, die außerhalb der Grenzen Ihres üblichen Dokuments liegt, dann doppelklicken Sie einfach auf diese bestimmte Stelle und beginnen Sie mit der Eingabe! Sie müssen nicht mehrmals manuell auf die Leertaste oder die Tabulatortaste klicken, um dorthin zu gelangen.
Vorgehensweise:
Suchbereich > Doppelklick > Typ!
MS Word Vorlagen und Designs
Es ist selbstverständlich, dass Microsoft Word eine lange Liste leistungsstarker Funktionen und Anpassungen bietet, mit denen Sie im Rahmen der Erstellung Ihrer eigenen Designs viel tun können. Aber was ist, wenn Sie überhaupt nicht die Zeit haben, die ganze kreative Arbeit zu erledigen? Was ist, wenn Sie nicht über die erforderlichen Fähigkeiten oder Erfahrungen verfügen, um diese leistungsstarken und langen Tools zu verwenden, und Sie nicht die Zeit haben, beides zu tun?
Glücklicherweise bietet Microsoft Word mit seinen Vorlagen auch eine umfangreiche Liste vorgefertigter Designs! Hier können Sie sich alles schnappen und es für Ihren eigenen Gebrauch anpassen.
Diese Vorlagen können für fast alles verwendet werden. Wenn es Halloween ist und Sie Plakate oder Ihre eigenen Kindermasken anfertigen und diese bewerben möchten, können Sie das alles in Microsoft Word mit den entsprechenden Vorlagen erledigen Sie haben. Nur ein wenig Textbearbeitung und schon kann es losgehen!
Prozedur:
Datei > Neu > Nach Online-Vorlagen suchen > Vorlage auswählen > Erstellen > Anpassen
Such- und Ersetzungstool
Das Tool „Suchen und Ersetzen“ ist eine weitere Funktion von Microsoft Word, mit der Sie alle ähnlichen Wörter, die Sie im Dokument suchen, einfach und bequem erkennen können.
Dadurch werden diese Wörter hervorgehoben, was die Erkennung von Fehlern bei dieser bestimmten Wortgruppe erleichtert. Außerdem ist es einfacher, bestimmte Schlüsselwörter zu finden, die Sie ändern möchten.
Darüber hinaus können Sie diese Wörter auch durch andere ersetzen, sodass Sie ein bestimmtes Wort ganz einfach ändern können, wenn Sie von Anfang an einen Fehler bei der Schreibweise oder Verwendung gemacht haben.
Vorgehensweise:
Registerkarte „Startseite“ > Suchen > Ersetzen > Option auswählen
Der integrierte Sprachübersetzer von Microsoft Word
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie manuell eine andere Anwendung finden mussten, um Ihren Text für Sie zu übersetzen, da Microsoft Word auch eine spezielle Funktion enthält, mit der Sie Wörter innerhalb des Programms übersetzen können.
Mit dem integrierten Übersetzer von Microsoft Word können Sie bestimmte Texte hervorheben, für die Sie eine Übersetzung benötigen, und erhalten präzise und blitzschnelle Ergebnisse. Sie haben Zugriff auf rund 103 Sprachen für die Übersetzung, was die Verwendung äußerst komfortabel macht, obwohl Sie nur eine Software verwenden müssen.
Vorgehensweise:
Text hervorheben > Rechtsklick auf hervorgehobenen Text > Übersetzen > Sprache auswählen > Einfügen
Strg gedrückt halten, um ganze Sätze auszuwählen
Oft müssen Sie einfach Sätze herausschneiden, die entweder nicht passen oder die Anzahl der Wörter in der Arbeit, an der Sie gerade arbeiten, überschritten hat. Die manuelle Auswahl jedes einzelnen Textes kann schwierig sein, aber Sie müssen das wirklich nicht tun.
Wenn Sie die STRG-Taste gedrückt halten, während Sie einen einzelnen Text innerhalb eines Satzes auswählen, können Sie automatisch den gesamten Satz hervorheben, ohne den Anfang und das Ende des Satzes suchen zu müssen. Einfach anklicken, löschen oder sofort bearbeiten.
Vorgehensweise:
Strg gedrückt halten > Sätze auswählen
Fokusmodus verwenden
Für dieses Beispiel verwenden wir eine E-Mail-Strategie zum Abbruch des Einkaufswagens als eine Möglichkeit, bei der sich diese Funktion als hilfreich und vorteilhaft erweisen würde.
