Com tantas distrações aparecendo durante seu dia de trabalho, não é difícil perder o foco. Temos 4 dicas importantes para ajudá-lo a evitar perder tempo precioso em tarefas desnecessárias.
Pessoas organizadas têm um desempenho muito melhor do que aquelas que deixam as coisas bagunçadas e sem supervisão. Imagine o seguinte cenário: você está procurando um arquivo importante, mas suas pastas estão espalhadas, fazendo você perder minutos. Você pode evitar situações como essa simplesmente seguindo nossas dicas.
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1. Gerencie suas notificações, mensagens e e-mails
2. Crie um sistema de nomenclatura de arquivos
3. Tenha uma programação eficiente
4. Organize seu local de trabalho
Dicas para ajudar você a se manter organizado
Vamos dar uma olhada em como você pode se tornar mais organizado e aumentar sua produtividade no processo.
1. Gerencie suas notificações, mensagens e e-mails
Deixar sua caixa de entrada desorganizada é um dos maiores erros que você pode cometer como profissional. Quer você se comunique com seus colegas de trabalho por meio de mensagens diretas ou e-mails, certifique-se de que as notificações recebidas sejam sempre resolvidas em tempo hábil.
Sempre que receber uma mensagem, tente responder o mais rápido possível. Muitas pessoas tendem a se distrair e esquecer de responder ou até mesmo ler uma mensagem. Isso pode ser um grande erro quando você tem dúvidas, compromissos ou dados importantes chegando em sua direção.
Deixar as mensagens se acumularem também não é a solução. Quanto mais tempo você deixar e-mails e mensagens sem supervisão, mais difícil será digitar uma resposta. Com o passar do tempo, você se sentirá culpado e terá que inventar uma desculpa para não responder. Evite isso ficando sempre atento aos e-mails e mensagens recebidos para organizar sua caixa de entrada.
Muitos aplicativos de e-mail também permitem configurar diferentes caixas de entrada. Aproveite isso para criar pastas e classificar mensagens manualmente ou até automaticamente. Também aconselhamos você a excluir frequentemente mensagens de spam e garantir que não esteja inscrito em boletins informativos desnecessários em seus e-mails comerciais.
2. Crie um sistema de nomenclatura de arquivos
Deixar seus arquivos bagunçados é uma grande desvantagem quando se trata de trabalhar. Não deveria ser uma surpresa que, sem um sistema adequado de nomenclatura e organização, você terá dificuldade em localizar os principais arquivos e documentos necessários para o seu trabalho.
Uma bagunça em suas pastas também pode fazer com que você misture duas ou mais versões de um projeto. Por exemplo, se você digitou um relatório longo, mas acabou fazendo revisões, poderá confundir o arquivo original e o editado sem nomes próprios.
Por exemplo, eu rotulo meus rascunhos de artigos como “Organização_V1.” Usando este sistema, eu nomearia meu segundo rascunho de “Organização_V2.” Assim que todas as pessoas envolvidas no projeto estiverem satisfeitas com o arquivo, eu o nomearia “Organização_FINAL.”Claro, você não precisa usar exatamente o mesmo sistema que qualquer outra pessoa – a única coisa que importa é que você seja consistente na forma como nomeia seus arquivos.
Também não negligencie as pastas! Certifique-se sempre de criar muitas subpastas conforme necessário. Isso torna mais fácil para você se manter organizado e classificar vários recursos para evitar confusão.
3. Tenha uma programação eficiente
Planejar o seu dia é uma das melhores maneiras de aumentar sua produtividade e organização. Saber o que você precisa fazer e o que deseja fazer irá motivá-lo a realizar as coisas antes que seja tarde demais.
Este é um trecho de um artigo anterior publicado no site. Se precisar de mais orientação, recomendamos fortemente que você consulte nosso artigo “Como planejar seu dia com eficácia”.
Mesmo que você nunca tenha planejado antes, não é tarde demais para começar. Pegue uma caneta e um caderno ou use qualquer aplicativo de anotações virtuais e prepare-se para colocar ordem em sua vida! Não deixe suas semanas fugirem de você, sempre planejando com antecedência.
Sempre que estiver planejando seu dia, certifique-se de traçar uma linha clara entre o trabalho e as tarefas relacionadas à vida. Isso permitirá que sua mente relaxe fora do ambiente de trabalho e tenha uma visão clara de seus objetivos. Nunca misture e combine tarefas que você precisa realizar fora do seu trabalho.
Acho que dividir minhas tarefas principais em subtarefas menores e mais gerenciáveis ajuda a resolver esse problema. Tarefas menores parecem imediatamente menos pesadas e você se senta para fazer as coisas com uma atitude mais motivada.
4. Organize seu local de trabalho
O estado do seu espaço de trabalho real é tão importante quanto o virtual. Livrar-se de e-mails de spam e organizar seus arquivos pode não ser suficiente se seu espaço de trabalho for confuso e perturbador.
Muitas pessoas acham que eliminar todas as distrações, como celular, TV e rádio, e até mesmo se livrar temporariamente da empresa, aumentará sua produtividade. Certifique-se de ter apenas coisas que você precisa em sua mesa de trabalho – post-its, seu caderno, canetas e seu notebook ou PC.
Trabalhar em um local isolado também ajuda. Certifique-se de não ouvir ruídos, conversas ou aparelhos eletrônicos que distraiam. Se possível, crie um ambiente de trabalho onde você possa dedicar toda a sala apenas ao trabalho. Isso ajudará sua mente a associar o local à produtividade e à realização de tarefas.
Considerações finais
Ficamos felizes que você tenha lido este artigo até aqui :) Obrigado :)
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