С толкова много разсейващи неща, които се появяват по време на работния ви ден, не е трудно да загубите фокус. Имаме 4 ключови съвета, които да ви помогнат да избегнете загубата на ценно време за ненужни задачи.
Организираните хора се представят много по-добре от тези, които оставят нещата разхвърляни и без надзор. Само си представете следния сценарий: търсите важен файл, но папките ви са навсякъде, което ви кара да губите минути. Можете да избегнете подобни ситуации, като просто следвате нашите съвети.
Преминете към
1. Управлявайте своите известия, съобщения и имейли
2. Създайте система за именуване на файлове
4. Разредете работното си място
Съвети, които ще ви помогнат да останете организирани
Нека да разгледаме как можете да станете по-организирани и да увеличите продуктивността си в процеса.
1. Управлявайте своите известия, съобщения и имейли
Оставянето на входящата ви поща да бъде разхвърляна е една от най-големите грешки, които можете да направите като работещ човек. Независимо дали комуникирате с колегите си чрез директни съобщения или имейли, уверете се, че входящите ви известия винаги се подреждат навреме.
Всеки път, когато получите съобщение, опитайте се да отговорите възможно най-скоро. Много хора са склонни да се разсейват и да забравят да отговорят или дори да прочетат съобщение. Това може да бъде огромна грешка, когато имате важни въпроси, срещи или данни.
Оставянето на съобщенията да се трупат също не е решението. Колкото по-дълго оставяте имейлите и съобщенията без надзор, толкова по-трудно ще бъде да напишете отговор. С течение на времето ще се почувствате виновни и ще трябва да измислите извинение, за да не отговорите. Избягвайте това, като винаги сте в крак с входящите си имейли и съобщения, за да разчистите входящата си поща.
Много имейл приложения ви позволяват да настроите и различни входящи кутии. Възползвайте се от това, за да създавате папки и да сортирате съобщения ръчно или дори автоматично. Също така ви съветваме често да изтривате спам съобщения и да се уверите, че не сте абонирани за ненужни бюлетини на вашите бизнес имейли.
2. Създайте система за именуване на файлове
Оставянето на вашите файлове в бъркотия е огромен недостатък, когато става въпрос за работа. Не бива да се изненадва, че без подходяща система за именуване и организация ще ви е трудно да намерите ключови файлове и документи, необходими за вашата работа.
Наличието на бъркотия във вашите папки също може да ви накара да смесите две или повече версии на проект. Например, ако сте въвели дълъг отчет, но в крайна сметка сте направили ревизии, може да объркате оригиналния и редактирания файл без подходящи имена.
Например обозначавам моите чернови на статии като „Организация_V1“. Използвайки тази система, бих кръстил втората си чернова „Organization_V2“. След като всички хора, участващи в проекта, са доволни от файла, бих го кръстил „Organization_FINAL“. Разбира се, не е нужно да използвате точно същата система като всеки друг - единственото нещо, което има значение, е да останете последователни с това как именувате вашите файлове.
Не пренебрегвайте и папките! Уверете се, че винаги създавате много подпапки, ако е необходимо. Те ви улесняват да останете организирани и да сортирате различни ресурси, за да избегнете бъркотията.
3. Имайте ефективен график
Планирането на деня ви е един от най-добрите начини за повишаване на вашата производителност и организация. Знаейки какво трябва да направите и какво искате да направите, ще ви мотивира да свършите нещата, преди да е станало твърде късно.
Това е фрагмент от предишна статия, публикувана на уебсайта. Ако имате нужда от повече насоки, горещо ви препоръчваме да разгледате нашата статия „ Как да планирате ефективно деня си “.
Дори ако никога преди не сте планирали, не е твърде късно да започнете. Вземете химикал и бележник или използвайте всяко приложение за виртуални бележки и се пригответе да въведете ред в живота си! Не позволявайте на вашите седмици да ви избягат, като винаги планирате предварително.
Винаги, когато планирате деня си, не забравяйте да начертаете ясна граница между работата и задачите, свързани с живота. Това ще позволи на ума ви да се отпусне извън работната ви среда и да получите целите си в ясна представа. Никога не смесвайте задачи, които трябва да изпълнявате извън работата си.
Намирам, че разделянето на основните ми задачи на по-малки, по-управляеми подзадачи помага с този проблем. По-малките задачи веднага изглеждат по-малко натоварващи и вие сядате да свършите нещата с по-мотивирано отношение.
4. Разредете работното си място
Състоянието на действителното ви работно пространство е също толкова важно, колкото и виртуалното. Да се отървете от спам имейлите и да организирате вашите файлове може да не е достатъчно, ако работното ви пространство е разсейващо и разхвърляно.
Много хора смятат, че премахването на всички разсейващи фактори, като мобилния им телефон, телевизията и радиото, и дори временно освобождаване от компанията, ще повиши тяхната продуктивност. Уверете се, че имате само неща, от които може да се нуждаете на работното си бюро — лепкави бележки, вашия бележник, химикалки и вашия бележник или компютър.
Работата на уединено място също помага. Уверете се, че не можете да чуете разсейващи шумове, разговори или електроника. Ако е възможно, създайте работна среда, в която можете да посветите цялата стая на нищо друго освен на работа. Това ще помогне на ума ви да свърже мястото с производителността и извършването на нещата.
Последни мисли
Радваме се, че прочетохте тази статия до тук :) Благодаря ви :)
Моля, върнете се към SoftwareKeep за още забавни и информативни статии, всички свързани с производителността и съвременните технологии! Обмислете да се абонирате за нашия бюлетин за редовни уроци, новинарски статии и ръководства, които да ви помогнат в ежедневния ви технологичен живот.
Моля, споделете тази статия с вашите приятели или онлайн. Някой друг също може да го намери за приятно да чете и да се възползва от него.
Регистрирайте се за нашия имейл бюлетин и се присъединете към списъка ни с хора, които получават нашите статии първи, веднага след публикуването им. Освен това споделяме отстъпки, промоции, актуализации и други чрез имейл и ще имате късмета да сте в списъка.
Допълнителна информация
> Как сънят влияе на вашия работен ден
> 3 приложения за сигурност, които не подозирахте, че имате нужда
> Съвети за повишаване на продуктивността ви на работа
> Работа от разстояние: Съвети и предложения за начинаещи
> 7 стъпки, за да станете по-продуктивни, докато работите от вкъщи