Der Fokusmodus ist eine Funktion in Microsoft Word, mit der Sie das gesamte Dokument anzeigen können, ohne dass unnötige Benutzeroberflächen Sie beim Aufräumen stören. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten, die schwer einzusehen sind.
Zum Korrekturlesen einer erfolgreichen E-Mail-Marketingkampagne müssten Sie jeden Namen, jede Adresse und alle anderen Details manuell prüfen um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen, und der Fokusmodus kann Ihnen definitiv dabei helfen, eine klarere Sicht auf die Details zu erhalten.
Sie können weiterhin im Fokusmodus bearbeiten. Klicken Sie einfach auf die drei sichtbaren Punkte oben. Sie werden von der Benutzeroberfläche begrüßt und verfügen über alle erforderlichen Werkzeuge, um das Dokument zu bearbeiten und direkt mit dem Korrekturlesen fortzufahren.
Prozedur:
Ansicht > Fokus > Scrollen durch
Überprüfung der Lesbarkeit des Dokuments
Wenn Sie sich jemals gefragt haben, wie Ihr gesamter Text bewertet oder in Bezug auf die Qualität bewertet wird, dann wäre es wahrscheinlich eine gute Idee zu wissen, dass es in Microsoft Word eine Funktion gibt, die Ihnen Statistiken zur Lesbarkeit liefert .
Dies kann die vorhandenen Grammatik- und Rechtschreibprüfungen ergänzen, die Ihnen Microsoft Word bereits standardmäßig bietet. Für die Lesbarkeit von Dokumenten müssen Sie diese jedoch zuerst ankreuzen und aktivieren, bevor Sie mit dem Abrufen der gewünschten Details fortfahren können.
Sobald Sie dies tun, werden jedoch auch Berichte zum Lesbarkeitsstatus jedes Mal einbezogen, wenn Sie eine Rechtschreibprüfung für Ihr Dokument durchführen.
Vorgehensweise:
Datei > Optionen > Korrektur > Aktivieren Sie „Grammatik mit Rechtschreibung prüfeng“ und „Anzeigen“. Lesbarkeitsstatistik“ Ok > Zurück zum Dokument > Überprüfen > Rechtschreibung und Grammatik
Zwischenfunktionen -
Zwischenfunktionen sind etwas anders. Dies erfordert oft, dass Sie zunächst einige Prozesse durchführen, bevor Sie diese Funktionen genau ausführen können. Dennoch sind sie die Zeit und Mühe wert.
Erstellen Sie Ihre persönlichen benutzerdefinierten Vorlagen
Es wurde bereits erwähnt, dass Sie vorgefertigte Vorlagen von Microsoft erhalten können, aber was ist mit Ihren eigenen benutzerdefinierten Vorlagen? Das können Sie auch!
Wenn Sie bereits Ihr eigenes Design und maßgeschneiderte Vorlagen erstellt haben, die zu Ihrer Zielgruppe passen, können Sie diese Vorlagen problemlos in Microsoft Word integrieren.
Prozedur:
Datei > Speichern unter > In Ordner (Benutzer/Benutzer/Dokumente/Benutzerdefinierte Office-Vorlagen) > Speichern
Automatisierung der Transkription von Audiodateien
Diese Funktion kommt wirklich am besten zur Geltung, wenn Sie dazu neigen, Videos und Audio für Ihr Dokument zu verwenden. Wenn Sie ein Content-Ersteller sind, der an Video-Sharing-Plattformen wie YouTube beteiligt ist, wäre dies für Transkripte sehr hilfreich.
Es gibt jedoch ein Problem bei der Übersetzung technischer Details.
Angenommen, Sie möchten ein Video über Kamerastabilisatoren erstellen und müssten dabei oft tief ins Detail gehen und technische Wörter und Marken verwenden. Dies würde zu Problemen bei der Transkription durch die Software führen, sodass es dennoch am besten wäre, den Text anschließend noch einmal durchzusehen und zu überprüfen.
Dies ist zwar eine sehr leistungsstarke Funktion in Microsoft Word, ist jedoch nur auf englische Transkriptionen beschränkt, ist aber als Funktion immer noch viel besser. Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können Ihre Audiodaten live aufzeichnen oder eine bereits aufgenommene Audiodatei hochladen.
