С експоненциалното разпространение на COVID-19 (известен също като коронавирус), повечето компании са избрали своите служители да работят от разстояние. Това е един от най-ефективните начини за намаляване на риска от заразяване при контакт с хора. Дистанционната работа обаче идва със своите предизвикателства.
Ако за първи път работите от вкъщи , ще трябва да предоставите услугата оптимално. Независимо от това, без подходящи знания и подготовка това лесно може да се превърне в предизвикателство и да повлияе негативно на професионалния ви живот. Тъй като няма категоричен отговор колко дълго трябва да продължи тази самокарантина, научаването на полезни техники и съвети ще ви стигне далеч в дългосрочен план.
Тази статия ще ви запознае с често срещани проблеми и ще отговори на често задавани въпроси, свързани с дистанционната работа. Дори и да сте правили това преди, препоръчваме ви да прочетете този материал — никога не можете да сбъркате, като търсите нови начини да подобрите производителността си.
Най-голямото предизвикателство: Изолация и комуникация
Едно от най-големите предизвикателства, с които ще се сблъскате, когато работите от разстояние, е липсата на директна комуникация с вашия екип, колеги и мениджъри. Тъй като вече не можете просто да отидете до бюрото им или да ги повикате при вашето, трябва да намерите алтернативни начини да се свържете с тях онлайн.
За да ви помогне да преодолеете това препятствие и да поддържате отношения с колеги, уверете се, че всички използвате средства за комуникация. Има тонове уебсайтове и приложения, които помагат на екипите да работят заедно дори при стотици мили разстояние между членовете.
Ето някои от нашите най-добри избори за приложения, уебсайтове и услуги, които ще гарантират ефективен работен процес и страхотна комуникация за вашия екип.
Говорещи и онлайн конференции
Има десетки приложения, които ви предлагат възможността да общувате с връстниците си, но в професионална среда се нуждаете от професионални решения. Нашият най-добър избор в тази категория са Skype и Discord.
Skype на Microsoft не се нуждае от представяне. Той е известен като изключително надежден инструмент за бизнеса за подобряване на комуникацията и дори за провеждане на онлайн конференции. С възможността да чатите в групи, да изпращате директни лични съобщения, да споделяте екрана на компютъра си и дори да провеждате видео разговори, той има всичко необходимо за успешна комуникация с вашите колеги.
Skype е достъпен за безплатно изтегляне на всички платформи, включително мобилни. За по-напреднали потребители клонът на Skype за бизнеса ви предоставя още повече функции и по-малко ограничения, които са достъпни чрез Office 365 .
От друга страна, Discord е сравнително ново приложение в света на бизнеса. Спечелвайки сърцата на по-младите потребители, Discord започна като алтернативен софтуер, който замени Skype и TeamSpeak. Основно се фокусира върху организираната комуникация, както индивидуално, групово, така и в така наречените сървъри.
Настройването на собствен сървър на Discord е изключително лесно, а поканата на вашите колеги отнема не повече от две кликвания. Настройте различни пространства за теми, създайте канали за гласови повиквания, раздайте роли и разрешения, споделяйте файлове, предавайте на живо вашия компютър и дори се възползвайте от автоматизацията чрез ботове.
Discord е достъпен за безплатно изтегляне и достъпен от вашия уеб браузър на www.discordapp.com . От 12/03 разработчиците временно увеличиха потребителския лимит на стаите на Livestream от 10 на 50 в светлината на COVID-19, което улеснява работата на големи групи заедно.
Прочетете: Discord блокира и не се отваря в Windows? Ето как да го поправите
Планиране и организиране
Съвместната работа и информирането за това, което колегите ви правят, може да направи или провали проект за всеки член на вашата организация или група. Без необходимите инструменти за изпращане и получаване на информация всеки дистанционен работник е изложен на риск да изостане.
За щастие са налични тонове опции за хора, които искат да съставят изчерпателни и интерактивни дъски, да споделят работни актуализации и да координират следващата стъпка в проект. Нашият най-добър избор за тази категория са Slack и Trello .
И двете услуги са уеб базирани и предлагат безплатен пробен период, както и премиум планове за по-ангажирани потребители.
Споделяне на файлове
Докато можете да споделяте малки файлове като изображения чрез гореспоменатите приложения, по-големите неща обикновено ви карат да се натъквате на препятствия. За да премахнете това, препоръчваме да инвестирате известно време в Google Drive и Dropbox .
И двете услуги са безплатни за използване, докато не бъде запълнено определено количество място за съхранение, където можете или да създадете нов акаунт, или да закупите допълнително място. Това, което ги прави наш избор, е безпроблемната синхронизация между устройства и потребители с базирани на облак решения. Определено трябва да имате.
