Με τόσα περισπασμούς που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, δεν είναι δύσκολο να χάσετε την εστίαση. Έχουμε 4 βασικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε τη σπατάλη πολύτιμου χρόνου σε περιττές εργασίες.
Οι οργανωμένοι άνθρωποι αποδίδουν πολύ καλύτερα από εκείνους που αφήνουν τα πράγματα ακατάστατα και χωρίς επίβλεψη. Απλώς φανταστείτε το ακόλουθο σενάριο: ψάχνετε για ένα σημαντικό αρχείο, αλλά οι φάκελοί σας είναι παντού, με αποτέλεσμα να χάνετε λεπτά. Μπορείτε να αποφύγετε καταστάσεις όπως αυτή ακολουθώντας απλώς τις συμβουλές μας.
Μετάβαση σε
1. Διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις, τα μηνύματα και τα email σας
2. Δημιουργήστε ένα σύστημα ονομασίας αρχείων
3. Έχετε ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα
4. Αποστραγγίστε τον χώρο εργασίας σας
Συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε οργανωμένοι
Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να γίνετε πιο οργανωμένοι και να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας στη διαδικασία.
1. Διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις, τα μηνύματα και τα email σας
Το να αφήνεις τα εισερχόμενά σου να γεμίζουν είναι ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που μπορείς να κάνεις ως εργαζόμενος. Είτε επικοινωνείτε με τους συναδέλφους σας μέσω απευθείας μηνυμάτων είτε μέσω email, βεβαιωθείτε ότι οι εισερχόμενες ειδοποιήσεις σας διευθετούνται πάντα έγκαιρα.
Όποτε λαμβάνετε ένα μήνυμα, προσπαθήστε να απαντήσετε το συντομότερο δυνατό. Πολλοί άνθρωποι τείνουν να αποσπώνται και ξεχνούν να απαντήσουν ή ακόμα και να διαβάσουν ένα μήνυμα. Αυτό μπορεί να είναι ένα τεράστιο λάθος όταν έχετε σημαντικές ερωτήσεις, συναντήσεις ή δεδομένα.
Το να αφήνετε τα μηνύματα να συσσωρεύονται δεν είναι επίσης η απάντηση. Όσο περισσότερο αφήνετε τα email και τα μηνύματα χωρίς επίβλεψη, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να πληκτρολογήσετε μια απάντηση. Όσο περνά ο καιρός, θα νιώθετε ένοχοι και θα πρέπει να βρείτε μια δικαιολογία για να μην απαντήσετε. Αποφύγετε αυτό με το να παρακολουθείτε πάντα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα μηνύματά σας για να γεμίζετε τα εισερχόμενά σας.
Πολλές εφαρμογές email σάς επιτρέπουν επίσης να ρυθμίσετε διαφορετικά εισερχόμενα. Εκμεταλλευτείτε αυτό για να δημιουργήσετε φακέλους και να ταξινομήσετε μηνύματα χειροκίνητα ή ακόμα και αυτόματα. Σας συμβουλεύουμε επίσης να διαγράφετε συχνά τα ανεπιθύμητα μηνύματα και να διασφαλίζετε ότι δεν έχετε εγγραφεί σε περιττά ενημερωτικά δελτία στα email της επιχείρησής σας.
2. Δημιουργήστε ένα σύστημα ονομασίας αρχείων
Το να αφήνετε τα αρχεία σας σε χάος είναι ένα τεράστιο μειονέκτημα όσον αφορά την εργασία. Δεν πρέπει να προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι χωρίς ένα κατάλληλο σύστημα ονομασίας και οργάνωσης, θα δυσκολευτείτε να εντοπίσετε βασικά αρχεία και έγγραφα που απαιτούνται για την εργασία σας.
Έχοντας ένα χάος στους φακέλους σας μπορεί επίσης να ανακατέψετε δύο ή περισσότερες εκδόσεις ενός έργου. Για παράδειγμα, εάν έχετε πληκτρολογήσει μια μεγάλη αναφορά αλλά καταλήξατε να κάνετε αναθεωρήσεις, μπορεί να αναμίξετε το αρχικό και το επεξεργασμένο αρχείο χωρίς τα κατάλληλα ονόματα.
Για παράδειγμα, επισημαίνω τα προσχέδια των άρθρων μου όπως "Organization_V1.Χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα, θα ονόμαζα το δεύτερο πρόχειρό μου "Organization_V2.Μόλις όλα τα άτομα που συμμετέχουν στο έργο είναι ευχαριστημένα με το αρχείο, θα το ονόμαζα "Οργανισμός_ΤΕΛΙΚΟΣ.Φυσικά, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε το ίδιο ακριβώς σύστημα με οποιονδήποτε άλλο – το μόνο που έχει σημασία είναι να παραμείνετε συνεπείς με τον τρόπο που ονομάζετε τα αρχεία σας.
Μην παραμελείτε ούτε τους φακέλους! Φροντίστε πάντα να δημιουργείτε πολλούς υποφακέλους, όπως απαιτείται. Αυτά σας διευκολύνουν να παραμένετε οργανωμένοι και να ταξινομείτε διάφορους πόρους για να αποφύγετε την ακαταστασία.