Vorgehensweise:
Startseite > Diktieren > Transkribieren > Hochladen / Aufnahme starten
Komfort in schnellen Teilen
Quick Parts ist eine weitere Funktion für Microsoft Word, mit der Sie „Vorlagen“ in Ihr Dokument eingeben können, denen Text automatisch zugewiesen wird. Diese Funktion ist besonders effektiv für Unternehmens-E-Mails zur Kontaktaufnahme.
Sobald Sie den Firmennamen in die Registerkarte übernommen haben, erkennt Quick Parts dies automatisch und gibt den Namen in alle Quick Part-Vorlagen ein, die Sie in Ihrem Dokument angewendet haben.
Dadurch können Sie den Namen nicht für jedes Dokument manuell hinzufügen. Dies wird umso wichtiger, wenn Sie es auch mit mehreren Firmennamen oder -adressen zu tun haben.
Vorgehensweise:
Einfügen > Schnellbausteine > Dokumenteigenschaft > Welche Vorlagen auswählen > Auf Dokument anwenden
Dokument sofort in Google Drive speichern
Dies ist etwas schwieriger durchzuführen, da hierfür die Installation einer anderen Plattform erforderlich ist. Wenn Sie jedoch jemals einen Cloud-Speicherdienst wie Google Drive verwenden, lohnt es sich auf jeden Fall, die Anwendung in Ihr zu integrieren Microsoft Word.
Standardmäßig können Sie Word-Dateien nicht von Anfang an automatisch in Google Drive speichern. Wenn Sie jedoch Google Drive auf Ihrem Computer installiert haben, wird es möglicherweise als einer der Bereiche einbezogen Speichern Sie Ihre Dokumente, was die Arbeit noch einfacher macht.
Vorgehensweise:
Installieren Sie GoogleDrive > Starten Sie Microsoft Word neu > Datei > Speichern unter > Google Drive
Für manuelles Speichern:
Installieren Sie GoogleDrive > Starten Sie Microsoft Word neu > Datei > Speichern unter > Datei-Explorer > Google Drive
Der Dokumenteninspektor
Der Dokumentinspektor ähnelt stark dem Suchen & Ersetzen-Tool, ist jedoch für die gezielte Suche nach bestimmten Daten im Dokument konzipiert. Dazu können beispielsweise versteckter Text, unsichtbare Inhaltskommentare, persönliche Informationen, benutzerdefinierte Eigenschaften und mehr gehören.
Sie können Dokumente mit diesem Tool ganz einfach überprüfen, anstatt manuell im Suchen- und Ersetzen-Tool zu prüfen, welche Daten gesucht werden sollen, da Sie im Tool „Dokument prüfen“ einfach Kästchen ankreuzen können, um die benötigten Daten sofort zu finden.
Vorgehensweise:
Datei > Info > Auf Probleme prüfen > Dokument prüfen
Super Secret-Funktionen -
Nicht wirklich supergeheim, aber das sind Funktionen, von denen Sie wahrscheinlich nicht einmal wissen, dass sie in Microsoft Word existieren, einfach weil sie nicht wirklich genug besprochen werden. Sie können jedoch genauso hilfreich sein, wenn Sie dies wünschen, und in bestimmten Situationen möglicherweise genau die Werkzeuge, die Sie benötigen.
Zufälligen Fülltext erstellen
Wenn Sie Fülltext für Ihr Dokument erstellen müssen, müssen Sie nicht im Internet nach beliebigem Text suchen oder sich die Mühe machen, Ihren eigenen Text zu erstellen, sondern können dies tun in Microsoft Word mit Lorem Ipsum.
Dabei werden auch alle Formatierungen und Stile übernommen, die Sie benötigen, sodass es viel praktischer ist, als zufälligen Text aus externen Quellen übernehmen zu müssen.
Vorgehensweise:
Geben Sie „=lorem(a,b)“ in Ihr Dokument ein, wobei „A“ die Anzahl der gewünschten Absätze und
„B“ ist. ist die Anzahl der Sätze, die Sie in jedem Absatz haben möchten
Automatische Datums- und Uhrzeitanpassung
Wenn Sie an Dateien arbeiten und jedes Dokument ständig aktualisieren, müssen Sie die Daten jedes Mal manuell hinzufügen, wenn Sie daran arbeiten. Dies kann oft eine umständliche Vorgehensweise sein, insbesondere wenn Sie mit vielen anderen Dateien daran arbeiten.