Изграждане на структуриран график
Когато прекарвате по-голямата част от времето си, работейки сами, трябва да поддържате здравословен и структуриран график. Много хора се провалят в самото начало на това - може би си мислите, че е добре да останете с удобната си пижама цял ден, да носите лаптоп в леглото и да се отпуснете, докато работите. Повечето експерти смятат друго.
Въпреки че определено звучи привлекателно в началото, следването на неорганизиран график най-вероятно ще повлияе на представянето ви. Ето защо ви предлагаме да ставате всяка сутрин, сякаш отивате в офиса. Вземете закуска, вземете душ и се облечете, преди да седнете пред бюрото си и да започнете работа. Препоръчително е да не работите в същото пространство, в което си почивате, така че леглото ви е не-не.
Ако работите в среда с чести видео разговори, е предимство да имате и работно облекло. Приемайте входящи обаждания, без да се колебаете или да поискате допълнителни 5 минути, за да се преоблечете и да изглеждате представително.
Управление на времето и справяне с прегарянето
Когато работите у дома, е лесно да забравите за времето и да загубите представа за него. Въпреки че това може да изглежда като полза в началото, това не води до добър резултат, ако продължавате да забравяте да ядете, да се изолирате от близките си или да стоите неподвижни цял ден.
Не забравяйте да използвате приспособления като аларми и известия, за да станете от компютъра, да оставите работата си настрана за минута и да се освежите. Въпреки че излизането на спокойна разходка не е непременно най-добрият вариант, докато COVID-19 все още застрашава безопасността ви, не забравяйте да включите леки упражнения в деня си.
Много експерти препоръчват да симулирате почивките, сякаш сте в офиса. Имайте няколко по-малки почивки, по-дълга обедна почивка и се отпишете, когато обичайното ви работно време приключи, за да поддържате продуктивен график. Всичко това ще ви помогне да намалите риска от изгаряне и загуба на мотивация за работа от вкъщи.
Не забравяйте да сте в безопасност
Най-важното нещо, което трябва да направите в този момент, е да сте в безопасност и да намалите риска от заразяване с COVID-19. Продължавайте да спазвате хигиена, често и старателно мийте ръцете си и носете маска, когато излизате навън за продължителен период от време.
Ако чувствате, че имате симптомите, свързани с коронавируса, не се колебайте да се обадите на местния лекар или в болница.
За да ви дадем представа за отдалечената работа, ето някои от съветите, които нашият екип използва.
Какъв е процесът на включване в компанията? Как помагате на новите служители да се справят бързо с фирмената култура?
„Процесът на адаптиране започва с 2 интензивни седмици обучение и пълно потапяне в реалната работа. Установихме, че е най-добрият възможен начин да започнете да опознавате колегите си, като навлизате в дълбокото на хората и молите старши колеги да предоставят подкрепа.
Резултат? Новите членове се чувстват подкрепени и от първия ден започват да създават страхотни връзки с хора, които ги подкрепят.
По отношение на фирмената култура, имаме видео, което обяснява нашите ценности на 360 и наръчника, който го превръща в очакванията. Всеки нов член гледа това с мен, когато дойде и ние преглеждаме книгата заедно.
Също така имайте предвид - адаптирането всъщност започва по време на интервюто. Веднага щом видя потенциален новобранец, минавам през тези неща и също така им показвам съдържанието на нашето последно Общо събрание на компанията.
Така че докато новият дърводелец дойде в компанията, той вече е бил изложен на всички наши културни градивни елементи поне 3-4 пъти” ~ Жулиен
Какво ви харесва най-много в работата от вкъщи/дистанционно?
„Аз съм човек, базиран на резултатите, така че първото нещо е да подредя графика си така, че да включва неща, които иначе биха били неудобни. Например, мога да отида до пералнята или да пазарувам хранителни стоки извън пиковите часове. Предполагам, че най-лесният начин да обобщим това е гъвкавостта на графиците ”~ Алейда
Използвате ли някакви специални техники или лайфхакове, за да останете фокусирани, когато работите от разстояние?
„Хм, добре, може да изглежда по-лесно от направеното. Работата ми включва директна работа с клиенти, чрез нашия онлайн чат, телефонни обаждания, имейли или решаване на техните проблеми от разстояние. И така, моят хак за всички времена е да създавам връзка с клиентите, когато работя от разстояние, като обяснявам какво правя и ги държа информирани за целия процес. Някои хакове, които могат да ви бъдат полезни, когато работите на клиентски компютър от разстояние, ограничават приложенията на екрана, така че да можете да се съсредоточите върху проблема. Освен това, ако клиентът има някои изтегляния, можете учтиво да го помолите да постави на пауза изтеглянията, за да получи максимална честотна лента, с която да работи. каза Джо.