3. Έχετε ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα
Ο προγραμματισμός της ημέρας σας είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και την οργάνωσή σας. Γνωρίζοντας τι πρέπει να κάνετε και τι θέλετε να κάνετε, θα σας παρακινήσει να ολοκληρώσετε τα πράγματα πριν να είναι πολύ αργά.
Αυτό είναι ένα απόσπασμα από προηγούμενο άρθρο που δημοσιεύτηκε στον ιστότοπο. Εάν χρειάζεστε περισσότερη καθοδήγηση, σας συνιστούμε να ανατρέξετε στο άρθρο μας «Πώς να προγραμματίσετε αποτελεσματικά την ημέρα σας».
Ακόμα κι αν δεν έχετε προγραμματίσει ποτέ πριν, δεν είναι αργά για να ξεκινήσετε. Πάρτε ένα στυλό και ένα σημειωματάριο ή χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε εφαρμογή εικονικών σημειώσεων και ετοιμαστείτε να βάλετε τάξη στη ζωή σας! Μην αφήνετε τις εβδομάδες σας να σας ξεφεύγουν με το να προγραμματίζετε πάντα μπροστά.
Όποτε προγραμματίζετε την ημέρα σας, φροντίστε να χαράξετε μια σαφή γραμμή μεταξύ εργασιών και εργασιών που σχετίζονται με τη ζωή. Αυτό θα επιτρέψει στο μυαλό σας να χαλαρώσει έξω από το εργασιακό σας περιβάλλον και να δείτε τους στόχους σας με σαφήνεια. Ποτέ μην αναμιγνύετε εργασίες που πρέπει να κάνετε εκτός της δουλειάς σας.
Βρίσκω ότι η ανάλυση των κύριων εργασιών μου σε μικρότερες, πιο διαχειρίσιμες δευτερεύουσες εργασίες βοηθάει σε αυτό το ζήτημα. Οι μικρότερες εργασίες φαίνονται αμέσως λιγότερο επιβαρυντικές και κάθεστε για να ολοκληρώσετε τα πράγματα με μια πιο παρακινημένη στάση.
4. Αποστραγγίστε τον χώρο εργασίας σας
Η κατάσταση του πραγματικού χώρου εργασίας σας είναι εξίσου σημαντική με τον εικονικό σας. Η απαλλαγή από τα ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η οργάνωση των αρχείων σας μπορεί να μην είναι αρκετή εάν ο χώρος εργασίας σας αποσπά την προσοχή και είναι ακατάστατος.
Πολλοί άνθρωποι θεωρούν ότι η εξάλειψη όλων των περισπασμών, όπως το κινητό τους τηλέφωνο, η τηλεόραση και το ραδιόφωνο, ακόμη και η προσωρινή απαλλαγή από την εταιρεία, θα ενισχύσει την παραγωγικότητά τους. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μόνο πράγματα που θα μπορούσατε να χρειαστείτε στο γραφείο εργασίας σας - αυτοκόλλητες σημειώσεις, το σημειωματάριό σας, στυλό και το σημειωματάριο ή τον υπολογιστή σας.
Η εργασία σε ένα απομονωμένο μέρος βοηθά επίσης. Βεβαιωθείτε ότι δεν μπορείτε να ακούτε θορύβους που αποσπούν την προσοχή, συνομιλίες ή ηλεκτρονικά. Εάν είναι δυνατόν, δημιουργήστε ένα περιβάλλον εργασίας όπου μπορείτε να αφιερώσετε ολόκληρο το δωμάτιο σε τίποτα άλλο εκτός από τη δουλειά. Αυτό θα βοηθήσει το μυαλό σας να συνδέσει το μέρος με την παραγωγικότητα και την ολοκλήρωση των πραγμάτων.
Τελικές σκέψεις
Χαιρόμαστε που διαβάσατε αυτό το άρθρο μέχρι εδώ :) Ευχαριστούμε :)
Επιστρέψτε στο SoftwareKeep για περισσότερα διασκεδαστικά και ενημερωτικά άρθρα που σχετίζονται με την παραγωγικότητα και τη σύγχρονη τεχνολογία! Εξετάστε το ενδεχόμενο να εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο για τακτικά σεμινάρια, άρθρα ειδήσεων και οδηγούς που θα σας βοηθήσουν στην καθημερινή σας τεχνολογική ζωή.
Μοιραστείτε αυτό το άρθρο με τους φίλους σας ή στο διαδίκτυο. Κάποιος άλλος θα μπορούσε επίσης να βρει ευχάριστο να το διαβάσει και να επωφεληθεί από αυτό.
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας και εγγραφείτε στη λίστα των ατόμων που λαμβάνουν πρώτα τα άρθρα μας, αμέσως μετά τη δημοσίευσή τους. Επιπλέον, μοιραζόμαστε εκπτώσεις, προσφορές, ενημερώσεις και πολλά άλλα μέσω email και θα είστε τυχεροί να είστε στη λίστα.
Περαιτέρω ανάγνωση
> Πώς ο ύπνος επηρεάζει την εργάσιμη ημέρα σας
> 3 εφαρμογές ασφαλείας που δεν ήξερες ότι χρειαζόσουν
> Συμβουλές για να αυξήσεις την παραγωγικότητά σου στη δουλειά
> Εργασία εξ αποστάσεως: Συμβουλές και προτάσεις για άτομα που ξεκινούν την πρώτη τους εργασία
> 7 βήματα για να γίνετε πιο παραγωγικοί ενώ εργάζεστε από το σπίτι