Dies funktioniert am besten für Dokumente, die viele Zahlen enthalten, z. B. für Cloud Accounting Services. Ein automatisches Datum und eine automatische Uhrzeit können Wunder bewirken, indem sie die Zeit verkürzen, die Sie für die Bearbeitung jeder einzelnen Nummer benötigen.
Vorgehensweise:
Einfügen > Datum und Uhrzeit > „Automatisch aktualisieren“ aktivieren
Abgestürzte MS Word-Dateien wiederherstellen
Eine der tragischsten Situationen, die bei der Arbeit an einem Dokument passieren können, sind unerwartete Unfälle oder Situationen wie Fehler, Abstürze, BSODs und mehr.
Was noch schlimmer ist, ist, dass Sie in diesen unerwarteten Situationen Ihr Dokument möglicherweise noch nicht einmal gespeichert haben, was das schlimmste Szenario darstellt, das passieren kann. Zum Glück ist noch nicht alles verloren.
Microsoft Word verfügt über eine spezielle Funktion, die Ihre Dokumente während Ihres Fortschritts automatisch automatisch speichert. Microsoft Word bezeichnet diese Funktion als „AutoWiederherstellen“. Normalerweise wird beim nächsten Öffnen von Microsoft Word eine Eingabeaufforderung angezeigt, die Sie auffordert, mit dem nächsten Wiederherstellungsspeicher zu beginnen. Was aber, wenn dieser nicht angezeigt wird?
Sie können das Dateiverzeichnis selbst manuell durchsuchen und nach Wiederherstellungen suchen, die Microsoft Word während Ihres Dokuments vorgenommen hat. Die Chancen stehen gut, dass alles gespeichert wurde oder ein Großteil des Inhalts noch vorhanden ist.
Prozedur:
Datei > Optionen > Speichern > AutoRecover-Dateispeicherort > Durchsuchen
PDF- und HTML-Dokumente konvertieren
Eine weitere Funktion, die Sie wahrscheinlich nicht bemerkt haben, ist, dass Sie Ihre Word-Dokumente in PDF- und HTML-Dateien konvertieren können. Dies funktioniert auch, wenn Sie ein Webentwickler sind, wie zum Beispiel im Fall von Aloa und Sie benötigen eine Plattform für Softwareentwickler, um HTML-Code anzuzeigen oder einen über MS Word zu erstellen. Obwohl dies an sich keine wirklich praktische Idee ist, steht es dennoch zur Auswahl.
Sobald Sie sie als diese Dateitypen speichern, funktionieren sie ähnlich wie HTML-Dateien, die Sie codiert haben, oder PDF-Dateien, die Sie erstellt haben. Das Gleiche gilt auch umgekehrt.
Vorgehensweise:
Datei > Speichern unter > Dateityp speichern
Versteckte Zeichen finden
Wenn Sie ein Dokument erstellen oder überprüfen, möchten Sie dabei gründlich vorgehen und es kann durchaus sein, dass das Dokument versteckte Inhalte enthält, insbesondere wenn Sie Co. haben -Arbeiter und eine Unternehmenskultur, die Witze über Aprilscherze machen möchte.
Wenn Sie diese Chance auslöschen und den letzten Lacher erzielen möchten, öffnen Sie das Tool zum Ausblenden von Zeichen für Ihr Dokument, um alles zu sehen, was vor sich geht.
Vorgehensweise:
Startseite > Einblenden/Ausblenden oder (STRG + Umschalt + 8)
Schlussfolgerung
Es gibt immer noch viele Funktionen, die Microsoft Word bietet, und dies ist nur die Spitze des Eisbergs. Alles zu wissen wird einige Zeit und Erfahrung erfordern, aber wenn Sie die Plattform optimal nutzen möchten, lohnt es sich, sich mit der Plattform vertraut zu machen und wird zweifellos sogar als Growth-Hacking betrachtet Strategie für Produktivität.
Wenn Sie an weiteren Details zu Microsoft Word interessiert sind; Sehen Sie sich diesen Artikel an und erfahren Sie, was Sie von Microsoft Office 2021 erwarten können, da es sich um das neueste Update des Softwarepakets von Microsoft handelt.
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